Cuando un informe para un cliente no llega, mira los datos antes de mirar el envío. Un informe es tan reciente como la última sincronización que salió bien, y una sincronización que falla por la noche te puede dejar un informe perdido, desactualizado o a medias. Cuál de los tres te toca depende de la herramienta, así que averigua qué hace la tuya antes de que lo haga el cliente.
TLDR: Haz siete comprobaciones en este orden: conexión con la plataforma, hora de la última sincronización, rango de fechas, destinatarios, programación y zona horaria, contenido del informe y tamaño del archivo o acceso al enlace. Después manda una copia manual ese mismo día con dos líneas de contexto y arregla la causa antes del siguiente envío programado.
Las siete comprobaciones, en el orden en que suelen fallar
| # | Comprobación | Qué tienes que buscar |
|---|---|---|
| 1 | Conexión con la plataforma | Cualquier perfil que aparezca desconectado o que pida volver a autorizar |
| 2 | Hora de la última sincronización | Una marca de tiempo de hace más de un día, o un perfil sin datos recientes |
| 3 | Rango de fechas | Un informe puesto en "el mes pasado" y enviado el día 1, antes de que lleguen las cifras definitivas |
| 4 | Destinatarios | Erratas, una dirección antigua o un filtro de correo del cliente que lo retiene |
| 5 | Programación y zona horaria | Una hora de envío anterior a la sincronización, o en otra zona de la que dabas por hecho |
| 6 | Contenido del informe | Un perfil eliminado o una sección vacía que ha frenado la creación |
| 7 | Tamaño del archivo o enlace | Un PDF grande que rebota en el buzón del cliente, o un enlace para compartir con el acceso mal configurado |
Empieza por la fila 1. En los datos de publicación de Mydrop, el fallo grave más habitual era una conexión caducada con la plataforma y, por nuestra experiencia, la misma causa está detrás de la mayoría de informes montados sobre cifras desactualizadas.
Por qué fallan los datos antes que el email
Las plataformas caducan los tokens de acceso, piden volver a autorizar tras un cambio de contraseña y a veces revisan las cifras uno o dos días después de publicar. Un informe enviado a las 06:00 del día 1 puede tirar de totales de hace un día y parecer mal sin que nadie vea un error.
Dos costumbres lo evitan. Programa los informes para el día 2 o el 3 del mes, no para el 1. Y añádete como destinatario para ver cada informe a la vez que el cliente.
Revisa también el lado del inbox
Si los datos están bien y el informe sigue sin aparecer, mira al destinatario:
- Pide al cliente que busque en spam y en cualquier carpeta de cuarentena, y que permita la dirección de envío.
- Confirma la dirección con un email corto y normal. Una errata aquí manda informes al vacío.
- Los PDF grandes con muchos gráficos pueden pasarse del límite de un buzón. Manda un enlace para compartir en vez de un adjunto.
- Si el cliente usa un escáner de enlaces corporativo, puede que un enlace compartido se bloquee la primera vez y funcione la segunda.
El plan B para hoy mismo
No esperes al siguiente ciclo. Exporta el informe en PDF o abre tú mismo el enlace para compartirlo y mándalo por email con un mensaje así:
"Hola Sam, aquí tienes el informe de junio. El envío automático no ha salido, así que te lo mando a mano. Lo importante: el alcance sube un 14% y hay tres leads de enlaces etiquetados. Si quieres, el jueves lo repasamos juntos."
Dos líneas de contexto, sin párrafos de disculpa. Al cliente le importan las cifras, no la fontanería.
Una rutina de cinco minutos antes de enviar
Haz esto el día antes de cada envío programado:
- Abre todos los perfiles conectados y confirma que ninguno está marcado.
- Revisa la hora de la última sincronización de cada uno.
- Echa un vistazo al informe en busca de secciones vacías o ceros que no cuadren.
- Confirma que la lista de destinatarios coincide con el equipo actual del cliente.
Cinco minutos antes de un envío valen más que una hora de disculpas después.
Qué hacer si el informe está mal en vez de llegar tarde
Un informe que llega con cifras raras es peor que uno que no llega. Si el alcance o los seguidores caen de golpe a cero, da por hecho que ha fallado una sincronización, no que haya pasado algo de verdad. Compara con las estadísticas nativas de la plataforma en un perfil y retén el informe hasta que las dos cifras coincidan. Mandar un informe mal y corregirlo cuesta más confianza que un día de retraso.
Arréglalo de una vez por todas
Cuando encuentres la causa, apúntala en las notas del espacio de trabajo del cliente. Los informes programados de Mydrop admiten envíos recurrentes y enlaces para compartir, y un portal para clientes sin registro les da un sitio donde abrir el último informe aunque un email se pierda. Si las cifras siguen raras después de volver a sincronizar, lee nuestra lista para analíticas que se atascan.
Siguiente paso: abre hoy tu próximo informe programado, confirma que todos los perfiles están conectados y añade tu propia dirección como destinatario.
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