এজেন্সি ক্রিয়েটিভ টার্নঅ্যারাউন্ড SLA আসলে একটা লিখিত কথা দেওয়া: কোন কাজে কত সময় লাগবে, ব্রিফে কী কী থাকতে হবে, আর কত রাউন্ড রিভিশন ফ্রি। রিকোয়েস্টগুলোকে জরুরি অবস্থা অনুযায়ী ভাগ করুন, প্রতি স্তরে একটা করে ঘড়ি দিন, আর কন্ট্রাক্টে লিখে রাখুন কী হলে ঘড়ি থামবে।
TLDR: তিনটি স্তর রাখুন (জরুরি, নিয়মিত, কৌশলগত)। প্রতিটিতে একটা রেসপন্স টাইম আর একটা ডেলিভারি টাইম। সম্পূর্ণ ব্রিফ হাতে পাওয়ার পর থেকে সময় গুনুন, রিভিশনের সীমা বেঁধে দিন, আর অ্যাপ্রুভারের নাম লিখে রাখুন। Mydrop-এর ডেটায় ক্লায়েন্টের অ্যাপ্রুভালে মিডিয়ান সময় লেগেছে ৬ ঘণ্টা। তাই রিভিউয়ের সময়টাও ঘড়িতে ধরাই ন্যায্য।
এক সংখ্যা নয়, তিন স্তর
"৪৮ ঘণ্টায় ডেলিভারি" বললে কাজ চলে না। ক্যাপশনের ছোট বদল আর ক্যাম্পেইন কনসেপ্ট তো এক ধরনের কাজ নয়। ট্রাফিক লাইটের মডেলটা নিন।
| স্তর | সাধারণ রিকোয়েস্ট | রেসপন্স টাইম | ডেলিভারি (শুরুর টার্গেট) | রিভিশন |
|---|---|---|---|---|
| সবুজ (জরুরি) | রিঅ্যাক্টিভ পোস্ট, ছোট এডিট, ক্রাইসিস রিপ্লাই | ১ কর্মঘণ্টা | একই কর্মদিবসে | ১ |
| হলুদ (নিয়মিত) | শিডিউল করা পোস্ট, রিসাইজ, ক্যাপশন সেট | ৪ কর্মঘণ্টা | ২ কর্মদিবস | ২ |
| লাল (কৌশলগত) | ক্যাম্পেইন কনসেপ্ট, নতুন টেমপ্লেট, ভিডিও | ১ কর্মদিবস | ৫ থেকে ১০ কর্মদিবস | প্রতি ধাপে ২ রাউন্ড |
ডেলিভারির এই টার্গেটগুলো শুরু করার জন্য, ইন্ডাস্ট্রির স্ট্যান্ডার্ড নয়। ৪ থেকে ৬ সপ্তাহ আসল কাজ মেপে তারপর বদলে নিন। কোন কাজ কোন স্তরে পড়বে, সেটা এজেন্সিকেই বলতে দিন।
ঘড়ি কখন চালু হবে, আগেই ঠিক করুন
SLA নিয়ে বেশিরভাগ বিবাদ ঘড়ি শুরুর সময় নিয়ে। তাই লিখে দিন, রিকোয়েস্ট সম্পূর্ণ হলেই কেবল ঘড়ি চালু হবে। সম্পূর্ণ ব্রিফে যা থাকবে:
- এক লাইনে লক্ষ্য আর অডিয়েন্স
- কী কী ডেলিভারেবল লাগবে আর কোন ফরম্যাটে
- সোর্স ফাইল আর অনুমোদিত কপি
- ডেডলাইন আর স্তর
- অ্যাপ্রুভারের নাম
কিছু বাদ থাকলে এজেন্সি রেসপন্স টাইমের মধ্যেই জানিয়ে দেবে কী কী লাগবে। ক্লায়েন্ট সেগুলো দিলেই ঘড়ি শুরু।
যেটা আপনার হাতে, সেটা মাপুন: রিভিউ টাইম
ডিজাইন ধীর বলে যত দেরি হয়, রিভিউ ধীর বলে হয় তার চেয়ে বেশি। ক্লায়েন্ট অ্যাপ্রুভালের মধ্য দিয়ে যাওয়া পোস্টের Mydrop ডেটায় সাবমিট থেকে অ্যাপ্রুভ পর্যন্ত মিডিয়ান সময় ছিল ৬ ঘণ্টা। আর ৬৬% পোস্ট ২৪ ঘণ্টার মধ্যেই অ্যাপ্রুভ হয়েছে।
