L'onboarding di un'agenzia funziona quando il brand è pronto prima che l'agenzia inizi. La maggior parte dei ramp lenti nasce da accessi mancanti, approvatori poco chiari e nessun tempo di risposta: cose che stanno tutte dalla parte del cliente. Usa il piano qui sotto per sistemarle prima di tutto il resto.
TLDR: Segui un ramp di 90 giorni: setup e accessi nei giorni 1-30, pubblicazione supervisionata nei giorni 31-60, lavoro autonomo con una revisione nei giorni 61-90. Scrivi una tabella SLA per approvazioni, risposte e report, e imposta gli accessi tramite uno scheduler, non con password condivise.
Accessi del primo giorno: concedi il minimo, in un pomeriggio
Prepara tutto prima della call di kickoff, così la prima settimana non se ne va dietro ai login.
- Accesso ai canali tramite uno strumento di scheduling con ruoli, non con password condivise.
- Brand pack: file del logo, colori, guida al tono, parole vietate, i post che hanno funzionato meglio.
- Libreria di asset: una cartella, con nomi chiari, che tieni aggiornata.
- Approvatore: un nome per brand, più un backup.
- Rubrica dei contatti: chi risponde a cosa, e quanto in fretta.
Se hai più di un brand, ripeti il tutto per ogni brand. Non dare all'agenzia diritti di admin su tutto.
Il ramp 30-60-90
| Fase | Fa l'agenzia | Fa il brand | Check di uscita |
|---|---|---|---|
| Giorni 1-30 | Analizza gli account, propone un calendario, crea i template | Fornisce accessi e brand pack, risponde alle domande entro l'SLA | Calendario del primo mese approvato |
| Giorni 31-60 | Pubblica con ogni post approvato | Rivede ogni post entro l'SLA, dà feedback scritti | Meno di un giro di correzioni per post |
| Giorni 61-90 | Pubblica secondo le regole concordate, segnala i rischi | Fa controlli a campione, rivede il primo report completo | Report consegnato alla data concordata |
Non saltare la fase centrale. La pubblicazione supervisionata è dove l'agenzia impara il tuo tono di voce a poco prezzo.
La tabella SLA che ferma il scaricabarile
Un SLA che vincola solo l'agenzia risolve metà del problema. Metti entrambe le parti in tabella.
| Voce | Chi | Obiettivo |
|---|---|---|
| Revisione di un post in coda di approvazione | Brand | 1 giorno lavorativo |
| Correzioni dell'agenzia dopo il feedback | Agenzia | 1 giorno lavorativo |
| Risposta a un commento o messaggio | Agenzia | 4 ore lavorative in orario d'ufficio |
| Problema urgente (crisi, errore) | Entrambi | 1 ora, al telefono |
| Report mensile | Agenzia | Entro il giorno 5 |
Concorda questi numeri insieme, poi scrivili nel contratto. Per darti un'idea, i dati di Mydrop sui post passati dall'approvazione del cliente mostrano una mediana di 6 ore dalla consegna all'approvazione, quindi un obiettivo di un giorno lavorativo è realistico.
Rendi visibili le approvazioni
Un post fermo nell'inbox di qualcuno è invisibile. Usa una coda dove ogni post mostra il suo stato e chi lo sta aspettando. I workflow di approvazione di Mydrop e il portale clienti senza login lasciano un brand manager approvare da un link, con i commenti direttamente sul post, così l'SLA si misura invece di discuterlo.
Controlla tre cose al giorno 30
Prima che l'agenzia passi alla fase successiva, rispondi:
- Ogni approvazione è arrivata entro l'SLA, anche dal lato del brand?
- Il tono di voce dell'agenzia è vicino al tuo negli ultimi cinque post?
- Il reporting è impostato con le metriche concordate?
Se una risposta è no, allunga la fase di due settimane. Non andare avanti con un buco noto.
Concorda il report prima del primo post
Il primo report è dove la fiducia nasce o si rompe. Concorda cinque metriche e la data di consegna prima che esca qualsiasi post. I report social di Mydrop possono inviare un PDF white-label in automatico, così il report mensile dell'agenzia arriva puntuale. Anche la checklist di onboarding Mydrop in 30 passi è una buona base per la tua lista.
Manda la lista degli accessi e la bozza di SLA questa settimana
Scrivi la lista degli accessi, i nomi degli approvatori e la tabella SLA, poi mandali all'agenzia prima del kickoff. Crea gratis il workspace del brand su Mydrop su app.mydropai.com così l'agenzia parte da un ambiente già funzionante il primo giorno.
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