Медиатаксономия для нескольких брендов держится на трёх вещах: три уровня папок, один шаблон имени файла и письменное правило о том, что общее, а что принадлежит одному бренду. Вот и вся система. Теги, папки по статусам и региональные ветки обычно только помогают увильнуть от этого правила, и файлы находятся медленнее, а не быстрее.
TLDR: Раскладывайте так: Бренд, затем Кампания, затем Тип материала, и глубже не лезьте. Называйте каждый файл
brand_campaign_type_description_vNN. Держите одну зону Shared с одним ответственным для всего, что нужно двум брендам. Проверяйте её 15 минут в неделю.
План папок: три уровня и одна зона Shared
Ставьте бренд на первое место, потому что именно между брендами ваша команда переключается весь день. Люди ищут «летний рилс Nordic Trail», а не «все рилсы».
Brand
Campaign (или "evergreen")
Asset type: video, image, copy, brand kit
_Shared
Stock, templates, legal, partner logos
Если очень хочется добавить четвёртый уровень, лучше добавьте слово в имя файла. Канал, язык и соотношение сторон помещаются в имени. Отдельная папка каждому не нужна.
Имя файла это вторая папка
Папки приводят вас к нужной полке. Имя приводит к нужному файлу. Используйте один шаблон для каждого бренда и каждого человека:
| Часть | Пример | Правило |
|---|---|---|
| Код бренда | nrt |
2–4 буквы, договорились один раз |
| Кампания | summer26 |
Сезон или запуск плюс год |
| Тип материала | reel, static, story |
Из короткого фиксированного списка |
| Описание | beach-sunset |
2–4 слова, через дефис |
| Версия | v02 |
Две цифры, никогда «final» |
| Формат (необязательно) | 9x16 |
Только если храните несколько кадров |
Полное имя выглядит так: nrt_summer26_reel_beach-sunset_v02_9x16.mp4. Строчные буквы, без пробелов, без эмодзи. Файлы сортируются одинаково на любом ноутбуке и на любой платформе.
«Final» это ощущение, а не версия. Утверждён файл или нет, это статус, и жить он должен на этапе утверждения, а не в имени.
Общее или только брендовое: одно правило против дублей
Большинство дублей появляется в один и тот же момент: кому-то нужна стоковая фотография или дисклеймер для бренда B, он находит их в папке бренда A и копирует. Теперь есть две версии, и ни одна никому не принадлежит.
Правило: если материал нужен двум и более брендам, он живёт в _Shared с одним назначенным ответственным. Если файл скопировали, он больше не оригинал.
| Материал | Где живёт | Кто может менять |
|---|---|---|
| Логотип, цвета, шрифты | Собственная карточка бренда | Ведущий бренда |
| Лицензионный сток для нескольких брендов | _Shared/Stock |
Маркетинг-операции |
| Юридические строки, дисклеймеры, шаблоны | _Shared/Templates |
Юристы или операции |
| Креативы кампании | Бренд > Кампания | Тот, кто ведёт кампанию |
| Исходники и рабочие файлы дизайна | Ваше основное хранилище, не соцсетевая медиатека | Креативная команда |
Последняя строка важна. В соцсетевой медиатеке лежит то, что вы опубликуете. Тяжёлые исходники держите там, где уже работают ваши дизайнеры.
Бренд-киты и медиагалерея по тем же правилам
В Mydrop бренд хранит логотип, цвета, шрифты и голос в одном месте, а медиагалерея хранит файлы, которые вы прикрепляете к постам. Когда вы импортируете из Google Drive, файлы попадают в ту папку галереи, которая открыта, поэтому сначала откройте папку нужного бренда и кампании, а потом импортируйте. Если вы ведёте несколько брендов в одном рабочем пространстве, это занимает около минуты дисциплины на загрузку и полностью снимает разговор «какой логотип сейчас актуальный».
Внедрите за один вечер
- Выберите один пилотный бренд, лучше тот, где больше всего постов.
- Создайте три уровня и зону
_Shared. Добавьте только те кампании, что идут сейчас или запланированы. - Перенесите файлы за последние 90 дней. Старое оставьте где лежит.
- Применяйте шаблон имени только к новым загрузкам. Переименовать архив это проект, который никто не доводит до конца.
- Опубликуйте правило на одну страницу в канале команды и закрепите.
- Скопируйте структуру на следующий бренд через две недели, когда пилот успокоится.
Еженедельная проверка на 15 минут
Таксономия не ломается в первый день. Она ломается на третьем месяце, тихо. Прогоняйте это каждую пятницу:
| Проверка | Условие успеха |
|---|---|
| Приём | Папка «разобрать» пуста |
| Имена | Откройте 5 самых новых файлов: все по шаблону |
| Дубли | Поищите элементы из _Shared в папках брендов: ничего не нашлось |
| Архив | Кампании, завершившиеся 4 недели назад, перенесены в папку архива |
Если команда находит любой утверждённый материал меньше чем за 30 секунд, система работает. Если нет, почти всегда чинить нужно строку с именованием, а не добавлять папку.
Следующий шаг: напишите шаблон имени для самого загруженного бренда на одну страницу прямо сегодня и проверьте его, найдя файл, который понадобился на прошлой неделе. Когда будете готовы вести несколько брендов из одного места, начните бесплатно в Mydrop.
Отзыв в Google
Отзыв в Trustpilot
Product Hunt comment
