Een SLA voor de creatieve doorlooptijd van een bureau is een schriftelijke afspraak over hoe lang elk type verzoek duurt, wat er in de briefing moet staan en hoeveel revisierondes erbij horen. Deel je verzoeken in op urgentie, geef elk niveau een eigen klok en leg die klok vast in het contract, samen met wat hem stilzet.
TLDR: Werk met drie niveaus (urgent, regulier, strategisch), elk met een reactietijd en een opleveringstijd. Tel de doorlooptijd vanaf een complete briefing, beperk het aantal revisies en noem wie goedkeurt. In de data van Mydrop duurde goedkeuring door de klant mediaan 6 uur. Reviewtijd hoort dus gewoon in de klok.
Gebruik drie niveaus, niet één getal
Eén "doorlooptijd van 48 uur" werkt niet, want een aangepast bijschrift en een campagneconcept zijn heel verschillend werk. Gebruik een stoplichtmodel.
| Niveau | Typisch verzoek | Reactietijd | Oplevering (streefwaarden om mee te starten) | Revisies |
|---|---|---|---|---|
| Groen (urgent) | Reactieve post, kleine aanpassing, crisisreactie | 1 werkuur | Dezelfde werkdag | 1 |
| Geel (regulier) | Ingeplande posts, formaataanpassingen, sets bijschriften | 4 werkuren | 2 werkdagen | 2 |
| Rood (strategisch) | Campagneconcept, nieuwe templates, video | 1 werkdag | 5 tot 10 werkdagen | 2 rondes per fase |
De streefwaarden voor oplevering zijn startpunten, geen branchenormen. Pas ze aan nadat je 4 tot 6 weken echt werk hebt gemeten en laat het bureau zelf zeggen in welk niveau elke taak thuishoort.
Bepaal wanneer de klok start
De meeste SLA-discussies gaan over het startmoment. Schrijf daarom op dat de klok pas start als het verzoek compleet is. Een complete briefing bevat:
- Doel en doelgroep in één regel
- Gewenste onderdelen en formaten
- Bronbestanden en goedgekeurde tekst
- De deadline en het niveau
- De naam van de goedkeurder
Ontbreekt er iets, dan stuurt het bureau binnen de reactietijd een lijst met wat nog nodig is. De klok start zodra de klant dat aanlevert.
Meet wat je zelf in de hand hebt: reviewtijd
Trage review zorgt vaak voor meer vertraging dan traag ontwerpen. In de data van Mydrop over posts die langs de goedkeuring van de klant gingen, was de mediane tijd tussen indienen en goedkeuren 6 uur. En 66% werd binnen 24 uur goedgekeurd.
Zo gebruik je dat: als je eigen klanten 3 dagen nodig hebben om goed te keuren, heeft een SLA van 2 dagen doorlooptijd geen zin. Leg een reviewvenster vast in het contract, bijvoorbeeld 1 werkdag voor regulier werk, en schrijf op wat er daarna gebeurt. Vaak wordt een hele werkdag stilte bij groen en geel gezien als goedkeuring. Strategisch werk valt daar niet onder.
Contracttaal om te kopiëren en aan te passen
Deze clausules zijn een startpunt. Laat ze door een jurist nakijken voordat je ze gebruikt.
- Niveaus. "Verzoeken worden bij indiening door de Klant als Groen, Geel of Rood ingedeeld en binnen [reactietijd] door het Bureau bevestigd."
- Complete briefing. "De doorlooptijd start op het moment dat het Bureau een complete briefing ontvangt, zoals omschreven in Bijlage A."
- Revisies. "Elk op te leveren onderdeel omvat [aantal] revisierondes. Extra rondes worden gefactureerd tegen het afgesproken tarief."
- Reviewvenster. "De Klant keurt goed of geeft commentaar binnen [venster]. Elke vertraging buiten het venster verlengt de opleverdatum met evenveel tijd."
- Gemiste streefwaarden. "Mist het Bureau in een maand bij meer dan [x] van [y] verzoeken de opleverstreefwaarde, dan komen partijen bijeen om een verbeterplan af te spreken."
Vermijd boetes in het eerste kwartaal. Met een verbeterplan blijft de relatie goed terwijl je leert wat de cijfers eigenlijk zijn.
Houd elke maand drie cijfers bij
Je hebt geen groot dashboard nodig. Volg:
- Het percentage dat binnen de streefwaarde is opgeleverd, per niveau
- Het gemiddelde aantal revisierondes per onderdeel
- De gemiddelde reviewtijd aan de kant van de klant
Houd briefing, commentaar en goedkeuringsspoor op één plek. De goedkeuringsworkflow van Mydrop bewaart tijdstippen per fase en met reacties op de post blijven revisies aan het werk gekoppeld. Wil je templates die de doorlooptijd verkorten? Lees dan 7 templates om de doorlooptijd van je bureau te halveren.
Spreek de niveaus af in je volgende klantgesprek
Neem de tabel met drie niveaus mee naar je volgende gesprek met bureau of klant en stel één vraag: "In welk niveau zou je deze vijf recente verzoeken plaatsen?" Dat gesprek bepaalt 80% van de SLA. Keuren bij jou meerdere mensen klantposts goed? Begin gratis met Mydrop en zie waar de klok echt loopt.
Google review
Trustpilot review
Product Hunt comment
