幫好幾個品牌整理素材，其實就五個步驟：每個品牌給一份識別資料、把審核通過的主檔鎖起來、每個活動做一包素材、從儲存到發文一次到位、活動結束就把素材包收起來。 目標很簡單：以後沒人需要再問「現在到底哪個 logo 才對」。
TLDR： 把品牌長期不變的識別（logo、顏色、字體、語氣）和活動檔案分開。每個活動都給一包素材，內容清單固定。要用就匯入，別再用 email 附件傳來傳去。活動上線四週後，把素材包收起來。
步驟 1：每個品牌一份識別資料
識別素材不會因為活動而改變，所以不該塞在活動資料夾裡。每個品牌留一份資料，裡面放：主 logo 和次要 logo、附色碼的色票、字體，還有幾句語氣說明。
在 Mydrop，品牌工作區放的就是這些：logo、顏色、字體、素材，還有 AI 寫文案時依據的語氣。你也可以直接從品牌官網匯入顏色和素材，省下開頭那一小時的設定。
步驟 2：把主檔鎖起來
審核通過的主檔，就是所有人後續工作的基準。把它標記起來，並限制誰能替換它。
| 素材 | 鎖定的主檔 | 工作副本 |
|---|---|---|
| Logo | 每個品牌一份向量檔 | 調整尺寸後的匯出檔 |
| 範本 | 審核通過的設計檔 | 每個活動各一份複本 |
| 攝影 | 已授權、調色完成的版本 | 各平台裁切版 |
| 影片 | 最終主檔匯出 | 短版和字幕版 |
規則：工作副本由活動團隊編輯，主檔只有品牌負責人能動。 光是這一條，就能擋掉大多數「用錯 logo」的意外。
步驟 3：每次上線一包活動素材
活動素材包就是一個資料夾，內容清單固定，新同事十秒內就能看出這包齊不齊。
| 項目 | 為什麼要放進來 |
|---|---|
| 簡報（一頁） | 目標、受眾、日期 |
| 主視覺，各格式 | 審核過的裁切版 |
| 文案檔 | 貼文文字、開頭鉤子、CTA |
| 法務與免責聲明 | 從共用區拿 |
| 連結與追蹤清單 | 每個 URL 都只有這一份來源 |
少任何一項，就不給發文日期。聽起來很嚴，但這樣才能免掉傍晚六點的手忙腳亂。
步驟 4：用匯入部署，別用附件
「品牌素材部署」說穿了，就是把審核過的素材，從存放的地方搬到做貼文的地方。兩種做法就能搞定大部分情況。
- 從 Google Drive： 用 Google 自己的選擇器匯入，一次挑好幾個檔案，它們會直接進到你正開著的媒體庫資料夾。
- 從 Canva： 用 Canva 整合把做好的設計拉進來，掛上去的就是匯出的那個檔案。
接著在貼文編輯器裡，從媒體庫直接掛上去。如果檔案是靠 email 或聊天傳到團隊手上，它就繞過了系統，團隊也再也分不清那是哪個版本。
步驟 5：把素材包收起來
活動結束四週後，把素材包移到封存資料夾，從進行中的畫面拿掉。表現最好的素材留在長青區，之後還能重複用。這一步最多團隊跳過，也是素材庫為什麼會塞滿沒人敢刪的舊素材。我們在什麼時候該清媒體庫這篇有判斷規則。
任何品牌都能做的快速檢查
| 問題 | 過關標準 |
|---|---|
| 新同事能在一分鐘內找到現在的 logo 嗎？ | 可以 |
| 每個進行中的活動都有含五個項目的素材包嗎？ | 有 |
| 有沒有檔案同時存在兩個品牌資料夾？ | 沒有 |
| 上個月的貼文是用匯入的檔案做的嗎？ | 是 |
只要有一題沒過，先修好那一列，再新增任何東西。
資料夾和檔案的命名是另一件事，我們在多品牌團隊的媒體分類架構這篇有完整說明。
下一步： 挑一個進行中活動最多的品牌，這週先把步驟 1 和步驟 2 做完。想把識別資料、媒體庫和行事曆都放在同一個工作區，免費開始用 Mydrop。
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