Een responssysteem dat geen enkele lead mist, werkt zo: elke reactie en DM komt in een van vier lanes, elke lane krijgt een eigenaar en een reactietijd, en voor de vaste vragen zet je trefwoordregels in. Het resultaat: geen bericht blijft zonder eigenaar liggen en geen lead wacht langer dan een paar uur. In een middag staat het.
TLDR: Vier lanes (lead, support, spam of misbruik, de rest), één eigenaar per lane, een reactietijd per lane, trefwoordregels voor vragen die steeds terugkomen en elke dag een sweep van 15 minuten. Spam demp je voor controle. Bedreigingen en boze klanten escaleer je direct.
Waarom leads door de mazen glippen
Een lead stuurt zelden een contactformulier. Hij laat een reactie achter ("wat kost dit?"), stuurt een DM ("leveren jullie ook in Canada?") of noemt je in een post. Zo'n bericht gaat verloren om drie redenen: het belandt in de persoonlijke meldingen van één collega, niemand voelt zich verantwoordelijk voor de volgende stap, en het bericht dat geld waard is, ziet er precies zo uit als de rest.
Een responssysteem pakt alle drie tegelijk aan: één inbox, één eigenaar, één klok.
De vier lanes
| Lane | Zo herken je het | Doel | Eigenaar | Automatisering |
|---|---|---|---|---|
| Lead | "Prijs?", "Bieden jullie...", "Hoe boek ik?" | Binnen 1 uur tijdens werkuren | Sales of accountlead | Trefwoordregel markeert en wijst toe; DM stuurt de boekings- of infolink |
| Support | "Mijn bestelling is te laat", "Het werkt niet" | Dezelfde werkdag | Support- of communitylead | Toewijzen, taggen, interne notitie |
| Spam of misbruik | Links, oplichting, haat, bedreigingen | Dagelijks nakijken; direct bij een bedreiging | Communitymoderator | Dempen en taggen voor controle; urgente melding bij bedreigingen |
| De rest | Complimenten, emoji's, tags | Binnen 24 uur als het iets oplevert | Wie de post plaatste | Optionele templates, een mens kijkt mee |
Deze doelen zijn suggesties die je zelf aanpast aan je team. Het zijn geen branchecijfers. Maak ze strakker voor betaalde campagnes.
Stap 1: zet alle accounts in één inbox
Lees je reacties van Instagram, Facebook, LinkedIn en YouTube in vier verschillende apps, dan mis je vroeg of laat iets. Koppel al je accounts aan een social inbox. Elke reactie, DM en vermelding staat dan in één lijst, met een eigenaar, een status en een prioriteit. Hoe je dat inricht, lees je in hoe je social inboxbeheer automatiseert.
Stap 2: schrijf de trefwoordregels
Begin met tien woorden die op een lead wijzen: prijs, kosten, offerte, boeken, kopen, verzenden, beschikbaar, demo, proefperiode, hoeveel kost. Vul aan met de woorden die jouw klanten zelf gebruiken.
In Mydrop herkennen regels trefwoorden in reacties en DM's en gaan daarna aan de slag: ze antwoorden met een template of een AI-concept, taggen, sturen een melding of wijzen het gesprek toe. Voeg uitsluitwoorden toe, zodat een meme over een "prijsdaling" geen salesalarm veroorzaakt. Start met de modus Concept en goedkeuring, zodat elk antwoord eerst langs een mens gaat. Schakel alleen over op automatisch antwoorden bij antwoorden die nooit veranderen. Met triggerwoorden stuur je ook een privé-DM met de link naar mensen die een trefwoord als reactie plaatsen. Hou daarbij rekening met de limiet van Instagram: één DM per reactie, binnen zeven dagen.
Stap 3: pak spam aan zonder echte klanten te raken
Automatisch verwijderen is riskant, want dan verdwijnen er ook echte vragen. Demp en tag spam liever. In Mydrops reactiemoderatie wordt spam gedempt en getagd, maar nooit automatisch verwijderd of verborgen. Elke andere markering past alleen de prioriteit en de meldingen aan. Zo beslist altijd een mens. Bedreigingen en woedende klanten gaan direct naar Urgent, met een e-mailmelding aan de eigenaar van het gesprek.
Zet je communityregels op één korte pagina (wat je verwijdert, wat je beantwoordt, wanneer je escaleert) en link ernaar in je bio.
Stap 4: geef elk gesprek een eigenaar en een status
Een gesprek zonder eigenaar is een gemiste lead. Elk bericht krijgt één eigenaar en één status: nieuw, in behandeling, wachten op klant of klaar. In onze gids over inboxgesprekken toewijzen staan de regels voor overdracht en vervanging.
Stap 5: doe elke dag een sweep van 15 minuten
Elke dag opent één persoon de inbox en loopt drie dingen na:
- Alles in de leadlane dat langer wacht dan het doel.
- Alles wat als urgent is gemarkeerd.
- Gesprekken zonder eigenaar.
Exporteer de inbox één keer per week naar CSV en tel de leads, antwoorden en reactietijden. Met die cijfers vind je de reactie die stiekem een lead was. Hoe dat werkt, lees je in de reactie-naar-lead-audit.
Volgende stap: schrijf vandaag je vier lanes en de tien leadtrefwoorden op en koppel daarna je accounts aan één inbox. De regels bouw je gratis op app.mydropai.com.
Google review
Trustpilot review
Product Hunt comment
