Une taxonomie de médias pour plusieurs marques, ça tient à trois choses : trois niveaux de dossiers, un seul modèle de nommage de fichiers, et une règle écrite pour ce qui est partagé et ce qui appartient à une seule marque. C'est tout. Les tags, les dossiers par statut, les sous-arbres par région : c'est souvent juste une façon de repousser cette règle à plus tard. Et au final, tu trouves tes fichiers plus lentement, pas plus vite.
TLDR : Organise en Marque, puis Campagne, puis Type de fichier, et ne descends jamais plus bas. Nomme chaque fichier
marque_campagne_type_description_vNN. Garde une seule zone Partagé, avec un seul responsable, pour tout ce que deux marques utilisent. Vérifie tout ça 15 minutes par semaine.
Le plan des dossiers : trois niveaux et une zone Partagé
Mets la marque en premier, parce que c'est entre les marques que ton équipe navigue toute la journée. Les gens cherchent « le reel été de Nordic Trail », pas « tous les reels ».
Marque
Campagne (ou « evergreen »)
Type de fichier : vidéo, image, texte, kit de marque
_Partagé
Banque d'images, templates, juridique, logos partenaires
Si tu sens l'envie d'ajouter un quatrième niveau, ajoute plutôt un mot au nom du fichier. Canal, langue et format d'image tiennent tous dans le nom. Ils n'ont pas besoin d'un dossier chacun.
Le nom du fichier, c'est ton deuxième dossier
Les dossiers t'amènent à la bonne étagère. Le nom t'amène au bon fichier. Utilise un seul modèle pour toutes les marques et toutes les personnes :
| Partie | Exemple | Règle |
|---|---|---|
| Code marque | nrt |
2 à 4 lettres, validées une bonne fois pour toutes |
| Campagne | summer26 |
Saison ou lancement plus l'année |
| Type de fichier | reel, static, story |
Depuis une courte liste fixe |
| Description | beach-sunset |
2 à 4 mots, avec des tirets |
| Version | v02 |
Deux chiffres, jamais « final » |
| Format (optionnel) | 9x16 |
Seulement quand tu gardes plusieurs recadrages |
Un nom complet ressemble à nrt_summer26_reel_beach-sunset_v02_9x16.mp4. En minuscules, sans espaces, sans emoji. Les fichiers se trient pareil sur tous les ordis et toutes les plateformes.
« Final », c'est un ressenti, pas une version. Savoir si un fichier est validé, c'est un statut, et ça doit vivre dans ton étape de validation, pas dans le nom.
Partagé ou propre à la marque : la règle qui tue les doublons
La plupart des doublons naissent au même moment : quelqu'un a besoin d'une photo de banque d'images ou d'une mention légale pour la marque B, la trouve dans le dossier de la marque A, et la copie. Résultat : deux versions, et personne n'est responsable d'aucune.
La règle : si deux marques ou plus l'utilisent, ça vit dans _Partagé avec un responsable nommé. Si c'est copié, ce n'est plus l'original.
| Fichier | Où il vit | Qui peut le modifier |
|---|---|---|
| Logo, couleurs, polices | La fiche de la marque elle-même | Le responsable de la marque |
| Images sous licence utilisées par plusieurs marques | _Partagé/Banque d'images |
L'équipe marketing ops |
| Mentions légales, disclaimers, templates | _Partagé/Templates |
Le juridique ou les ops |
| Créas de campagne | Marque > Campagne | La personne qui gère cette campagne |
| Rushes et fichiers sources de design | Ton stockage maître, pas la médiathèque sociale | L'équipe créa |
Cette dernière ligne compte. La médiathèque sociale contient ce que tu vas poster. Les masters lourds, eux, restent là où tes designers travaillent déjà.
Kits de marque et galerie de médias, nommés selon les mêmes règles
Dans Mydrop, une marque regroupe son logo, ses couleurs, ses polices et sa voix au même endroit, et la galerie de médias contient les fichiers que tu attaches aux posts. Quand tu importes depuis Google Drive, les fichiers atterrissent dans le dossier de galerie que tu as ouvert. Donc ouvre d'abord le bon dossier de marque et de campagne, puis importe. Si tu gères plusieurs marques dans un même espace de travail, ça te prend une minute de discipline à chaque upload, et ça t'évite complètement la conversation « c'est quel logo, le bon, déjà ? ».
Déploie tout en un après-midi
- Choisis une marque pilote, idéalement celle qui a le plus de posts.
- Crée les trois niveaux et la zone
_Partagé. Ajoute seulement les campagnes en cours ou prévues. - Déplace les fichiers des 90 derniers jours. Laisse le reste là où il est.
- Applique le modèle de nommage aux nouveaux uploads uniquement. Renommer les archives, c'est le projet que personne ne finit jamais.
- Poste la règle sur une page dans le canal de ton équipe et épingle-la.
- Copie la structure sur la marque suivante au bout de deux semaines, une fois que le pilote est au calme.
Le check de 15 minutes chaque semaine
Une taxonomie ne plante pas le premier jour. Elle plante au troisième mois, en silence. Fais ce tour chaque vendredi :
| Vérif | Ça passe si |
|---|---|
| Entrées | Le dossier « à trier » est vide |
| Noms | Ouvre les 5 fichiers les plus récents : tous suivent le modèle |
| Doublons | Cherche des éléments de _Partagé dans les dossiers de marque : aucun |
| Retrait | Les campagnes terminées depuis 4 semaines sont rangées dans un dossier d'archives |
Si ton équipe trouve n'importe quel fichier validé en moins de 30 secondes, le système fonctionne. Sinon, le correctif, c'est presque toujours la ligne de nommage, pas un dossier de plus.
Prochaine étape : écris le modèle de nommage de ta marque la plus active sur une page, aujourd'hui, et teste-le en retrouvant un fichier dont tu as eu besoin la semaine dernière. Quand tu es prêt à gérer plusieurs marques depuis un seul endroit, commence gratuitement avec Mydrop.
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