Taksonomi media untuk beberapa brand cuma butuh tiga hal: tiga level folder, satu pola penamaan file, dan aturan tertulis soal apa yang dipakai bersama dan apa yang khusus satu brand. Itu saja sistemnya. Tag, folder status, dan sub-folder per wilayah biasanya cuma cara menghindari aturan itu, dan malah bikin file lebih lambat ditemukan, bukan lebih cepat.
TLDR: Susun jadi Brand, lalu Campaign, lalu Jenis aset, dan jangan lebih dalam dari itu. Beri nama setiap file
brand_campaign_jenis_deskripsi_vNN. Simpan satu area Shared, dengan satu penanggung jawab, untuk apa pun yang dipakai dua brand. Cek 15 menit tiap minggu.
Rencana folder: tiga level dan satu area Shared
Taruh brand di paling atas, karena brand itulah yang berganti-ganti sepanjang hari di tim kamu. Orang mencari "reel summer Nordic Trail", bukan "semua reel".
Brand
Campaign (atau "evergreen")
Jenis aset: video, image, copy, brand kit
_Shared
Stock, template, legal, logo partner
Kalau kamu merasa perlu menambah level keempat, tambahkan saja satu kata di nama file. Channel, bahasa, dan rasio aspek semuanya muat di nama. Tidak perlu satu folder masing-masing.
Nama file adalah folder kedua
Folder mengantar kamu ke rak yang tepat. Nama file mengantar ke file yang tepat. Pakai satu pola untuk setiap brand dan setiap orang:
| Bagian | Contoh | Aturan |
|---|---|---|
| Kode brand | nrt |
2 sampai 4 huruf, disepakati sekali |
| Campaign | summer26 |
Musim atau peluncuran plus tahun |
| Jenis aset | reel, static, story |
Dari daftar pendek yang sudah tetap |
| Deskripsi | beach-sunset |
2 sampai 4 kata, pakai tanda hubung |
| Versi | v02 |
Dua digit, jangan pernah "final" |
| Format (opsional) | 9x16 |
Hanya kalau kamu simpan beberapa crop |
Nama lengkapnya jadi seperti nrt_summer26_reel_beach-sunset_v02_9x16.mp4. Huruf kecil, tanpa spasi, tanpa emoji. File tersortir dengan cara yang sama di setiap laptop dan setiap platform.
"Final" itu perasaan, bukan versi. Status approved atau belum itu urusan tahap approval, bukan urusan nama file.
Shared atau khusus brand: satu aturan yang menghentikan duplikat
Duplikat file paling sering muncul di momen yang sama: seseorang butuh foto stock atau disclaimer untuk brand B, menemukannya di folder brand A, lalu menyalinnya. Sekarang ada dua versi dan tidak ada yang bertanggung jawab atas keduanya.
Aturannya: kalau dipakai dua brand atau lebih, simpan di _Shared dengan satu penanggung jawab yang jelas. Kalau disalin, itu bukan lagi versi aslinya.
| Aset | Disimpan di mana | Siapa yang boleh mengubah |
|---|---|---|
| Logo, warna, font | Data milik brand itu sendiri | Brand lead |
| Stock berlisensi yang dipakai beberapa brand | _Shared/Stock |
Marketing ops |
| Kalimat legal, disclaimer, template | _Shared/Templates |
Legal atau ops |
| Kreatif campaign | Brand > Campaign | Siapa pun yang menjalankan campaign itu |
| Footage mentah dan file desain sumber | Storage utama kamu, bukan social library | Tim kreatif |
Baris terakhir itu penting. Social library menyimpan apa yang akan kamu posting. Simpan master file yang berat di tempat desainer kamu sudah bekerja.
Brand kit dan galeri media, dinamai dengan aturan yang sama
Di Mydrop, sebuah brand menyimpan logo, warna, font, dan voice-nya di satu tempat, sementara galeri media menyimpan file yang kamu lampirkan ke postingan. Saat kamu impor dari Google Drive, file masuk ke folder galeri yang sedang terbuka, jadi buka dulu folder brand dan campaign yang tepat, baru impor. Kalau kamu mengelola beberapa brand dalam satu workspace, ini cuma butuh sekitar satu menit kedisiplinan per upload dan menyelamatkan kamu dari obrolan "logo mana yang terbaru" sepenuhnya.
Terapkan dalam satu sore
- Pilih satu brand percontohan, idealnya yang postingannya paling banyak.
- Buat tiga level folder dan area
_Shared. Tambahkan hanya campaign yang sedang berjalan atau direncanakan. - Pindahkan file 90 hari terakhir. Biarkan materi lama di tempatnya.
- Terapkan pola penamaan hanya untuk upload baru. Mengganti nama seluruh arsip itu proyek yang tidak ada habisnya.
- Tempel aturan satu halaman di channel tim kamu dan pin.
- Salin strukturnya ke brand berikutnya setelah dua minggu, begitu brand percontohan sudah tenang.
Cek 15 menit tiap minggu
Taksonomi tidak gagal di hari pertama. Dia gagal di bulan ketiga, diam-diam. Jalankan ini setiap Jumat:
| Cek | Kondisi lolos |
|---|---|
| Intake | Folder "belum dirapikan" kosong |
| Nama | Buka 5 file terbaru: semuanya ikut pola |
| Duplikat | Cari item _Shared di folder brand: tidak ada yang ketemu |
| Arsip | Campaign yang selesai 4 minggu lalu sudah dipindah ke folder arsip |
Kalau tim kamu bisa menemukan aset apa pun yang sudah approved dalam waktu kurang dari 30 detik, sistemnya jalan. Kalau tidak, perbaikannya hampir selalu di baris penamaan, bukan di folder tambahan.
Langkah selanjutnya: tulis pola penamaan untuk brand paling sibuk kamu di satu halaman hari ini, lalu uji dengan mencari file yang kamu butuhkan minggu lalu. Kalau sudah siap menjalankan beberapa brand dari satu tempat, mulai gratis dengan Mydrop.
Ulasan Google
Ulasan Trustpilot
Product Hunt comment
