當你找一個檔案的時間比做一個還久，就是該清媒體庫的時候了。訊號很簡單：有人搜了一下、放棄，然後直接在群組問。 走到這一步，媒體庫已經在拖慢你的活動節奏。花一小時整理，一週內就回本。
TLDR： 搜尋開始失靈、重複檔案冒出來、活動結束，就是該清的時候。把握四個原則：重複和沒授權的檔案刪掉，結束的活動封存，長青素材和已核准的品牌資產留著，搞不清楚的就問負責人。每個品牌抓 90 分鐘來做。
三個訊號，代表媒體庫正在拖慢你
大家寧願問，也不想搜。 如果第一個動作是傳訊息問「最終版 logo 在哪？」，代表媒體庫已經失去信任。
每樣東西都找到兩份。 final、final-2、final-use-this，命名大概都長這樣。每一個重複檔，都是一次發錯圖的機會。
舊活動和進行中的活動擠在一起。 上季的優惠圖就躺在這個月的素材旁邊，兩個看起來都像現在要用的。
還有第四個比較安靜的訊號：沒人敢刪任何東西。就是這種心態，讓媒體庫每週多出 30 個檔案，然後再也沒人想打開它。
四個原則：刪除、封存、保留、詢問
| 原則 | 涵蓋範圍 | 動作 |
|---|---|---|
| 刪除 | 完全重複的檔案、匯出失敗的檔案、草稿、授權過期或不明確的檔案 | 公告 7 天後永久移除 |
| 封存 | 已結束活動的素材、過季的節慶創意、舊價格資訊 | 移到封存標籤或資料夾，退出一般搜尋 |
| 保留 | 現用 logo、品牌 template、長青照片、已核准的需求 | 留在使用中的媒體庫 |
| 詢問 | 10 秒內判斷不出來的東西 | 統一丟給品牌負責人，一次批次決定 |
判斷準則：預設封存，只有明顯的垃圾才刪。 封存不花成本，而且隨時可以反悔。
每個品牌 90 分鐘的大掃除計畫
- 第 0 到 10 分鐘： 依日期和檔案大小排序。最舊和最大的檔案，通常藏著最多浪費。
- 第 10 到 40 分鐘： 清掉完全重複的檔案和匯出失敗的檔案。這階段先別管品質好不好。
- 第 40 到 70 分鐘： 封存已結束的活動。搬動之前，先標上活動名稱和年份。
- 第 70 到 85 分鐘： 整理「詢問」那一堆，用一則訊息全部丟給品牌負責人。
- 第 85 到 90 分鐘： 把三行命名規則寫在媒體庫最上方，下次清理就輕鬆多了。
刪之前先跟團隊說一聲。簡短一句「週五會清重複檔案，有需要的東西快喊」，就能避免某個人真正需要的檔案默默消失。
預防下一次大掃除
大掃除解決的是過去。下面這些習慣，能防止媒體庫再度膨脹。
- 上傳時就命名。 品牌、活動、格式、日期。沒名字的檔案，就是未來的麻煩。
- 活動結束，素材就封存。 把這步加進你的活動收尾清單。
- 每個媒體庫都要有負責人。 每個品牌由一個人決定什麼算最終版。
- 先找再建。 先搜尋。一套好的長青素材能省下不少新製作，參考如何打造長青社群媒體庫。
- 活動結束就封存。 把這步寫進活動收尾流程，才不會忘。
精簡的媒體庫，怎麼讓活動跑更快
速度的提升多半很小，但很穩定。找一個檔案從 5 分鐘變 10 秒，一天兩次，三個人一起算，一個月就省下好幾個小時。更大的收穫是發錯版本的貼文變少了，因為錯的版本沒那麼多地方可以躲。
如果素材是跨客戶共用的，可以想想是不是該獨立一個媒體庫；什麼時候該把共用素材搬到專屬媒體庫這篇有判斷訊號。
Mydrop 媒體庫在大掃除裡的角色
在 Mydrop 裡，每個品牌都有自己的媒體庫，放在各自的工作區裡，所以清一個客戶的素材，絕對不會動到另一個。你可以用名稱和標籤搜尋，把同一個素材掛到多篇貼文，還能在內容行事曆裡直接看到檔案和貼文排在一起，刪之前要確認素材還有沒有人用，一眼就知道。
至於稽核這一塊，如何稽核社群媒體庫、確保品牌一致整理了檔案數量以外的檢查重點。
下一步：趁下個活動開跑前，先清一個品牌
挑那個下個活動要開跑的品牌。空下 90 分鐘，照四個原則跑一遍，然後記下之後你找活動素材要花多久。如果一分鐘內就找到，那就每季都預約同一個時段。
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