素材會在資料夾裡搞丟，是因為資料夾只說得出「檔案放在哪」，卻說不出「它是什麼、要拿來幹嘛、到底核不核准」。只要改成一個素材庫，加上命名規則、狀態，還有每個品牌一個負責人，你找檔案的時間就會少到幾乎等於零。一個品牌，一個下午就能建好。
TLDR： 檔案在 Drive、桌面、聊天室和設計工具之間不斷增生，資料夾就撐不住了。每個品牌挑一個唯一可信的來源，檔案照固定規則命名，每個都標上狀態（草稿、核准、淘汰），其他地方的都清掉。再把它接到你發文的地方，大家自然就會用。
先看看資料夾是怎麼扯你後腿的
不用大費周章做什麼全面盤點，光看一件事就知道。請團隊找出上個月那張活動圖。如果找超過一分鐘，或是兩個人傳來不同版本，那大概是這三種狀況之一：
- 重複檔案。 同一個檔案躺在 Drive、某個聊天串和下載資料夾裡，每份還被改得有點不一樣。
- 沒有狀態。 沒人說得準這檔案是草稿、定稿還是舊的。大家只能猜，然後偶爾就發錯了。
- 沒有負責人。 沒人負責刪掉過期的東西，資料夾只會越長越大。
每一種狀況都只浪費一點點時間，但每發一次文就再來一遍。
每個品牌挑一個唯一可信的來源
選一個地方，專門放每個素材的核准版本。共用雲端硬碟也好，專屬素材庫也行，只要全團隊都認這個地方就好。其他地方的，一律算工作副本。
規則很簡單：不在這個唯一來源裡的，就是沒核准。這樣就再也沒有「到底哪個才是定稿」的無限輪迴。
記得要一個品牌一個來源。好幾個品牌共用一個大雜燴，就是客戶 A 的 logo 跑到客戶 B 貼文裡的最佳捷徑。
幫每個檔案命名，不用打開就知道是什麼
命名規則可以取代「一層一層點進去翻」的搜尋。五個部分，每次都用同樣的順序：
| 部分 | 範例 |
|---|---|
| 品牌 | acme |
| 活動或主題 | spring-sale |
| 類型 | carousel |
| 版本 | v2 |
| 狀態 | approved |
一個命名為 acme_spring-sale_carousel_v2_approved.png 的檔案，可以排序、可以搜尋，新同事第一天來也看得懂。規則決定一次，寫在一頁文件上就好。
加上狀態和淘汰日期
狀態讓每個檔案都有明確的身分：
- 草稿： 製作中，還不能拿來用。
- 核准： 可以安心發布。
- 淘汰： 已經過期，留著參考或直接刪掉。
只要跟優惠或檔期有關的素材，都加上淘汰日期。然後每季花 20 分鐘清一次，把過期的移到淘汰，核准的那一組就能一直保持精簡、值得信任。這一步有點無聊，但一年後你會發現，正是它讓素材庫還這麼好用。
一個下午搬完，先從你會用到的開始
不用全部搬。先搬接下來 60 天內會發的就好。
- 收集 這次活動的檔案，從每個角落都撈出來。
- 刪掉重複的，留下最新核准的版本。
- 重新命名，照規則來，再標上狀態。
- 告訴團隊，新素材庫是唯一要找的地方，然後把舊的捷徑刪掉。
舊的存檔就先放著，等真的需要再回去挖。素材就定位之後，很推薦再加一道5 分鐘品質檢查。
把素材庫接到你發文的地方
素材庫再好，如果要把檔案放進貼文得點五次，那還是會失敗。Mydrop 可以串接 Google Drive 和 Canva，素材從製作的地方直接進到編輯器。每個品牌都有自己的工作區，客戶 A 的檔案不會混進客戶 B；協作角色則決定誰能核准檔案、誰能拿它發文。
對代理商來說，這代表新同事打開某個品牌的工作區，就能找到需要的東西，完全不用問人。你可以到 app.mydropai.com/register 免費試用。
今天就挑一個品牌，把它的素材整理好
選接下來兩週發文量最大的那個品牌。寫下五段式命名規則，挑好唯一可信的來源，把這次活動的檔案搬進去。等第一篇只用這個素材庫的檔案發出去之後，就換下一個品牌，照做一遍。
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