アセットがフォルダの中で行方不明になるのは、フォルダが「ファイルがどこに保存されているか」しか示さないからです。そのファイルが何なのか、何のためにあるのか、承認済みなのかはわかりません。命名ルール・ステータス・ブランドごとの担当者を決めて、1つのライブラリに移しましょう。 ファイルを探す時間はほぼゼロになります。1ブランドなら、半日あれば仕組みを作れます。
TLDR: ファイルがDrive、デスクトップ、チャット、デザインツールに散らばると、フォルダは機能しなくなります。ブランドごとに「唯一の正解」を1つ決め、決まったパターンでファイル名を付け、それぞれにステータス（下書き・承認済み・廃止）を付けて、それ以外は片付けましょう。投稿する場所とつなげば、みんなが自然に使うようになります。
フォルダが裏切る3つのパターンを見つけよう
大がかりな調査は要りません。チームに「先月のローンチ画像を探して」と頼んでみてください。1分以上かかる、あるいは2人が別のバージョンを送ってくるなら、次のどれかが起きています。
- 重複。 同じファイルがDrive、チャットのスレッド、ダウンロードフォルダに、少しずつ違う編集で存在しています。
- ステータスがない。 下書きなのか、完成版なのか、古いのかがどこにも書かれていません。みんな勘で判断して、ときどき間違ったものを投稿してしまいます。
- 担当者がいない。 古くなったものを削除する責任者がいないので、フォルダは増える一方です。
どの失敗も失う時間はわずかですが、投稿のたびに繰り返されます。
ブランドごとに「唯一の正解」を1つ決める
すべてのアセットの承認済みバージョンが置かれる場所を、1つだけ選びましょう。チーム全員が合意できれば、共有ドライブでも専用ライブラリでも構いません。それ以外はすべて作業用コピーです。
ルールはシンプルです。「唯一の正解」にないものは、承認済みではない。 これで「どれが最終版？」のやり取りが終わります。
ブランドごとに分けてください。複数ブランドを1つの場所にまとめると、あるクライアントのロゴが別のクライアントの投稿に紛れ込みます。
開かなくても見つかる名前を付ける
命名パターンがあれば、探し回る代わりに絞り込めます。同じ5つの要素を、毎回同じ順番で使いましょう。
| 要素 | 例 |
|---|---|
| ブランド | acme |
| キャンペーンまたはテーマ | spring-sale |
| 種類 | carousel |
| バージョン | v2 |
| ステータス | approved |
acme_spring-sale_carousel_v2_approved.png という名前なら、並べ替えも検索もでき、新しい同僚でも初日から理解できます。パターンは一度決めたら、1ページに書き留めておきましょう。
ステータスと廃止日を加える
ステータスを付けると、各ファイルの状態がはっきりします。
- 下書き： 制作中で、まだ使えません。
- 承認済み： 公開しても安全です。
- 廃止： 古くなったもの。参照用に残すか、削除します。
特典や季節に紐づくものには、廃止日を付けましょう。四半期ごとに20分の整理タイムを設けて期限切れのファイルを「廃止」に移せば、承認済みのセットは小さく、信頼できる状態を保てます。地味な作業ですが、1年後もライブラリが役立つかどうかはここで決まります。
使うものから始めて、半日で移行する
全部を移す必要はありません。今後60日間に投稿するものを移しましょう。
- 集める： 現在のキャンペーンのファイルを、あらゆる場所から集めます。
- 重複を削除： 最新の承認済みバージョンだけを残します。
- 名前を変更： パターンに沿ってリネームし、ステータスを付けます。
- チームに伝える： 新しいライブラリだけを見ればいいと共有し、古いショートカットは削除します。
アーカイブは、何か必要になるまでそのままにしておきましょう。アセットが整ったら、5分間の品質チェックを習慣に加えるのがおすすめです。
ライブラリを投稿する場所とつなげる
せっかくのライブラリも、投稿にファイルを入れるのに5クリックかかるなら機能しません。MydropはGoogle DriveとCanvaと連携しているので、アセットを作った場所からそのままコンポーザーに取り込めます。各ブランドは専用のワークスペースに分かれるので、あるクライアントのファイルが別のクライアントに混ざりません。コラボレーションの役割で、誰がファイルを承認できるか、誰がそれで投稿できるかを決められます。
代理店なら、新しいチームメンバーがブランドのワークスペースを開くだけで、誰にも聞かずに必要なものが見つかります。app.mydropai.com/registerで無料で試せます。
今日、1ブランドを選んでアセットを整えよう
今後2週間でいちばん投稿が多いブランドを選びましょう。5つの要素の命名パターンを書き、唯一の正解を1つ決めて、現在のキャンペーンをそこに移します。そのライブラリのファイルだけを使って最初の投稿が出せたら、次のブランドでも同じ手順を繰り返してください。
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