Die Einarbeitung einer Agentur läuft rund, wenn die Marke schon bereit ist, bevor die Agentur loslegt. Die meisten schleppenden Ramp-ups kommen von fehlenden Zugängen, unklaren Freigabe-Personen und fehlenden Antwortzeiten, und das liegt alles beim Kunden. Mit dem Plan unten räumst du das zuerst aus dem Weg.
TLDR: Fahr einen 90-Tage-Plan: Setup und Zugänge an Tag 1 bis 30, begleitetes Veröffentlichen an Tag 31 bis 60, eigenständiges Arbeiten mit Review an Tag 61 bis 90. Schreib eine SLA-Tabelle für Freigaben, Antworten und Reports und richte die Zugänge über einen Scheduler ein, nicht über geteilte Passwörter.
Zugänge an Tag eins: das Minimum, an einem Nachmittag
Hab das parat, bevor der Kickoff-Call startet, damit Woche eins nicht für Logins draufgeht.
- Kanal-Zugang über ein Planungstool mit Rollen, nicht über geteilte Passwörter.
- Brand-Paket: Logo-Dateien, Farben, Tone Guide, No-Gos bei Wörtern, deine bisher besten Posts.
- Asset-Bibliothek: ein Ordner, klar benannt, den du aktuell hältst.
- Freigabe-Person: ein Name pro Marke, plus eine Vertretung.
- Kontaktliste: wer was beantwortet, und wie schnell.
Wenn du mehr als eine Marke hast, mach das pro Marke. Gib der Agentur keine Admin-Rechte auf alles.
Der 30-60-90-Fahrplan
| Phase | Agentur macht | Marke macht | Check am Ende |
|---|---|---|---|
| Tag 1 bis 30 | Accounts prüfen, Kalender vorschlagen, Templates bauen | Zugänge und Brand-Paket liefern, Fragen innerhalb der SLA beantworten | Kalender für den ersten Monat freigegeben |
| Tag 31 bis 60 | Veröffentlichen, jeder Post freigegeben | Jeden Post innerhalb der SLA prüfen, schriftliches Feedback geben | Weniger als eine Korrekturrunde pro Post |
| Tag 61 bis 90 | Innerhalb der vereinbarten Regeln veröffentlichen, Risiken melden | Stichproben machen, ersten vollen Report prüfen | Report am vereinbarten Termin geliefert |
Überspring die mittlere Phase nicht. Beim begleiteten Veröffentlichen lernt die Agentur deine Stimme, und das günstig.
Die SLA-Tabelle, die Fingerzeigen beendet
Eine SLA, die nur die Agentur bindet, verfehlt die Hälfte des Problems. Pack beide Seiten in die Tabelle.
| Punkt | Wer | Ziel |
|---|---|---|
| Post in der Freigabe-Queue prüfen | Marke | 1 Werktag |
| Agentur bessert nach Feedback nach | Agentur | 1 Werktag |
| Auf Kommentar oder Nachricht antworten | Agentur | 4 Arbeitsstunden zu Bürozeiten |
| Dringender Fall (Krise, Fehler) | Beide | 1 Stunde, telefonisch |
| Monatsreport | Agentur | Bis zum 5. |
Einigt euch gemeinsam auf diese Zahlen und schreibt sie dann in den Vertrag. Zum Vergleich: Mydrops Daten zu Posts, die durch Kundenfreigabe gingen, zeigen einen Median von 6 Stunden von Einreichung bis Freigabe. Ein Ziel von einem Werktag ist also realistisch.
Mach Freigaben sichtbar
Ein Post, der in irgendjemandes Inbox wartet, ist unsichtbar. Nutz eine Queue, in der jeder Post seinen Status zeigt und wer gerade dran ist. Mit Mydrops Freigabe-Workflows und dem Kundenportal ohne Login kann eine Brand Managerin direkt per Link freigeben, mit Kommentaren am Post selbst. So wird die SLA gemessen statt diskutiert.
Prüf drei Dinge an Tag 30
Bevor die Agentur in die nächste Phase geht, beantworte:
- Kam jede Freigabe innerhalb der SLA rein, auch auf Markenseite?
- Ist die Stimme der Agentur in den letzten fünf Posts nah an deiner?
- Ist das Reporting mit den vereinbarten Metriken aufgesetzt?
Lautet eine Antwort nein, verlängere die Phase um zwei Wochen. Geh nicht mit einer bekannten Lücke weiter.
Einigt euch auf den Report, bevor der erste Post rausgeht
Am ersten Report entsteht Vertrauen, oder es bricht. Einigt euch auf fünf Metriken und den Liefertermin, bevor irgendein Post rausgeht. Mit Mydrops Social-Media-Reports geht ein White-Label-PDF nach Zeitplan raus, damit der Monatsreport der Agentur pünktlich ankommt. Die 30-Schritte-Onboarding-Checkliste von Mydrop ist außerdem eine gute Basis für deine eigene Liste.
Schick diese Woche die Zugriffsliste und den SLA-Entwurf
Schreib die Zugriffsliste, die Namen der Freigabe-Personen und die SLA-Tabelle auf und schick sie der Agentur vor dem Kickoff. Richte den Workspace der Marke kostenlos in Mydrop ein unter app.mydropai.com, damit die Agentur an Tag eins in einer funktionierenden Umgebung startet.
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