כשדו"ח ללקוח לא מגיע, תבדוק את הנתונים לפני שאתה בודק את המשלוח. דו"ח טרי רק כמו הסנכרון המוצלח האחרון, וסנכרון שנכשל במהלך הלילה יכול להשאיר אותך עם דו"ח חסר, מיושן או חצי ריק. מה מבין השלושה תקבל תלוי בכלי, אז תברר מה שלך עושה לפני שהלקוח מגלה.
בקצרה: תעבור על שבע בדיקות בסדר הזה: חיבור לפלטפורמה, מועד הסנכרון האחרון, טווח תאריכים, נמענים, תזמון ואזור זמן, תוכן הדו"ח, וגודל הקובץ או גישה לקישור. אחר כך תשלח עותק ידני באותו יום עם שתי שורות הקשר, ותתקן את הסיבה לפני השליחה המתוזמנת הבאה.
שבע הבדיקות, לפי הסדר שבו הן בדרך כלל נכשלות
| # | בדיקה | מה לחפש |
|---|---|---|
| 1 | חיבור לפלטפורמה | פרופיל שמסומן כמנותק או שדורש אימות מחדש |
| 2 | מועד הסנכרון האחרון | חותמת זמן מלפני יותר מיום, או פרופיל בלי נתונים עדכניים |
| 3 | טווח תאריכים | דו"ח שמוגדר ל"חודש שעבר" ונשלח בראשון לחודש, לפני שהמספרים הסופיים נכנסו |
| 4 | נמענים | שגיאות כתיב, כתובת ישנה, או פילטר מייל של הלקוח שמחזיק את ההודעה |
| 5 | תזמון ואזור זמן | שעת שליחה שנפלה לפני הסנכרון, או באזור זמן אחר ממה שהנחת |
| 6 | תוכן הדו"ח | פרופיל שהוסר או סעיף ריק שעצרו את יצירת הדו"ח |
| 7 | גודל הקובץ או הקישור | PDF גדול שנחסם על ידי תיבת המייל של הלקוח, או קישור שיתוף עם הרשאת גישה שגויה |
תתחיל משורה 1. בנתוני הפרסום של Mydrop הכשל הקשה השכיח ביותר היה חיבור שפג תוקפו לפלטפורמה, ולפי הניסיון שלנו אותה סיבה עומדת מאחורי רוב הדו"חות שמבוססים על מספרים מיושנים.
למה הנתונים נכשלים לפני שהמייל נכשל
פלטפורמות מפקיעות טוקנים של גישה, דורשות אימות מחדש אחרי שינוי סיסמה, ולפעמים מעדכנות מספרים יום או יומיים אחרי הפרסום. דו"ח שנשלח בשש בבוקר בראשון לחודש יכול לשלוף סיכומים בני יום ולצאת שגוי בלי שאף אחד יראה שגיאה.
שני הרגלים מונעים את זה. תזמן דו"חות ל-2 או ל-3 בחודש, לא ל-1. ותוסיף את עצמך כנמען כדי שתראה כל דו"ח בדיוק כשהלקוח רואה אותו.
תבדוק גם את צד תיבת הדואר
אם הנתונים תקינים והדו"ח עדיין לא שם, תסתכל על הנמען:
- תבקש מהלקוח לחפש בספאם ובכל תיקיית הסגר, ולאשר את כתובת השולח.
- תוודא את הכתובת במייל קצר ופשוט. שגיאת כתיב כאן שולחת דו"חות לאיבוד.
- קובצי PDF גדולים עם הרבה גרפים יכולים לחרוג ממגבלת תיבת דואר. עדיף לשלוח קישור שיתוף במקום קובץ מצורף.
- אם הלקוח משתמש בסורק קישורים ארגוני, ייתכן שקישור משותף ייחסם בפעם הראשונה ויעבוד בשנייה.
הפתרון החלופי לאותו יום
אל תחכה למחזור הבא. תייצא את הדו"ח כ-PDF או תפתח בעצמך את קישור השיתוף ותשלח אותו במייל עם הודעה כמו:
"היי סם, מצורף הדו"ח של יוני. השליחה האוטומטית לא יצאה, אז שלחתי אותו ידנית. השורה התחתונה: חשיפה עלתה ב-14%, שלושה לידים מקישורים מתויגים. אשמח לעבור על זה יחד ביום חמישי."
שתי שורות הקשר, בלי פסקת התנצלות. ללקוח אכפת מהמספרים, לא מהצנרת.
שגרה של חמש דקות לפני שליחה
תעבור על זה ביום שלפני כל שליחה מתוזמנת:
- תפתח כל פרופיל מחובר ותוודא שאף אחד לא מסומן בתקלה.
- תבדוק את מועד הסנכרון האחרון בכל אחד מהם.
- תעבור בחטף על הדו"ח ותחפש סעיפים ריקים או אפסים שנראים שגויים.
- תוודא שרשימת הנמענים תואמת את הצוות הנוכחי של הלקוח.
חמש דקות לפני שליחה שוות יותר משעה של התנצלויות אחריה.
מה עושים עם דו"ח שגוי ולא מאחר
דו"ח שמגיע עם מספרים מוזרים גרוע מדו"ח שלא מגיע בכלל. אם חשיפה או עוקבים מראים צניחה פתאומית לאפס, תניח שזה כשל סנכרון ולא קריסה אמיתית. תשווה מול התובנות המקוריות של הפלטפורמה עבור פרופיל אחד, ותחזיק את הדו"ח עד ששניהם יתאימו. שליחת דו"ח שגוי ותיקונו עולים ביותר אמון מאשר עיכוב של יום.
תתקן את זה לתמיד
ברגע שמצאת את הסיבה, תרשום אותה בהערות סביבת העבודה של הלקוח. הדו"חות המתוזמנים של Mydrop תומכים במשלוח חוזר ובקישורי שיתוף, ופורטל לקוחות בלי התחברות נותן ללקוחות מקום לפתוח את הדו"ח העדכני גם אם מייל הולך לאיבוד. אם המספרים עדיין נראים שגויים אחרי סנכרון מחדש, תקרא את הצ'קליסט שלנו לנתוני אנליטיקס שנתקעים.
הצעד הבא: תפתח היום את הדו"ח המתוזמן הבא שלך, תוודא שכל הפרופילים מחוברים, ותוסיף את הכתובת שלך כנמען.
ביקורת גוגל
ביקורת Trustpilot
Product Hunt comment
