Quando um relatório do cliente não chega, confira os dados antes de conferir a entrega. Um relatório só é tão atual quanto a última sincronização bem-sucedida, e uma sincronização que falha durante a noite pode deixar você com um relatório ausente, desatualizado ou pela metade. Qual dos três você recebe depende da ferramenta, então descubra o que a sua faz antes que o cliente descubra.
TLDR: Faça sete verificações nesta ordem: conexão com a plataforma, horário da última sincronização, intervalo de datas, destinatários, agendamento e fuso horário, conteúdo do relatório e tamanho do arquivo ou acesso ao link. Depois, envie uma cópia manual no mesmo dia com duas linhas de contexto e resolva a causa antes do próximo envio agendado.
As sete verificações, na ordem em que costumam falhar
| # | Verificação | O que você procura |
|---|---|---|
| 1 | Conexão com a plataforma | Qualquer perfil aparecendo como desconectado ou pedindo nova autorização |
| 2 | Horário da última sincronização | Um registro mais antigo que um dia, ou um perfil sem dados recentes |
| 3 | Intervalo de datas | Um relatório definido como "mês passado" enviado no dia 1º, antes dos números finais fecharem |
| 4 | Destinatários | Erros de digitação, um endereço antigo ou um filtro de email do cliente segurando a mensagem |
| 5 | Agendamento e fuso horário | Um horário de envio que caiu antes da sincronização, ou em um fuso diferente do que você imaginava |
| 6 | Conteúdo do relatório | Um perfil removido ou uma seção vazia que travou a geração |
| 7 | Tamanho do arquivo ou link | Um PDF grande barrado pela caixa de email do cliente, ou um link de compartilhamento com acesso errado |
Comece pela linha 1. Nos dados de publicação do Mydrop, a falha mais comum era uma conexão expirada com a plataforma e, pela nossa experiência, a mesma causa está por trás da maioria dos relatórios montados com números desatualizados.
Por que os dados falham antes do email
As plataformas expiram tokens de acesso, pedem nova autorização depois de uma troca de senha e às vezes revisam números um ou dois dias após a publicação. Um relatório enviado às 06:00 do dia 1º do mês pode puxar totais de um dia antes e parecer errado sem que ninguém veja um erro.
Dois hábitos evitam isso. Agende os relatórios para o dia 2 ou 3 do mês, não para o dia 1º. E inclua você mesmo como destinatário para ver cada relatório na mesma hora que o cliente.
Confira o lado da caixa de entrada também
Se os dados estão certos e o relatório ainda não está lá, olhe para o destinatário:
- Peça ao cliente para procurar no spam e em qualquer pasta de quarentena, e para liberar o endereço de envio.
- Confirme o endereço com um email curto e simples. Um erro de digitação aqui manda relatórios para o limbo.
- PDFs grandes com muitos gráficos podem passar do limite da caixa de email. Envie um link de compartilhamento em vez de anexo.
- Se o cliente usa um verificador de links corporativo, um link compartilhado pode ser bloqueado uma vez e funcionar na segunda.
O plano B para hoje mesmo
Não espere o próximo ciclo. Exporte o relatório como PDF ou abra o link de compartilhamento você mesmo e envie por email com uma mensagem assim:
"Oi, Sam, aqui está o relatório de junho. O envio automático não saiu, então mandei manualmente. Destaque: alcance 14% maior, três leads vindos de links com tag. Falo com você sobre isso na quinta, se quiser."
Duas linhas de contexto, nenhum parágrafo de desculpas. O cliente se importa com os números, não com a engrenagem.
Uma rotina pré-envio que leva cinco minutos
Faça isto no dia anterior a cada envio agendado:
- Abra cada perfil conectado e confirme que nenhum está sinalizado.
- Confira o horário da última sincronização de cada um.
- Passe os olhos no relatório em busca de seções vazias ou zeros que pareçam errados.
- Confirme se a lista de destinatários bate com o time atual do cliente.
Cinco minutos antes de um envio valem mais do que uma hora de desculpas depois.
O que fazer com um relatório errado, não atrasado
Um relatório que chega com números estranhos é pior do que um que não chega. Se alcance ou seguidores caírem de repente para zero, considere uma falha de sincronização, não um colapso real. Compare com o insight nativo da plataforma para um perfil e segure o relatório até os dois baterem. Enviar um relatório errado e depois corrigir custa mais confiança do que um atraso de um dia.
Resolva de vez
Depois de encontrar a causa, anote nas observações do workspace do cliente. Os relatórios agendados do Mydrop permitem envio recorrente e links de compartilhamento, e um portal do cliente sem login dá ao cliente um lugar para abrir o relatório mais recente mesmo se um email se perder. Se os números ainda parecerem errados depois de uma nova sincronização, leia nosso checklist para dados de analytics que travam.
Próximo passo: abra seu próximo relatório agendado hoje, confirme que todos os perfis estão conectados e adicione seu próprio endereço como destinatário.
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