L'onboarding d'une agence se passe bien quand la marque est prête avant que l'agence démarre. La plupart des montées en charge qui traînent viennent d'accès manquants, de validateurs flous et de délais de réponse absents. Et tout ça, ça se joue côté client. Utilise le plan ci-dessous pour régler ça en premier.
TLDR : Lance un plan sur 90 jours : setup et accès aux jours 1 à 30, publication sous supervision aux jours 31 à 60, travail en autonomie avec un bilan aux jours 61 à 90. Écris un tableau SLA pour les validations, les réponses et les reports, et ouvre les accès via un outil de planification, pas des mots de passe partagés.
Les accès du jour 1 : donne le minimum, en un après-midi
Prépare tout ça avant le call de kickoff, pour ne pas passer la première semaine sur des logins.
- Accès aux canaux via un outil de planification avec des rôles, pas des mots de passe partagés.
- Pack de marque : fichiers logo, couleurs, guide de ton, mots interdits, meilleurs posts passés.
- Banque d'assets : un seul dossier, nommé clairement, que tu tiens à jour.
- Validateur : un nom par marque, plus un backup.
- Fiche contacts : qui répond à quoi, et à quelle vitesse.
Si tu as plusieurs marques, répète l'opération pour chacune. Ne donne pas à l'agence les droits admin sur tout.
Le plan 30-60-90
| Phase | L'agence fait | La marque fait | Check de sortie |
|---|---|---|---|
| Jours 1 à 30 | Audit des comptes, proposition de calendrier, création des templates | Fournit les accès et le pack de marque, répond aux questions dans le SLA | Calendrier du premier mois validé |
| Jours 31 à 60 | Publie avec chaque post validé | Relit chaque post dans le SLA, donne un feedback écrit | Moins d'un aller-retour de correction par post |
| Jours 61 à 90 | Publie selon les règles convenues, signale les risques | Contrôle par échantillon, relit le premier report complet | Report livré à la date convenue |
Ne saute pas la phase du milieu. C'est en publiant sous supervision que l'agence apprend ta voix, sans que ça te coûte cher.
Le tableau SLA qui coupe court aux reproches
Un SLA qui n'engage que l'agence rate la moitié du problème. Mets les deux côtés dans le tableau.
| Item | Qui | Cible |
|---|---|---|
| Relire un post dans la file de validation | Marque | 1 jour ouvré |
| L'agence corrige après feedback | Agence | 1 jour ouvré |
| Répondre à un commentaire ou un message | Agence | 4 heures ouvrées sur les horaires de bureau |
| Problème urgent (crise, erreur) | Les deux | 1 heure, par téléphone |
| Report mensuel | Agence | Avant le 5 |
Mets-toi d'accord sur ces chiffres ensemble, puis écris-les dans le contrat. Pour te donner un ordre d'idée, les données Mydrop sur les posts passés par une validation client montrent une médiane de 6 heures entre la soumission et la validation. Donc une cible à un jour ouvré, c'est réaliste.
Rends les validations visibles
Un post qui attend dans la boite mail de quelqu'un, c'est un post invisible. Utilise une file où chaque post affiche son statut et qui il attend. Les circuits de validation et le portail client sans login de Mydrop permettent à un brand manager de valider depuis un lien, avec des commentaires directement sur le post. Résultat : le SLA se mesure au lieu de se discuter.
Vérifie trois choses au jour 30
Avant que l'agence passe à la phase suivante, réponds à ça :
- Est-ce que toutes les validations sont tombées dans le SLA, côté marque aussi ?
- Est-ce que la voix de l'agence se rapproche de la tienne sur les cinq derniers posts ?
- Est-ce que le reporting est en place avec les métriques convenues ?
Si une réponse est non, prolonge la phase de deux semaines. Ne passe pas à la suite avec un trou connu.
Cale le report avant le premier post
C'est sur le premier report que la confiance se construit, ou se casse. Mets-toi d'accord sur cinq métriques et la date de livraison avant qu'un seul post parte. Les reports social media de Mydrop peuvent envoyer un PDF en white-label selon un planning, pour que le report mensuel de l'agence arrive à l'heure. La checklist d'onboarding Mydrop en 30 étapes est aussi une bonne base pour construire la tienne.
Envoie la liste des accès et le brouillon de SLA cette semaine
Écris la liste des accès, les noms des validateurs et le tableau SLA, puis envoie tout à l'agence avant le kickoff. Crée l'espace de travail de la marque sur Mydrop gratuitement sur app.mydropai.com, pour que l'agence démarre dans un environnement qui tourne dès le jour 1.
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