एजेंसी क्रिएटिव टर्नअराउंड SLA एक लिखित वादा है, जो तय करता है कि हर तरह की रिक्वेस्ट में कितना समय लगेगा, ब्रीफ़ में क्या होना चाहिए और रिवीज़न के कितने राउंड शामिल हैं। रिक्वेस्ट को अर्जेंसी के हिसाब से टियर में बांटें, हर टियर को एक घड़ी दें, और उस घड़ी को कॉन्ट्रैक्ट में लिखें। यह भी लिखें कि घड़ी कब रुकेगी।
TLDR: तीन टियर रखें (अर्जेंट, रूटीन, स्ट्रैटेजिक), और हर टियर का अपना रिस्पॉन्स टाइम और डिलीवरी टाइम तय करें। टर्नअराउंड पूरे ब्रीफ़ से गिनें, रिवीज़न की सीमा रखें और अप्रूव करने वाले का नाम लिखें। Mydrop के डेटा में क्लाइंट अप्रूवल का मीडियन 6 घंटे रहा, इसलिए रिव्यू टाइम को घड़ी में गिनना वाजिब है।
एक नंबर नहीं, तीन टियर रखें
सिर्फ़ "48 घंटे का टर्नअराउंड" काम नहीं करता, क्योंकि कैप्शन का छोटा सा बदलाव और कैंपेन कॉन्सेप्ट एक जैसा काम नहीं हैं। इसके लिए ट्रैफ़िक-लाइट मॉडल अपनाएं।
| टियर | आम रिक्वेस्ट | रिस्पॉन्स टाइम | डिलीवरी (शुरुआती लक्ष्य) | रिवीज़न |
|---|---|---|---|---|
| हरा (अर्जेंट) | मौके पर किया रिएक्टिव पोस्ट, छोटा एडिट, क्राइसिस रिप्लाई | 1 कामकाजी घंटा | उसी कामकाजी दिन | 1 |
| पीला (रूटीन) | शेड्यूल की गई पोस्ट, रीसाइज़, कैप्शन सेट | 4 कामकाजी घंटे | 2 कामकाजी दिन | 2 |
| लाल (स्ट्रैटेजिक) | कैंपेन कॉन्सेप्ट, नए टेम्पलेट, वीडियो | 1 कामकाजी दिन | 5 से 10 कामकाजी दिन | हर चरण में 2 राउंड |
डिलीवरी के ये लक्ष्य बस शुरुआती अंदाज़ा हैं, इंडस्ट्री स्टैंडर्ड नहीं। 4 से 6 हफ़्ते का असली काम नापने के बाद इन्हें बदलें। और कौन सा काम किस टियर में जाएगा, यह एजेंसी को बताने दें।
घड़ी कब शुरू होगी, यह साफ़ लिखें
ज़्यादातर SLA विवाद घड़ी की शुरुआत पर ही होते हैं। इसलिए लिखें कि घड़ी तभी शुरू होगी जब रिक्वेस्ट पूरी हो। पूरे ब्रीफ़ में ये चीज़ें होती हैं:
- लक्ष्य और ऑडियंस, एक लाइन में
- ज़रूरी डिलीवरेबल्स और फ़ॉर्मैट
- सोर्स फ़ाइलें और अप्रूव्ड कॉपी
- डेडलाइन और टियर
- अप्रूव करने वाले का नाम
कुछ छूटा हो तो एजेंसी रिस्पॉन्स टाइम के भीतर बता देती है कि क्या चाहिए। क्लाइंट के वह भेजते ही घड़ी शुरू हो जाती है।
जो हिस्सा आपके हाथ में है, उसे नापें: रिव्यू टाइम
डिज़ाइन से ज़्यादा देरी अक्सर धीमे रिव्यू से होती है। क्लाइंट अप्रूवल से गुज़री पोस्ट के Mydrop डेटा में सबमिट से अप्रूवल तक का मीडियन समय 6 घंटे रहा, और 66% पोस्ट 24 घंटे के भीतर अप्रूव हो गईं।
