Varlıklar klasörlerde kaybolur çünkü bir klasör sana dosyanın nerede durduğunu söyler, ne olduğunu, ne için olduğunu ya da onaylı olup olmadığını değil. Bir adlandırma kuralı, bir durum ve her marka için tek bir sahiple tek bir kütüphaneye geç, dosya aramak için harcadığın zaman neredeyse sıfıra insin. Tek bir marka için bunu bir öğleden sonrada kurabilirsin.
Özet: Dosyalar Drive, masaüstü, sohbetler ve tasarım araçları arasında çoğaldıkça klasörler iflas eder. Her marka için tek bir doğruluk kaynağı seç, dosyaları sabit bir kalıpla adlandır, her birine bir durum etiketi ekle (taslak, onaylı, emekli) ve gerisini kaldır. Yayın yaptığın yere bağla ki insanlar onu kullansın.
Klasörlerin seni yüzüstü bıraktığı üç yolu hemen gör
Sorunu görmek için büyük bir denetime ihtiyacın yok. Ekibine geçen ayki lansman görselini bulmalarını söyle. Bir dakikadan uzun sürüyorsa ya da iki kişi farklı sürümler gönderiyorsa, şu üçünden biri oluyor:
- Kopyalar. Aynı dosya Drive'da, bir sohbet akışında ve indirilenler klasöründe, ufak tefek farklı düzenlemelerle duruyor.
- Durum yok. Hiçbir şey dosyanın taslak mı, final mi yoksa eski mi olduğunu söylemiyor. İnsanlar tahmin ediyor, bazen de yanlış olanı paylaşıyor.
- Sahip yok. Eskiyen şeyleri silmekten kimse sorumlu değil, o yüzden klasör sadece büyüyor.
Her aksaklık azıcık zaman kaybettiriyor, ama her gönderide tekrar ediyor.
Her marka için tek bir doğruluk kaynağı seç
Her varlığın onaylı sürümünün yaşadığı tek bir yer belirle. Ortak bir drive ya da özel bir kütüphane olabilir, yeter ki tüm ekip hemfikir olsun. Geri kalan her şey çalışma kopyasıdır.
Kural basit: doğruluk kaynağında yoksa, onaylı değildir. Bu, "hangisi final" tartışmasını bitirir.
Bunu marka bazında tut. Birkaç marka için ortak bir havuz, bir müşterinin logosunun başka bir müşterinin gönderisine sızmasının yoludur.
Her dosyayı açmadan bulunacak şekilde adlandır
Bir adlandırma kalıbı, göz gezdirmenin yerini alır. Aynı beş parçayı hep aynı sırayla kullan:
| Parça | Örnek |
|---|---|
| Marka | acme |
| Kampanya veya tema | spring-sale |
| Tür | carousel |
| Sürüm | v2 |
| Durum | approved |
acme_spring-sale_carousel_v2_approved.png adlı bir dosya sıralanabilir, aranabilir ve yeni bir iş arkadaşın ilk günden anlayabilir. Kalıba bir kez karar ver ve tek bir sayfaya yaz.
Bir durum ve bir emeklilik tarihi ekle
Durumlar her dosyaya net bir hal verir:
- Taslak: hazırlanıyor, kullanım için değil.
- Onaylı: paylaşmak güvenli.
- Emekli: eski, referans için tutuluyor ya da kaldırıldı.
Bir teklife ya da sezona bağlı her şeye bir emeklilik tarihi ekle. Ardından üç ayda bir yapılan 20 dakikalık bir temizlik, süresi dolan dosyaları emekliye taşır, böylece onaylı set küçük ve güvenilir kalır. Bu kısım sıkıcı ve kütüphaneyi bir yıl sonra işe yarar kılan da tam olarak bu.
Bir öğleden sonrada taşın, kullanacaklarınla başla
Her şeyi taşıma. Önümüzdeki 60 günde paylaşacaklarını taşı.
- Topla: mevcut kampanyanın dosyalarını her konumdan bir araya getir.
- Kopyaları sil ve en güncel onaylı sürümü tut.
- Yeniden adlandır: kalıpla adlandır ve durumu ekle.
- Ekibe söyle: yeni kütüphane bakılacak tek yer, eski kısayolları sil.
Arşivi, oradan bir şeye ihtiyaç duyana kadar olduğu yerde bırak. Varlıklar yerine oturunca, 5 dakikalık kalite kontrolümüzü eklemek için güzel bir adım.
Kütüphaneyi yayın yaptığın yere bağla
En iyi kütüphane, bir dosyayı gönderiye koymak beş tıklama gerektiriyorsa iflas eder. Mydrop Google Drive ve Canva'ya bağlanır, böylece varlıklar üretildikleri yerden doğrudan düzenleyiciye gelebilir. Her marka kendi çalışma alanında durur, bu da bir müşterinin dosyalarını diğerinden uzak tutar ve işbirliği rolleri bir dosyayı kimin onaylayabileceğine ya da onunla paylaşım yapabileceğine karar verir.
Bir ajans için bu şu demek: yeni bir ekip üyesi markanın çalışma alanını açar ve ihtiyacı olanı kimseye sormadan bulur. app.mydropai.com/register adresinde ücretsiz deneyebilirsin.
Bugün bir marka seç ve varlıklarını düzelt
Önümüzdeki iki haftada en çok gönderisi olan markayı seç. Beş parçalı adlandırma kalıbını yaz, tek doğruluk kaynağını belirle ve mevcut kampanyayı oraya taşı. İlk gönderi yalnızca o kütüphanedeki dosyalarla çıkınca, aynı süreci bir sonraki marka için tekrarla.
Google incelemesi
Trustpilot incelemesi
Product Hunt comment
