クライアントレポートが届かないときは、配信より先にデータを確認しましょう。 レポートの鮮度は、最後に同期が成功した時点までです。夜間に同期が失敗すると、レポートが欠けていたり、古いままだったり、半分空だったりすることがあります。この3つのどれになるかはツール次第なので、クライアントに気づかれる前に、皆さんのツールがどう動くかを把握しておきましょう。
TLDR: 次の7つを順番にチェックします。プラットフォーム接続、最終同期時刻、日付範囲、宛先、スケジュールとタイムゾーン、レポート内容、ファイルサイズまたはリンクのアクセス権です。そのうえで当日中に2行の補足を添えて手動でコピーを送り、次の予定送信までに原因を直しましょう。
よくつまずく順番で見る、7つのチェック
| # | チェック項目 | 確認するポイント |
|---|---|---|
| 1 | プラットフォーム接続 | 切断中、または再認証が必要と表示されているプロフィールがないか |
| 2 | 最終同期時刻 | 1日以上前のタイムスタンプになっていないか、最近データがないプロフィールがないか |
| 3 | 日付範囲 | 「先月」の設定で1日に送信され、確定前の数字を拾っていないか |
| 4 | 宛先 | 入力ミス、古いアドレス、クライアントのメールフィルターで止まっていないか |
| 5 | スケジュールとタイムゾーン | 送信時刻が同期より前になっていないか、想定と違うタイムゾーンになっていないか |
| 6 | レポート内容 | 削除されたプロフィールや空のセクションで生成が止まっていないか |
| 7 | ファイルサイズまたはリンク | 大きなPDFがクライアントのメールボックスで弾かれていないか、共有リンクのアクセス権が正しいか |
まずは1行目から。Mydropの投稿データでは、最も多い明確な失敗がプラットフォーム接続の期限切れでした。経験上、古い数字で作られたレポートの多くも、背後には同じ原因があります。
メールより先にデータが失敗する理由
プラットフォームはアクセストークンを失効させ、パスワード変更後に再認証を求め、投稿から1〜2日後に数字を修正することもあります。毎月1日の06:00に送るレポートは、1日前の合計値を拾ってしまい、エラーも出ないまま数字がおかしく見えることがあるんです。
これを防ぐ習慣は2つ。レポートのスケジュールは1日ではなく、2日か3日に設定する。 そして自分も宛先に加えておく。そうすれば、クライアントと同じタイミングで毎回レポートを確認できます。
受信側もチェックしましょう
データが問題なく、それでもレポートが見当たらないときは、宛先を確認します。
- クライアントに迷惑メールフォルダや隔離フォルダを検索してもらい、送信元アドレスを許可してもらいましょう。
- 短いシンプルなメールでアドレスを確認しましょう。ここでの入力ミスは、レポートを虚空へ送ってしまいます。
- グラフが多い大きなPDFは、メールボックスの上限を超えることがあります。添付ではなく共有リンクを送りましょう。
- クライアントが社内のリンクスキャナーを使っている場合、共有リンクが一度ブロックされ、2回目で開けることもあります。
当日中の代替対応
次のサイクルを待ってはいけません。レポートをPDFで書き出すか共有リンクを自分で開き、こんなメッセージを添えてメールしましょう。
「Samさん、6月のレポートです。自動送信がうまくいかなかったため、手動でお送りします。ハイライトはリーチが14%増、タグ付きリンク経由のリードが3件です。木曜に一緒に確認しましょう。」
補足は2行、長いお詫びは不要です。クライアントが知りたいのは数字であって、裏側の仕組みではありません。
5分でできる送信前ルーティン
予定送信の前日に、これをやっておきましょう。
- 接続中のプロフィールをすべて開き、フラグが立っていないか確認する。
- それぞれの最終同期時刻をチェックする。
- レポートに空のセクションや、おかしなゼロがないかざっと目を通す。
- 宛先リストがクライアントの現在のチームと一致しているか確認する。
送信前の5分は、送信後に1時間謝るよりずっと価値があります。
遅れではなく、内容が違うレポートへの対処
おかしな数字で届くレポートは、届かないレポートより厄介です。リーチやフォロワーが突然ゼロになっていたら、本当の急減ではなく同期の失敗を疑いましょう。1つのプロフィールでプラットフォーム純正のインサイトと比べ、両者が一致するまでレポートは保留します。間違ったレポートを送って後から訂正するほうが、1日の遅れより信頼を損ないます。
根本から直しましょう
原因が見つかったら、クライアントのワークスペースのメモに書き残しておきましょう。Mydropのスケジュールレポートは定期的な配信と共有リンクに対応しています。さらにログイン不要のクライアントポータルがあれば、メールが届かなくてもクライアントが最新レポートを開ける場所を用意できます。再同期しても数字がおかしいときは、アナリティクスデータが止まるときのチェックリストをご覧ください。
次のステップ: 今日、次に予定しているレポートを開いて、すべてのプロフィールが接続されていることを確認し、自分のアドレスも宛先に加えておきましょう。
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