Το Google Drive και το Google Calendar συνδέονται με δύο ξεχωριστούς τρόπους και για το social posting χρειάζεσαι και τους δύο. Το Drive κρατά τα αρχεία που δημοσιεύεις. Το Calendar δείχνει πότε τα δημοσιεύεις. Η Google τα ενώνει μόνη της μέσω των συνημμένων στα events. Ένας scheduler όπως το Mydrop κλείνει και τις δύο άκρες: τα αρχεία περνούν στα posts και τα posts εμφανίζονται στο ημερολόγιό σου.
TLDR: Στο Google Calendar, πρόσθεσε ένα αρχείο του Drive σε ένα event (Προσθήκη συνημμένου). Για social posting, σύνδεσε το Google Drive για να εισάγεις αρχεία στη βιβλιοθήκη πολυμέσων σου και το Google Calendar για να βλέπεις τα προγραμματισμένα posts ως events, με συγχρονισμό και προς τις δύο κατευθύνσεις. Οι εισαγωγές από το Drive είναι αντίγραφα, οπότε αν αλλάξει ένα αρχείο, εισήγαγέ το ξανά.
Τι κάνει η Google από μόνη της
Μέσα στο Google Workspace, το Calendar και το Drive μιλάνε μεταξύ τους με έναν χρήσιμο τρόπο: μπορείς να επισυνάψεις ένα αρχείο του Drive σε ένα event. Άνοιξε το event, πάτα Προσθήκη συνημμένου και διάλεξε αρχείο από το Drive. Όσοι είναι καλεσμένοι το ανοίγουν κατευθείαν από το event.
Για meetings και φωτογραφήσεις, αυτό αρκεί. Δεν δημοσιεύει όμως τίποτα. Ένα post που προγραμμάτισες σε εργαλείο social δεν θα εμφανιστεί μόνο του στο ημερολόγιό σου. Κι ένα αρχείο στο Drive δεν γίνεται υλικό για post, μέχρι να το περάσει κάποιος στο εργαλείο όπου φτιάχνονται τα posts.
Η ροή τριών βημάτων για το social posting
| Βήμα | Πού | Τι γίνεται |
|---|---|---|
| 1. Αποθήκευση | Google Drive | Οι designers ανεβάζουν τα εγκεκριμένα αρχεία σε έναν κοινόχρηστο φάκελο |
| 2. Εισαγωγή | Γκαλερί ή composer του Mydrop | Διαλέγεις αρχεία στον επιλογέα της ίδιας της Google και καταλήγουν στη βιβλιοθήκη πολυμέσων σου |
| 3. Συγχρονισμός | Google Calendar | Κάθε προγραμματισμένο post εμφανίζεται ως event και, όταν μετακινείς το event, μετακινείται και το post |
Σύνδεσε το Google Drive
- Άνοιξε τη σελίδα Profiles στο Mydrop και πρόσθεσε το Google Drive ως συνδεδεμένη υπηρεσία.
- Συνδέσου στην οθόνη της Google και δώσε πρόσβαση στα αρχεία που θα διαλέξεις.
- Άνοιξε τον επιλογέα από τη γκαλερί ή τον composer, κάνε περιήγηση στους πραγματικούς φακέλους σου, επίλεξε όσα αρχεία θέλεις με μιας και εισήγαγέ τα.
Τα αρχεία μπαίνουν στον φάκελο της γκαλερί που έχεις ανοιχτό εκείνη την ώρα, οπότε διάλεξε πρώτα τον σωστό φάκελο brand ή καμπάνιας. Ο επιλογέας έχει και καρτέλα Upload, για αρχεία που βρίσκονται στο laptop σου. Στη σελίδα της ενσωμάτωσης Google Drive θα βρεις περισσότερες λεπτομέρειες.
Ένας περιορισμός που αξίζει να έχεις υπόψη: τα αρχεία που εισάγονται είναι αντίγραφα μέσα στη βιβλιοθήκη πολυμέσων σου. Αν ένας designer αλλάξει αργότερα το πρωτότυπο στο Drive, εισήγαγέ το ξανά για να χρησιμοποιεί το post τη νέα έκδοση. Σκέψου το Drive ως το κύριο αρχείο και τη βιβλιοθήκη ως το μέρος απ' όπου δημοσιεύεις.
