Библиотека контента для соцсетей: наведите порядок в папках за один вечер

Файлы теряются в папках потому, что папка говорит лишь о том, где лежит файл, но не о том, что это, зачем это и утверждено ли это. Перейдите на одну библиотеку с правилом названий, статусом и одним ответственным на бренд, и время на поиски файлов упадёт почти до нуля. Настроить всё для одного бренда можно за один вечер.

Коротко: папки сдают позиции, когда файлы расползаются по Drive, рабочим столам, чатам и редакторам. Выберите один источник правды на бренд, называйте файлы по единому шаблону, ставьте каждому статус (черновик, утверждён, списан) и уберите всё остальное. Свяжите библиотеку с тем местом, где вы публикуете, чтобы люди ей пользовались.

Три способа, которыми папки вас подводят

Большой аудит не нужен, чтобы увидеть проблему. Попросите команду найти картинку к запуску за прошлый месяц. Если на это уходит больше минуты или двое присылают разные версии, значит происходит одно из трёх:

1. Дубли. Один и тот же файл лежит в Drive, в переписке и в загрузках, с чуть разными правками.
2. Нет статуса. Нигде не сказано, черновик это, финал или старая версия. Люди гадают, и иногда публикуют не то.
3. Нет ответственного. Никто не отвечает за удаление устаревшего, поэтому папка только растёт.

Каждый промах отнимает немного времени, но повторяется с каждым постом.

Выберите один источник правды на бренд

Определите одно место, где живёт утверждённая версия каждого файла. Это может быть общий диск или отдельная библиотека, главное, чтобы вся команда была заодно. Всё остальное, рабочая копия.

Правило простое: если файла нет в источнике правды, он не утверждён. Это закрывает вечную переписку «а какая версия финальная».

Держите источник отдельным для каждого бренда. Общий котёл на несколько брендов, это верный путь к тому, что логотип одного клиента окажется в посте другого.

Называйте каждый файл так, чтобы его находили не открывая

Шаблон названий заменяет перелистывание папок поиском. Используйте одни и те же пять частей в одном и том же порядке:

Часть	Пример
Бренд	acme
Кампания или тема	spring-sale
Тип	carousel
Версия	v2
Статус	approved

Файл с названием acme_spring-sale_carousel_v2_approved.png можно отсортировать, найти поиском, и новый коллега поймёт его с первого дня. Определите шаблон один раз и запишите на одной странице.

Добавьте статус и дату списания

Статусы дают каждому файлу понятное состояние:

• Черновик: в работе, не для публикации.
• Утверждён: можно публиковать.
• Списан: устарел, оставлен для справки или удалён.

Ставьте дату списания всему, что привязано к акции или сезону. Тогда ежеквартальная уборка на 20 минут переносит просроченные файлы в списанные, и утверждённый набор остаётся небольшим и надёжным. Занятие скучное, но именно оно делает библиотеку полезной и через год.

Переезжайте за один вечер, начиная с того, что используете

Не переносите всё подряд. Переносите то, что будете публиковать в ближайшие 60 дней.

1. Соберите файлы текущей кампании из всех мест.
2. Удалите дубли и оставьте последнюю утверждённую версию.
3. Переименуйте по шаблону и проставьте статус.
4. Скажите команде, что новая библиотека, единственное место для поиска, и удалите старые ярлыки.

Архив оставьте на месте, пока оттуда что-нибудь не понадобится. Наша проверка качества за 5 минут отлично дополнит процесс, когда файлы уже на месте.

Свяжите библиотеку с тем местом, где вы публикуете

Лучшая библиотека провалится, если путь файла в пост занимает пять кликов. Mydrop подключается к Google Drive и Canva, так что материалы попадают в редактор прямо оттуда, где их создают. Каждый бренд живёт в своём рабочем пространстве, и файлы одного клиента не смешиваются с файлами другого, а роли для совместной работы решают, кто может утвердить файл или опубликовать с ним пост.

Для агентства это значит, что новый сотрудник открывает рабочее пространство бренда и находит нужное без расспросов. Попробовать бесплатно можно на app.mydropai.com/register.

Выберите один бренд и наведите порядок в его файлах сегодня

Возьмите бренд с самым большим числом постов на ближайшие две недели. Запишите шаблон из пяти частей, выберите единственный источник правды и перенесите туда текущую кампанию. Когда первый пост выйдет с файлами только из этой библиотеки, повторите всё для следующего бренда.