Uma taxonomia de mídia para várias marcas precisa de três coisas: três níveis de pasta, um padrão de nome de arquivo e uma regra escrita sobre o que é compartilhado e o que pertence a uma única marca. É só isso. Tags, pastas de status e subárvores regionais costumam ser jeitos de fugir dessa regra, e deixam os arquivos mais difíceis de achar, não mais fáceis.
TLDR: Organize como Marca, depois Campanha, depois Tipo de arquivo, e não vá além disso. Nomeie cada arquivo como
marca_campanha_tipo_descricao_vNN. Mantenha uma área Compartilhado, com um responsável, para tudo que duas marcas usam. Confira por 15 minutos por semana.
O plano de pastas: três níveis e uma área Compartilhado
Coloque a marca primeiro, porque é entre marcas que seu time fica alternando o dia todo. As pessoas procuram "o reel de verão da Nordic Trail", não "todos os reels".
Marca
Campanha (ou "evergreen")
Tipo de arquivo: vídeo, imagem, texto, kit de marca
_Compartilhado
Banco de imagens, templates, jurídico, logos de parceiros
Se bater a vontade de criar um quarto nível, adicione uma palavra ao nome do arquivo. Canal, idioma e proporção cabem todos no nome. Não precisam de uma pasta cada.
O nome do arquivo é a segunda pasta
As pastas te levam à prateleira certa. O nome te leva ao arquivo certo. Use o mesmo padrão em todas as marcas e com todas as pessoas:
| Parte | Exemplo | Regra |
|---|---|---|
| Código da marca | nrt |
De 2 a 4 letras, combinado uma vez |
| Campanha | summer26 |
Estação ou lançamento mais o ano |
| Tipo de arquivo | reel, static, story |
De uma lista curta e fixa |
| Descrição | beach-sunset |
De 2 a 4 palavras, com hífens |
| Versão | v02 |
Dois dígitos, nunca "final" |
| Formato (opcional) | 9x16 |
Só quando você guarda vários recortes |
Um nome completo fica assim: nrt_summer26_reel_beach-sunset_v02_9x16.mp4. Tudo em minúsculas, sem espaços, sem emoji. Os arquivos se organizam do mesmo jeito em qualquer notebook e em qualquer plataforma.
"Final" é um sentimento, não uma versão. Se um arquivo está aprovado, isso é um status, e status fica na sua etapa de aprovação, não no nome.
Compartilhado ou só da marca: uma regra que acaba com as duplicatas
A maioria dos arquivos duplicados nasce do mesmo momento: alguém precisa de uma foto de banco de imagens ou de um aviso legal para a marca B, encontra na pasta da marca A e copia. Agora existem duas versões e ninguém é dono de nenhuma.
A regra: se duas ou mais marcas usam, o arquivo fica em _Compartilhado com um responsável definido. Se foi copiado, deixou de ser o original.
| Arquivo | Onde fica | Quem pode mudar |
|---|---|---|
| Logo, cores, fontes | O registro da própria marca | Responsável pela marca |
| Banco de imagens licenciado usado por várias marcas | _Compartilhado/Banco de imagens |
Operações de marketing |
| Textos jurídicos, avisos legais, templates | _Compartilhado/Templates |
Jurídico ou operações |
| Criativos de campanha | Marca > Campanha | Quem cuida daquela campanha |
| Gravações brutas e arquivos-fonte de design | Seu armazenamento principal, não a biblioteca social | Time de criação |
Essa última linha importa. A biblioteca social guarda o que você vai postar. Deixe os arquivos-fonte pesados onde seus designers já trabalham.
Kits de marca e galeria de mídia, nomeados pelas mesmas regras
No Mydrop, uma marca guarda logo, cores, fontes e voz em um só lugar, e a galeria de mídia guarda os arquivos que você anexa aos posts. Quando você importa do Google Drive, os arquivos caem na pasta da galeria que estiver aberta, então abra a pasta da marca e da campanha certas antes de importar. Se você gerencia várias marcas em um mesmo workspace, isso exige cerca de um minuto de disciplina por upload e evita de vez a conversa de "qual logo é o atual".
Coloque no ar em uma tarde
- Escolha uma marca piloto, de preferência a que tem mais posts.
- Crie os três níveis e a área
_Compartilhado. Adicione só as campanhas que estão no ar ou planejadas. - Mova os arquivos dos últimos 90 dias. Deixe o material mais antigo onde está.
- Aplique o padrão de nome só nos novos uploads. Renomear o acervo é um projeto que ninguém termina.
- Publique a regra de uma página no canal do time e fixe.
- Copie a estrutura para a próxima marca depois de duas semanas, quando o piloto já estiver tranquilo.
A checagem de 15 minutos por semana
Uma taxonomia não falha no primeiro dia. Ela falha no terceiro mês, sem barulho. Faça esta checagem toda sexta:
| Checagem | Condição de aprovação |
|---|---|
| Entrada | A pasta "a organizar" está vazia |
| Nomes | Abra os 5 arquivos mais novos: todos seguem o padrão |
| Duplicatas | Busque itens de _Compartilhado nas pastas de marca: nenhum encontrado |
| Arquivamento | Campanhas encerradas há 4 semanas foram movidas para uma pasta de arquivo |
Se o seu time acha qualquer arquivo aprovado em menos de 30 segundos, o sistema está funcionando. Se não, o ajuste quase sempre está na linha de nomenclatura, não em mais uma pasta.
Próximo passo: escreva o padrão de nome da sua marca mais movimentada em uma página hoje e teste achando um arquivo que você precisou na semana passada. Quando estiver pronto para gerenciar várias marcas em um só lugar, comece de graça com o Mydrop.
Avaliação do Google
Avaliação no Trustpilot
Product Hunt comment