इसे ऐसे समझें: अगर आपके क्लाइंट अप्रूव करने में 3 दिन लगाते हैं, तो 2 दिन का टर्नअराउंड SLA किसी काम का नहीं। कॉन्ट्रैक्ट में रिव्यू विंडो लिखें, जैसे रूटीन काम के लिए 1 कामकाजी दिन, और यह भी कि उसके बाद क्या होगा। आम तरीका यह है कि पूरे एक कामकाजी दिन की चुप्पी को हरे और पीले टियर में अप्रूवल मान लिया जाए। स्ट्रैटेजिक काम इससे बाहर रहता है।
कॉन्ट्रैक्ट की भाषा: कॉपी करें और अपने हिसाब से ढालें
ये क्लॉज़ सिर्फ़ शुरुआत हैं। इस्तेमाल से पहले इन्हें किसी वकील को दिखा लें।
- टियर। "क्लाइंट रिक्वेस्ट सबमिट करते समय उसे हरा, पीला या लाल में रखेगा, और एजेंसी [रिस्पॉन्स टाइम] के भीतर उसकी पुष्टि करेगी।"
- पूरा ब्रीफ़। "टर्नअराउंड तब शुरू होगा जब एजेंसी को अनुसूची A में बताया गया पूरा ब्रीफ़ मिल जाएगा।"
- रिवीज़न। "हर डिलीवरेबल में रिवीज़न के [संख्या] राउंड शामिल हैं। इसके बाद के राउंड तय दर पर बिल होंगे।"
- रिव्यू विंडो। "क्लाइंट [विंडो] के भीतर अप्रूव करेगा या कमेंट देगा। विंडो से ज़्यादा देरी होने पर डिलीवरी की तारीख उतनी ही आगे खिसक जाएगी।"
- चूके हुए लक्ष्य। "अगर किसी महीने [y] में से [x] से ज़्यादा रिक्वेस्ट में एजेंसी डिलीवरी लक्ष्य चूकती है, तो दोनों पक्ष मिलकर सुधार की योजना तय करेंगे।"
पहली तिमाही में आर्थिक जुर्माने से बचें। सुधार की योजना से रिश्ता बना रहता है, और इस बीच आप समझ लेते हैं कि आपके नंबर असल में कैसे दिखते हैं।
हर महीने तीन नंबर ट्रैक करें
इसके लिए बड़े डैशबोर्ड की ज़रूरत नहीं। बस ये तीन ट्रैक करें:
- हर टियर में लक्ष्य के भीतर डिलीवर हुए काम का प्रतिशत
- हर डिलीवरेबल पर रिवीज़न राउंड का औसत
- क्लाइंट की तरफ़ रिव्यू में लगा औसत समय
ब्रीफ़, कमेंट और अप्रूवल का पूरा सिलसिला एक ही जगह रखें। Mydrop का अप्रूवल वर्कफ़्लो हर चरण का टाइमस्टैंप रखता है, और पोस्ट पर कमेंट रिवीज़न को काम से जोड़े रखते हैं। टर्नअराउंड घटाने वाले टेम्पलेट देखने हों, तो पढ़ें एजेंसी टर्नअराउंड आधा करने वाले 7 टेम्पलेट।
अगली क्लाइंट मीटिंग में टियर तय कर लें
तीन टियर वाली टेबल को अगली एजेंसी या क्लाइंट कॉल में ले जाएं और एक सवाल पूछें: "इन पांच हाल की रिक्वेस्ट को आप किस टियर में रखेंगे?" इसी बातचीत से SLA का 80% तय हो जाता है। अगर क्लाइंट अप्रूवल में कई लोग शामिल हैं, तो Mydrop मुफ़्त में शुरू करें और देखें कि घड़ी असल में कहां अटकती है।
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