Quand un rapport client n'arrive pas, vérifie les données avant de vérifier l'envoi. Un rapport n'est jamais plus frais que la dernière synchro réussie. Et une synchro qui plante pendant la nuit peut te laisser un rapport manquant, périmé ou à moitié vide. Lequel des trois, ça dépend de l'outil. Donc découvre ce que fait le tien avant qu'un client ne le fasse.
TLDR : Fais sept vérifs dans cet ordre : connexion à la plateforme, heure de la dernière synchro, période, destinataires, programmation et fuseau horaire, contenu du rapport, et taille du fichier ou accès au lien. Ensuite, envoie une copie manuelle le jour même avec deux lignes de contexte, et règle la cause avant le prochain envoi programmé.
Les sept vérifs, dans l'ordre où ça plante d'habitude
| # | Vérif | Ce que tu cherches |
|---|---|---|
| 1 | Connexion à la plateforme | Un profil affiché comme déconnecté ou à réautoriser |
| 2 | Dernière synchro | Un horodatage vieux de plus d'un jour, ou un profil sans données récentes |
| 3 | Période | Un rapport réglé sur « le mois dernier » envoyé le 1er, avant que les chiffres définitifs tombent |
| 4 | Destinataires | Une faute de frappe, une vieille adresse, ou un filtre mail du client qui le retient |
| 5 | Programmation et fuseau horaire | Une heure d'envoi calée avant la synchro, ou dans un autre fuseau que prévu |
| 6 | Contenu du rapport | Un profil supprimé ou une section vide qui a bloqué la génération |
| 7 | Taille du fichier ou lien | Un gros PDF rejeté par la boîte du client, ou un lien de partage avec le mauvais accès |
Commence à la ligne 1. Dans les données de publication de Mydrop, la panne la plus fréquente, c'était une connexion à la plateforme expirée. Et d'après notre expérience, la même cause se cache derrière la plupart des rapports bâtis sur des chiffres périmés.
Pourquoi les données lâchent avant l'email
Les plateformes font expirer les tokens d'accès, demandent une réautorisation après un changement de mot de passe, et révisent parfois les chiffres un jour ou deux après la publication. Un rapport envoyé à 6 h le 1er du mois peut donc récupérer des totaux vieux d'un jour et paraître faux, sans que personne ne voie d'erreur.
Deux réflexes évitent ça. Programme les rapports le 2 ou le 3 du mois, pas le 1er. Et ajoute-toi comme destinataire pour voir chaque rapport en même temps que le client.
Regarde aussi du côté de la boîte mail
Si les données sont bonnes et que le rapport n'est toujours pas là, regarde le destinataire :
- Demande au client de fouiller les spams et les dossiers de quarantaine, et d'autoriser l'adresse d'envoi.
- Confirme l'adresse avec un petit email tout simple. Une faute de frappe ici, et les rapports partent dans le vide.
- Les gros PDF bourrés de graphiques peuvent dépasser la limite d'une boîte mail. Envoie un lien de partage plutôt qu'une pièce jointe.
- Si le client utilise un scanner de liens d'entreprise, un lien partagé peut être bloqué une fois puis passer la deuxième.
Le plan B du jour même
N'attends pas le prochain cycle. Exporte le rapport en PDF ou ouvre toi-même son lien de partage, et envoie-le par email avec un message du genre :
« Salut Sam, voici le rapport de juin. L'envoi automatique n'est pas parti, donc je te l'ai envoyé à la main. L'essentiel : portée en hausse de 14 %, trois leads venus des liens tagués. On en parle jeudi si tu veux. »
Deux lignes de contexte, pas de paragraphe d'excuses. Le client se fiche de la tuyauterie, ce qui l'intéresse, ce sont les chiffres.
Une routine d'avant-envoi en cinq minutes
Fais ça la veille de chaque envoi programmé :
- Ouvre chaque profil connecté et vérifie qu'aucun n'est signalé.
- Regarde l'heure de la dernière synchro sur chacun.
- Survole le rapport pour repérer les sections vides ou les zéros qui semblent faux.
- Vérifie que la liste des destinataires correspond à l'équipe actuelle du client.
Cinq minutes avant un envoi valent mieux qu'une heure d'excuses après.
Et si le rapport est faux plutôt qu'en retard ?
Un rapport qui arrive avec des chiffres bizarres, c'est pire qu'un rapport qui n'arrive pas. Si la portée ou les abonnés chutent d'un coup à zéro, pars du principe que c'est une synchro qui a planté, pas un vrai effondrement. Compare avec les stats natives de la plateforme pour un profil, et garde le rapport jusqu'à ce que les deux concordent. Envoyer un rapport faux puis le corriger coûte plus de confiance qu'un jour de retard.
Règle le problème pour de bon
Une fois la cause trouvée, note-la dans les notes de l'espace de travail du client. Les rapports programmés de Mydrop gèrent l'envoi récurrent et les liens de partage, et un portail client sans connexion donne aux clients un endroit où ouvrir le dernier rapport même si un email se perd. Si les chiffres semblent encore faux après une nouvelle synchro, jette un œil à notre checklist sur les données stats qui bloquent.
Prochaine étape : ouvre ton prochain rapport programmé aujourd'hui, vérifie que tous les profils sont connectés, et ajoute ta propre adresse comme destinataire.
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