O onboarding de uma agência dá certo quando a marca está pronta antes da agência começar. A maioria dos ramps lentos vem de acessos faltando, aprovadores indefinidos e prazos de resposta que ninguém combinou, e tudo isso é responsabilidade do cliente. Use o plano abaixo para resolver essas questões primeiro.
TLDR: Faça um ramp de 90 dias: configuração e acessos nos dias 1 a 30, publicação supervisionada nos dias 31 a 60, e trabalho independente com revisão nos dias 61 a 90. Monte uma tabela de SLA para aprovações, respostas e relatórios, e libere os acessos por um agendador, não por senhas compartilhadas.
Acessos do primeiro dia: libere o mínimo, em uma tarde
Deixe tudo pronto antes da call de kickoff para não gastar a primeira semana com logins.
- Acesso aos canais por uma ferramenta de agendamento com perfis, não senhas compartilhadas.
- Pacote de marca: arquivos do logo, cores, guia de tom de voz, palavras proibidas, melhores posts do passado.
- Biblioteca de assets: uma pasta, com nomes claros, que você mantém atualizada.
- Aprovador: um nome por marca, mais um backup.
- Lista de contatos: quem responde o quê, e com que rapidez.
Se você tem mais de uma marca, repita isso para cada uma. Não dê à agência acesso de admin a tudo.
O ramp 30-60-90
| Fase | A agência faz | A marca faz | Critério de saída |
|---|---|---|---|
| Dias 1 a 30 | Audita as contas, propõe um calendário, monta templates | Libera acessos e o pacote de marca, responde dúvidas dentro do SLA | Calendário do primeiro mês aprovado |
| Dias 31 a 60 | Publica com cada post aprovado | Revisa cada post dentro do SLA, dá feedback por escrito | Menos de uma rodada de correção por post |
| Dias 61 a 90 | Publica dentro das regras combinadas, sinaliza riscos | Faz checagens pontuais, revisa o primeiro relatório completo | Relatório entregue na data combinada |
Não pule a fase do meio. A publicação supervisionada é onde a agência aprende o seu tom de voz sem custo alto.
A tabela de SLA que acaba com o jogo de empurra
Um SLA que só obriga a agência resolve metade do problema. Coloque os dois lados na tabela.
| Item | Quem | Prazo |
|---|---|---|
| Revisar um post na fila de aprovação | Marca | 1 dia útil |
| Agência corrige após o feedback | Agência | 1 dia útil |
| Responder um comentário ou mensagem | Agência | 4 horas úteis no horário comercial |
| Problema urgente (crise, erro) | Ambos | 1 hora, por telefone |
| Relatório mensal | Agência | Até o dia 5 |
Combinem esses números juntos e depois coloquem no contrato. Para dar contexto, os dados do Mydrop sobre posts que passaram por aprovação do cliente mostram uma mediana de 6 horas entre o envio e a aprovação, então uma meta de um dia útil é realista.
Deixe as aprovações visíveis
Um post parado na caixa de entrada de alguém é invisível. Use uma fila em que cada post mostra o status e por quem está esperando. Os fluxos de aprovação e o portal do cliente sem login do Mydrop deixam o gestor de marca aprovar por um link, com comentários no próprio post, então o SLA é medido, não discutido.
Confira três coisas no dia 30
Antes de a agência passar para a próxima fase, responda:
- Toda aprovação caiu dentro do SLA, inclusive do lado da marca?
- O tom de voz da agência está próximo do seu nos últimos cinco posts?
- O relatório está configurado com as métricas combinadas?
Se alguma resposta for não, estenda a fase por duas semanas. Não siga em frente com uma lacuna conhecida.
Combine o relatório antes do primeiro post
O primeiro relatório é onde a confiança se forma ou se quebra. Combine cinco métricas e a data de entrega antes de qualquer post sair. Os relatórios de social media do Mydrop podem enviar um PDF white-label em uma programação fixa, então o relatório mensal da agência chega no prazo. O checklist de onboarding do Mydrop em 30 passos também é uma boa base para a sua própria lista.
Envie a lista de acessos e o rascunho do SLA esta semana
Escreva a lista de acessos, os nomes dos aprovadores e a tabela de SLA, e envie tudo para a agência antes do kickoff. Crie o workspace da marca no Mydrop de graça em app.mydropai.com para a agência começar em um ambiente que já funciona no primeiro dia.
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