এখান থেকে শিখুন: আপনার ক্লায়েন্ট অ্যাপ্রুভ করতে ৩ দিন নিলে ২ দিনের SLA-র কোনো মানে থাকে না। কন্ট্রাক্টে একটা রিভিউ উইন্ডো লিখুন, যেমন নিয়মিত কাজে ১ কর্মদিবস। সঙ্গে লিখুন, উইন্ডো পেরোলে কী হবে। একটা প্রচলিত নিয়ম: সবুজ আর হলুদ স্তরে পুরো এক কর্মদিবস চুপ থাকলে সেটাকে অ্যাপ্রুভাল ধরা হবে। কৌশলগত কাজ এর বাইরে।
কপি করে নিজের মতো বদলে নিন: কন্ট্রাক্টের ভাষা
এই ক্লজগুলো শুরুর জন্য। কাজে লাগানোর আগে একজন আইনজীবীকে দিয়ে দেখিয়ে নিন।
- স্তর। "ক্লায়েন্ট রিকোয়েস্ট জমা দেওয়ার সময় সেটিকে সবুজ, হলুদ বা লাল হিসেবে চিহ্নিত করবে, আর এজেন্সি [রেসপন্স টাইম]-এর মধ্যে তা নিশ্চিত করবে।"
- সম্পূর্ণ ব্রিফ। "এজেন্সি সংযুক্তি ক-তে বলা সম্পূর্ণ ব্রিফ হাতে পাওয়ার পর থেকে টার্নঅ্যারাউন্ড শুরু হবে।"
- রিভিশন। "প্রতিটি ডেলিভারেবলে [সংখ্যা] রাউন্ড রিভিশন ধরা আছে। এর বেশি রাউন্ড সম্মত রেটে বিল হবে।"
- রিভিউ উইন্ডো। "ক্লায়েন্ট [উইন্ডো]-এর মধ্যে অ্যাপ্রুভ করবে বা মন্তব্য জানাবে। উইন্ডোর বেশি দেরি হলে ডেলিভারির তারিখও ততটাই পিছিয়ে যাবে।"
- টার্গেট মিস। "কোনো মাসে [y]টি রিকোয়েস্টের মধ্যে [x]-এর বেশিতে এজেন্সি ডেলিভারি টার্গেট মিস করলে দুই পক্ষ বসে সমাধানের একটা প্ল্যান ঠিক করবে।"
প্রথম কোয়ার্টারে জরিমানা রাখবেন না। সংখ্যাগুলো আসলে কেমন দাঁড়ায়, তা শেখার সময় সমাধানের প্ল্যান সম্পর্কটা ঠিক রাখে।
প্রতি মাসে তিনটি সংখ্যা দেখুন
বড় ড্যাশবোর্ডের দরকার নেই। শুধু এই তিনটি ট্র্যাক করুন:
- প্রতিটি স্তরে কত শতাংশ কাজ টার্গেটের মধ্যে ডেলিভারি হয়েছে
- প্রতি ডেলিভারেবলে রিভিশন রাউন্ডের গড়
- ক্লায়েন্টের দিকে গড় রিভিউ টাইম
ব্রিফ, কমেন্ট আর অ্যাপ্রুভালের পুরো ধারা এক জায়গায় রাখুন। Mydrop-এর অ্যাপ্রুভাল ওয়ার্কফ্লো প্রতিটি ধাপের টাইমস্ট্যাম্প জমা রাখে, আর পোস্টে কমেন্ট রিভিশনগুলোকে কাজের সঙ্গেই জুড়ে রাখে। টার্নঅ্যারাউন্ড কমানোর টেমপ্লেট চাইলে দেখুন এজেন্সি টার্নঅ্যারাউন্ড অর্ধেক করার ৭টি টেমপ্লেট।
পরের ক্লায়েন্ট মিটিংয়েই স্তরগুলো ঠিক করে ফেলুন
পরের এজেন্সি বা ক্লায়েন্ট কলে তিন স্তরের টেবিলটা সঙ্গে নিন আর একটাই প্রশ্ন করুন: "সাম্প্রতিক এই পাঁচটি রিকোয়েস্ট আপনি কোন স্তরে ফেলতেন?" এই আলাপেই SLA-র ৮০% ঠিক হয়ে যায়। ক্লায়েন্টের অ্যাপ্রুভাল যদি কয়েকজন মিলে দেন, Mydrop দিয়ে বিনামূল্যে শুরু করুন আর দেখুন ঘড়িটা আসলে কোথায় আটকে থাকে।
Google review
Trustpilot review
Product Hunt comment
