Una taxonomía de contenido para varias marcas necesita tres cosas: tres niveles de carpetas, un patrón de nombres y una regla escrita sobre qué se comparte y qué es de una sola marca. Ese es todo el sistema. Las etiquetas, las carpetas por estado y las ramas por región suelen ser formas de esquivar esa regla, y hacen que encontrar archivos cueste más, no menos.
TLDR: Organiza por marca, luego por campaña y luego por tipo de archivo, y no bajes más. Nombra cada archivo
marca_campaña_tipo_descripción_vNN. Mantén una sola zona Compartido, con un único responsable, para todo lo que usen dos marcas. Revísalo 15 minutos a la semana.
El plan de carpetas: tres niveles y una zona Compartido
Pon la marca primero, porque las marcas son lo que tu equipo va cambiando todo el día. La gente busca "el reel de verano de Nordic Trail", no "todos los reels".
Marca
Campaña (o "evergreen")
Tipo de archivo: vídeo, imagen, copy, kit de marca
_Compartido
Stock, plantillas, legal, logos de partners
Si te entran ganas de añadir un cuarto nivel, añade una palabra al nombre del archivo. Canal, idioma y formato caben en el nombre. No necesitan una carpeta cada uno.
El nombre del archivo es la segunda carpeta
Las carpetas te llevan al estante correcto. El nombre te lleva al archivo correcto. Usa un solo patrón para cada marca y cada persona:
| Parte | Ejemplo | Regla |
|---|---|---|
| Código de marca | nrt |
De 2 a 4 letras, acordadas una vez |
| Campaña | summer26 |
Temporada o lanzamiento más año |
| Tipo de archivo | reel, static, story |
De una lista corta y fija |
| Descripción | beach-sunset |
De 2 a 4 palabras, con guiones |
| Versión | v02 |
Dos dígitos, nunca "final" |
| Formato (opcional) | 9x16 |
Solo si guardas varios recortes |
Un nombre completo queda así: nrt_summer26_reel_beach-sunset_v02_9x16.mp4. En minúsculas, sin espacios y sin emojis. Los archivos se ordenan igual en cualquier portátil y en cualquier plataforma.
"Final" es una sensación, no una versión. Que un archivo esté aprobado es un estado, y eso debe vivir en tu paso de aprobación, no en el nombre.
Compartido o solo de marca: una regla que frena los duplicados
La mayoría de los archivos duplicados nacen del mismo momento: alguien necesita una foto de stock o un aviso legal para la marca B, lo encuentra en la carpeta de la marca A y lo copia. Ahora hay dos versiones y ninguna tiene dueño.
La regla: si lo usan dos o más marcas, vive en _Compartido con un responsable con nombre y apellidos. Si se copia, ya no es el original.
| Archivo | Dónde vive | Quién puede cambiarlo |
|---|---|---|
| Logo, colores, tipografías | El registro propio de la marca | Responsable de la marca |
| Stock con licencia que usan varias marcas | _Compartido/Stock |
Operaciones de marketing |
| Líneas legales, avisos, plantillas | _Compartido/Plantillas |
Legal u operaciones |
| Creatividades de campaña | Marca > Campaña | Quien lleve esa campaña |
| Metraje en bruto y archivos fuente de diseño | Tu almacenamiento maestro, no la biblioteca social | Equipo creativo |
Esa última fila importa. La biblioteca social guarda lo que vas a publicar. Los maestros pesados déjalos donde ya trabajan tus diseñadores.
Kits de marca y galería de contenido, con las mismas reglas de nombres
En Mydrop, una marca reúne su logo, colores, tipografías y voz en un solo sitio, y la galería de contenido guarda los archivos que adjuntas a las publicaciones. Cuando importas desde Google Drive, los archivos caen en la carpeta de la galería que tengas abierta, así que abre primero la carpeta de la marca y la campaña correctas, y luego importa. Si gestionas varias marcas en un mismo espacio de trabajo, esto te cuesta un minuto de disciplina por subida y te ahorra del todo la conversación de "qué logo es el bueno".
Implántalo en una tarde
- Elige una marca piloto, mejor la que tenga más publicaciones.
- Crea los tres niveles y la zona
_Compartido. Añade solo las campañas activas o planificadas. - Mueve los archivos de los últimos 90 días. El material más antiguo déjalo donde está.
- Aplica el patrón de nombres solo a las subidas nuevas. Renombrar el archivo histórico es un proyecto que nadie termina.
- Publica la regla de una página en el canal de tu equipo y fíjala.
- Copia la estructura a la siguiente marca a las dos semanas, cuando el piloto ya esté tranquilo.
La revisión semanal de 15 minutos
Una taxonomía no falla el primer día. Falla al tercer mes, sin hacer ruido. Pasa esta lista cada viernes:
| Comprobación | Se cumple si |
|---|---|
| Entrada | La carpeta "por ordenar" está vacía |
| Nombres | Abre los 5 archivos más nuevos: todos siguen el patrón |
| Duplicados | Busca elementos de _Compartido en carpetas de marca: no aparece ninguno |
| Retirada | Las campañas terminadas hace 4 semanas están en una carpeta de archivo |
Si tu equipo encuentra cualquier archivo aprobado en menos de 30 segundos, el sistema funciona. Si no, casi siempre el arreglo está en la línea de nombres, no en otra carpeta.
Siguiente paso: escribe hoy en una página el patrón de nombres de tu marca más activa y pruébalo buscando un archivo que necesitaste la semana pasada. Cuando quieras llevar varias marcas desde un solo sitio, empieza gratis con Mydrop.
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