تضيع الأصول بين المجلدات لأن المجلد يوصف مكان تخزين الملف فقط، لا ماهيته ولا الغرض منه ولا هل هو معتمد. انتقل إلى مكتبة واحدة بقاعدة تسمية وحالة ومالك واحد لكل براند، وستقترب ساعات البحث عن الملفات من الصفر. وتقدر تجهّزها في ظهيرة واحدة لبراند واحد.
باختصار: تفشل المجلدات لما تتكاثر الملفات بين Drive وسطح المكتب والمحادثات وأدوات التصميم. اختر مصدر حقيقة واحد لكل براند، وسمِّ الملفات بنمط ثابت، وأضف لكل ملف حالة (مسودة، معتمد، موقوف)، واحذف كل ما عدا ذلك. واربطه بمكان النشر عشان الناس تستخدمه.
اكتشف ثلاث طرق تخونك بها المجلدات
ما تحتاج تدقيق كبير عشان تشوف المشكلة. اطلب من فريقك يلاقي صورة إطلاق الشهر الماضي. إذا أخذت أكثر من دقيقة، أو اثنين أرسلوا نسخاً مختلفة، فأنت أمام واحدة من هذي:
- التكرار. نفس الملف موجود في Drive وفي محادثة وفي مجلد التنزيلات، بتعديلات متقاربة لكن مختلفة.
- بلا حالة. ما فيه شيء يقول هل الملف مسودة أو نهائي أو قديم. الناس تخمّن، وأحياناً تنشر الخطأ.
- بلا مالك. ما أحد مسؤول عن حذف ما انتهى وقته، فالمجلد يكبر فقط.
كل إخفاق يستهلك وقتاً صغيراً، لكنه يتكرر مع كل بوست.
اختر مصدر حقيقة واحد لكل براند
حدّد مكاناً واحداً تعيش فيه النسخة المعتمدة من كل أصل. ممكن يكون درايف مشترك أو مكتبة مخصصة، المهم أن الفريق كله متفق عليه. وكل ما عدا ذلك نسخة عمل.
القاعدة بسيطة: إذا ما كان في مصدر الحقيقة، فهو غير معتمد. وهذي تنهي سلسلة "أي نسخة هي النهائية".
خلّها لكل براند على حدة. تجميع عدة براندات في مكان واحد هو سبب وصول شعار عميل إلى منشور عميل آخر.
سمِّ كل ملف بحيث يُوجد دون فتحه
نمط التسمية يغنيك عن البحث بالتصفح. استخدم الأجزاء الخمسة نفسها بالترتيب نفسه:
| الجزء | مثال |
|---|---|
| البراند | acme |
| الحملة أو الفكرة | spring-sale |
| النوع | carousel |
| الإصدار | v2 |
| الحالة | approved |
ملف باسم acme_spring-sale_carousel_v2_approved.png يمكن ترتيبه والبحث فيه وفهمه من زميل جديد من أول يوم. اتفقوا على النمط مرة واحدة واكتبوه في صفحة واحدة.
أضف حالة وتاريخ إيقاف
الحالات تعطي كل ملف وضعاً واضحاً:
- مسودة: قيد الإنشاء، غير مخصص للاستخدام.
- معتمد: آمن للنشر.
- موقوف: قديم، محفوظ للرجوع أو محذوف.
أضف تاريخ إيقاف لأي شيء مرتبط بعرض أو موسم. وبعدها تنظيف ربع سنوي مدته 20 دقيقة ينقل الملفات المنتهية إلى موقوف، فتبقى المجموعة المعتمدة صغيرة وموثوقة. هذا الجزء ممل، وهو نفسه ما يجعل المكتبة مفيدة بعد سنة.
انتقل في ظهيرة واحدة، وابدأ بما تستخدمه
لا تنقل كل شيء. انقل ما ستنشره خلال الستين يوماً القادمة.
- اجمع ملفات الحملة الحالية من كل مكان.
- احذف المكرر واحتفظ بآخر نسخة معتمدة.
- أعد التسمية بالنمط وأضف الحالة.
- أخبر الفريق أن المكتبة الجديدة هي المكان الوحيد للبحث، واحذف الاختصارات القديمة.
اترك الأرشيف مكانه إلى أن تحتاج شيئاً منه. وفحص الجودة في 5 دقائق خطوة جيدة تضيفها بعد ما ترتب الأصول.
اربط المكتبة بمكان النشر
أفضل مكتبة تفشل إذا كان إدخال ملف إلى منشور يحتاج خمس ضغطات. Mydrop يتصل بـGoogle Drive وCanva، فتجيء الأصول مباشرة من مكان إنشائها إلى المحرر. وكل براند في مساحة عمل خاصة به، وهذا يبقي ملفات عميل بعيدة عن عميل آخر، وأدوار التعاون تحدد من يعتمد الملف أو ينشر به.
وبالنسبة للوكالة، هذا يعني أن عضو الفريق الجديد يفتح مساحة عمل البراند ويلاقي ما يحتاجه دون سؤال. جرّبه مجاناً على app.mydropai.com/register.
اختر براند واحداً وصلّح أصوله اليوم
اختر البراند الأكثر منشورات في الأسبوعين القادمين. اكتب نمط التسمية الخماسي، وحدّد مصدر الحقيقة الواحد، وانقل الحملة الحالية إليه. ولما يطلع أول منشور بملفات من تلك المكتبة فقط، كرر العملية للبراند التالي.
Google review
Trustpilot review
Product Hunt comment
