Incorporar una agencia sale bien cuando la marca está lista antes de que la agencia empiece. La mayoría de las incorporaciones lentas vienen de accesos que faltan, aprobadores poco claros y tiempos de respuesta sin definir, y todo eso depende de ti. Usa el plan de abajo para resolverlo primero.
TLDR: Sigue un plan de 90 días: configuración y accesos en los días 1 a 30, publicación supervisada en los días 31 a 60 y trabajo autónomo con una revisión en los días 61 a 90. Redacta una tabla de SLA para aprobaciones, respuestas e informes, y monta los accesos a través de un planificador, no con contraseñas compartidas.
Accesos del primer día: da lo mínimo, en una tarde
Ten esto listo antes de la reunión de arranque para que la primera semana no se te vaya en inicios de sesión.
- Acceso a los canales a través de una herramienta de planificación con roles, no con contraseñas compartidas.
- Pack de marca: archivos del logo, colores, guía de tono, palabras prohibidas y las mejores publicaciones anteriores.
- Biblioteca de recursos: una carpeta, bien nombrada, que mantengas al día.
- Aprobador: un nombre por marca, más un suplente.
- Hoja de contactos: quién responde a qué y con qué rapidez.
Si tienes más de una marca, repite esto por cada una. No le des a la agencia permisos de administrador sobre todo.
El plan de 30-60-90
| Fase | Hace la agencia | Hace la marca | Control de salida |
|---|---|---|---|
| Días 1 a 30 | Auditar las cuentas, proponer un calendario, crear plantillas | Dar accesos y el pack de marca, responder dudas dentro del SLA | Calendario del primer mes aprobado |
| Días 31 a 60 | Publicar con cada publicación aprobada | Revisar cada publicación dentro del SLA, dar feedback por escrito | Menos de una ronda de correcciones por publicación |
| Días 61 a 90 | Publicar según las reglas acordadas, avisar de riesgos | Hacer revisiones puntuales, revisar el primer informe completo | Informe entregado en la fecha acordada |
No te saltes la fase intermedia. La publicación supervisada es donde la agencia aprende tu voz sin que salga caro.
La tabla de SLA que evita echarse culpas
Un SLA que solo obliga a la agencia se pierde la mitad del problema. Pon a las dos partes en la tabla.
| Punto | Quién | Objetivo |
|---|---|---|
| Revisar una publicación en la cola de aprobación | Marca | 1 día laborable |
| Correcciones de la agencia tras el feedback | Agencia | 1 día laborable |
| Responder a un comentario o mensaje | Agencia | 4 horas laborables en horario de oficina |
| Incidencia urgente (crisis, error) | Ambas | 1 hora, por teléfono |
| Informe mensual | Agencia | Antes del día 5 |
Acordad estas cifras juntos y luego ponedlas por escrito en el contrato. Como referencia, los datos de Mydrop sobre publicaciones que pasaron por la aprobación del cliente muestran una mediana de 6 horas desde el envío hasta la aprobación, así que un objetivo de un día laborable es realista.
Haz visibles las aprobaciones
Una publicación esperando en el inbox de alguien es invisible. Usa una cola donde cada publicación muestre su estado y a quién espera. Los flujos de aprobación y el portal de cliente sin inicio de sesión de Mydrop permiten que un responsable de marca apruebe desde un enlace, con comentarios en la propia publicación, así que el SLA se mide en lugar de discutirse.
Revisa tres cosas en el día 30
Antes de que la agencia pase a la siguiente fase, responde:
- ¿Cada aprobación llegó dentro del SLA, también por parte de la marca?
- ¿Se parece la voz de la agencia a la tuya en las últimas cinco publicaciones?
- ¿Está montado el informe con las métricas acordadas?
Si alguna respuesta es no, alarga la fase dos semanas. No sigas adelante con un hueco conocido.
Acuerda el informe antes de la primera publicación
El primer informe es donde nace o se rompe la confianza. Acordad cinco métricas y la fecha de entrega antes de que salga ninguna publicación. Los informes de redes sociales de Mydrop pueden enviar un PDF con marca blanca de forma programada, así el informe mensual de la agencia llega a tiempo. La lista de incorporación de Mydrop en 30 pasos también es una buena base para tu propia lista.
Envía la lista de accesos y el borrador del SLA esta semana
Escribe la lista de accesos, los nombres de los aprobadores y la tabla de SLA, y envíalo todo a la agencia antes del arranque. Monta el espacio de trabajo de la marca en Mydrop gratis en app.mydropai.com para que la agencia empiece en un entorno que ya funciona el primer día.
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