Чистите медиатеку, когда искать файл дольше, чем делать его заново. Сигнал простой: кто-то ищет, сдаётся и спрашивает в чате. В этот момент медиатека уже тормозит ваши кампании, и час уборки окупится за неделю.
TLDR: Чистите, когда поиск перестал работать, когда появились дубликаты или когда закрылась кампания. Держите в голове четыре правила: удаляйте дубликаты и файлы без прав, отправляйте завершённые кампании в архив, оставляйте вечнозелёные и утверждённые брендовые материалы, а по всему непонятному спрашивайте владельца. Закладывайте 90 минут на бренд.
Три признака, что медиатека вас тормозит
Люди спрашивают, а не ищут. Если первым делом в чат летит «а где финальный логотип?», медиатека потеряла доверие.
Каждого файла у вас по два. Обычные имена: final, final-2 и final-use-this. Каждый дубликат, это шанс опубликовать не тот файл.
Старые кампании делят место с текущими. Картинка с прошлогодней весенней акцией лежит рядом с этой месячной, и обе выглядят актуально.
Есть и четвёртый, тихий признак: никто не решается что-то удалить. Из-за этого страха медиатека растёт на 30 файлов в неделю, а заглядывать в неё никто не хочет.
Четыре правила: удалить, в архив, оставить или спросить
| Правило | Что охватывает | Что делать |
|---|---|---|
| Удалить | Точные дубликаты, неудачные экспорты, черновики, файлы с истёкшими или неизвестными правами на использование | Убрать насовсем, предупредив за 7 дней |
| В архив | Материалы завершённых кампаний, прошлый сезонный креатив, старые прайсы | Перенести в тег или папку архива, подальше от обычного поиска |
| Оставить | Актуальные логотипы, брендовые шаблоны, вечнозелёные фото, утверждённые запросы | Остаются в рабочей медиатеке |
| Спросить | Всё, что не получается разложить за 10 секунд | Отправить владельцу бренда, решить пакетом |
Правило на глазок: архив, это вариант по умолчанию, удаление, только для явного мусора. Архив ничего не стоит, и его всегда можно отменить.
План чистки на 90 минут для одного бренда
- С 0 по 10 минуту: отсортируйте по дате и по размеру. Самые старые и самые тяжёлые файлы, вот где прячется основная свалка.
- С 10 по 40 минуту: уберите точные дубликаты и неудачные экспорты. Качество пока не оценивайте.
- С 40 по 70 минуту: отправьте завершённые кампании в архив. Перед переносом проставьте тег с названием кампании и годом.
- С 70 по 85 минуту: соберите стопку «спросить» и отправьте её владельцу бренда одним сообщением.
- С 85 по 90 минуту: напишите правило именования в три строки вверху медиатеки, чтобы следующая уборка прошла легче.
Предупредите команду перед удалением. Короткая заметка «в пятницу чищу дубликаты, кричите, если что-то нужно» спасёт тот самый единственный файл от тихого исчезновения.
Как не довести до следующей чистки
Чистка исправляет прошлое. А эти привычки не дают медиатеке снова разрастись.
- Называйте файлы при загрузке. Бренд, кампания, формат и дата. Файл без имени, это будущая проблема.
- Закрыли кампанию, отправьте кампанию в архив. Добавьте это в чек-лист по завершению кампании.
- У каждой медиатеки есть хозяин. Один человек на бренд решает, что считается финалом.
- Сначала переиспользуйте, потом создавайте. Сначала поищите. Хороший вечнозелёный набор сокращает новое производство; смотрите как собрать вечнозелёную медиатеку для соцсетей.
Что стройная медиатека даёт скорости кампаний
Прирост скорости в основном небольшой и постоянный. Найти файл за 10 секунд вместо 5 минут, дважды в день, в команде из трёх человек, и за месяц набегают часы. Но главный выигрыш, меньше постов с не той версией, потому что не той версии просто негде спрятаться.
Если материалы общие для нескольких клиентов, подумайте, не нужна ли отдельная медиатека; когда пора переносить общие материалы в отдельную медиатеку подскажет признаки.
Как медиатека Mydrop вписывается в чистку
В Mydrop у каждого бренда своя медиатека внутри его рабочего пространства, поэтому чистка для одного клиента никогда не заденет другого. Вы можете искать по названию и тегу, прикреплять один и тот же материал к нескольким постам и видеть файл рядом с постом в контент-календаре. Так легко проверить, используется ли материал, прежде чем его убирать.
Про аудит в этой работе расскажет как проверить медиатеку соцсетей на соответствие бренду: там проверки посерьёзнее подсчёта файлов.
Следующий шаг: почистите один бренд до следующей кампании
Возьмите бренд, у которого следующая кампания. Забронируйте 90 минут, прогоните четыре правила и заметьте, сколько времени уходит на поиск материалов для запуска после этого. Если меньше минуты, ставьте тот же слот каждый квартал.
Отзыв в Google
Отзыв в Trustpilot
Product Hunt comment
