想讓品牌在社群上的語氣保持一致，把它寫成三個特質加範例，每則貼文發布前先做語氣檢查，每個月再抽查一批。語氣會跑掉，是因為它只存在大家的腦袋裡。把它變成範例和審核步驟，新人、代理商和 AI 工具都跟得上。
重點摘要：盤點 20 則貼文，選出三個特質，附上該做和不該做的範例，列出該用和避免的字詞，為每個平台設定調節，留五則示範貼文，加入發布前檢查，每月檢討 10 則貼文。整套設定大約半天就能完成。
7 個步驟一覽
| 步驟 | 產出 | 時間 |
|---|---|---|
| 1. 盤點最近的 20 則貼文 | 哪些聽起來像你、哪些不像 | 45 分鐘 |
| 2. 選出三個特質 | 三個詞，各附一個該做和一個不該做 | 30 分鐘 |
| 3. 寫一份用字清單 | 10 個要用的詞、10 個要避免的詞 | 20 分鐘 |
| 4. 為每個平台設定調節 | 多正式、多長、要不要用表情符號 | 30 分鐘 |
| 5. 留五則示範貼文 | 大家都會模仿的範例 | 30 分鐘 |
| 6. 加入發布前檢查 | 審核前的 5 題關卡 | 20 分鐘 |
| 7. 每月檢討 | 10 則貼文的跑調檢查 | 每月 30 分鐘 |
步驟 1：盤點最近的 20 則貼文
把最近的 20 則貼文印出來，或列成清單。每一則都標上「很像我們」、「像別人」或「不確定」。找兩位同事一起標，再互相比對。意見不一樣的地方，正是你的語氣還沒定義清楚的地方，後面的步驟就要在這裡寫得具體。
步驟 2：選出三個特質，各附一個該做和不該做
三個特質，剛好夠引導寫手，又少到記得住。每個特質都寫一句語氣會說的話，和一句不會說的話：
- 直接。該做：「你的報告好了。」不該做：「我們很榮幸通知您，您的報告現已可供查閱。」
- 溫暖。該做：「謝謝你提醒我們。」不該做：「您的疑慮已登錄在案。」
- 白話。該做：「我們修好了。」不該做：「我們已實施解決方案。」
每個特質都配上它的反面，界線才清楚。如果是比較大的組織，語氣會因品牌和地區而不同，可以用品牌語氣矩陣，在這個基礎上再往下延伸。
步驟 3：寫一份用字清單
十個你會用的詞（「客戶」、「團隊」、「免費開始」），和十個你要避免的詞（「綜效」、「解決方案」、「世界級」）。這是讓自由工作者或 AI 工具，第一版草稿就寫對語氣的最快方法。控制在一個畫面內。
步驟 4：為每個平台設定調節
語氣不變，變的是音量，依平台而定。一張簡單的調節表：
| 平台 | 正式程度（1 到 5） | 長度 | 表情符號 |
|---|---|---|---|
| 3 | 較長，有換行 | 少用 | |
| 2 | 短到中等 | 要 | |
| X | 2 | 一兩行 | 節制 |
| 2 | 短到中等 | 適量 |
填上你自己的數字。重點是，兩個人分別替 LinkedIn 和 Instagram 寫文案，是從同樣的特質出發，只是調節不同，而不是各用各的語氣。
步驟 5：留五則示範貼文
挑五則真的寫得很到位的貼文，釘在你的準則裡，各加一句說明為什麼好用。範例勝過形容詞。寫手要模仿一則貼文很快，要揣摩「平易近人又有權威」就難多了。如果你用 AI 寫草稿，就把這五則連同特質和用字清單一起貼進去。可重複使用的品牌語氣提示詞示範了它的結構。
步驟 6：審核前加五題關卡
語氣一致，其實是審核的問題。任何內容上線之前，審核的人要回答五個是非題：
- 聽起來像我們三個特質的其中一個嗎？
- 有避開避免用字清單上的每個詞嗎？
- 語氣符合這個平台的調節嗎？
- 我們會當面對客戶這樣說嗎？
- 感覺上跟至少一則示範貼文很像嗎？
在 Mydrop 裡，品牌工作區存放你的品牌語氣和素材，附留言的審核功能則把這道關卡直接放在貼文上，審核的人可以在預覽旁邊標出語氣問題，不用另外開討論串。你的 AI 文案也能照你給寫手的同一套語氣規則來寫草稿。
步驟 7：每月檢討 10 則貼文
每個月隨機抽 10 則已發布的貼文，用那五個問題逐則打分數。有兩則以上不合格，就代表語氣跑掉了。要看是哪裡跑掉的：新人、代理商、你很少經營的平台，還是收件匣裡的回覆。回覆最容易讓語氣走樣，社群收件匣分流這篇說明了怎麼守住。
下一步：今天就拿最近的 20 則貼文做步驟 1。如果你管理不只一個品牌，可以免費開始使用 Mydrop，讓每個品牌的語氣和審核，各放在自己的工作區裡。
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