Σύνδεσε το Google Calendar
- Στη σελίδα Profiles, πρόσθεσε το Google Calendar ως συνδεδεμένη υπηρεσία.
- Δώσε την άδεια στην οθόνη της Google.
- Άνοιξε τις ρυθμίσεις του, ενεργοποίησε τον συγχρονισμό και διάλεξε όλα τα αποθηκευμένα posts ή επιλεγμένα προφίλ.
Κάθε event δείχνει την κατάσταση, το caption, τα προφίλ-στόχους και έναν σύνδεσμο προς το post. Τα posts έχουν και χρώματα, οπότε το ημερολόγιο διαβάζεται με μια ματιά. Όλες τις λεπτομέρειες θα τις βρεις στη σελίδα της ενσωμάτωσης Google Calendar.
Πώς δουλεύει ο συγχρονισμός προς τις δύο κατευθύνσεις
| Τι κάνεις στο Google Calendar | Τι γίνεται στο Mydrop |
|---|---|
| Μετακινείς ένα event σε μελλοντική ώρα | Το post αλλάζει ώρα |
| Το μετακινείς στο «τώρα» | Το post δημοσιεύεται |
| Διαγράφεις το event | Η σύνδεση λύνεται, το post μένει |
| Δημιουργείς, επεξεργάζεσαι ή δημοσιεύεις ένα post στο Mydrop | Το event ενημερώνεται ανάλογα |
Αφού η μετακίνηση ενός event στο «τώρα» δημοσιεύει το post, πες το πρώτα στην ομάδα σου πριν ενεργοποιήσεις τη λειτουργία. Όποιος έχει πρόσβαση στο ημερολόγιο μπορεί να σύρει ένα post και να το βγάλει live.
Στο ίδιο ημερολόγιο μπορείς να βάλεις και υπενθυμίσεις. Υποστηρίζονται ολοήμερες και επαναλαμβανόμενες υπενθυμίσεις, και μόλις ολοκληρώσεις μία, εξαφανίζεται και το pop-up της.
Ρυθμίσεις που σου γλιτώνουν προβλήματα
- Συγχρόνισε επιλεγμένα προφίλ όταν δουλεύεις για πελάτες. Αν διαχειρίζεσαι πολλά brands, συγχρόνισε στον καθένα μόνο όσα χρειάζεται, για να μη γεμίσει το προσωπικό σου ημερολόγιο με τα posts όλων των πελατών.
- Χρησιμοποίησε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο, για να βλέπει όλη η ομάδα το πρόγραμμα, και κράτα τα προσωπικά ημερολόγια για όσους κάνουν τις εγκρίσεις.
- Δώσε στους φακέλους του Drive τα ίδια ονόματα με τους φακέλους της γκαλερί σου, ώστε να ξέρεις πάντα τι εισάγεις και πού θα καταλήξει. Ο οδηγός μας για το πώς να χτίσεις ταξινομία πολυμέσων έχει ένα μοτίβο ονομασίας που μπορείς να αντιγράψεις.
Ένα τεστ πέντε λεπτών
- Ανέβασε μια δοκιμαστική εικόνα στο Drive και εισήγαγέ την στη γκαλερί.
- Προγραμμάτισε ένα post με αυτήν για αύριο.
- Δες αν το event εμφανίστηκε στο Google Calendar σου.
- Σύρε το μία ώρα αργότερα και έλεγξε ότι άλλαξε η ώρα του post στο Mydrop.
Αν δουλέψουν και τα τέσσερα, τελείωσες με τη ρύθμιση. Για μια ευρύτερη εικόνα του συγχρονισμού ημερολογίου σε agencies, διάβασε την ανασκόπησή μας για εργαλεία συγχρονισμού με το Google Calendar.
Επόμενο βήμα: κάνε το τεστ των πέντε λεπτών με ένα πραγματικό αρχείο. Για να συνδέσεις και τις δύο υπηρεσίες, ξεκίνα δωρεάν με το Mydrop.
Κριτική Google
Κριτική Trustpilot
Product Hunt comment
