TLDR： 你不用讀完每一則訊息才抓得到潛在客戶。寫六條規則（購買字、預約字、客服字、誇獎、垃圾訊息、其他），把每種符合的訊息分到標籤或負責人，然後先讀「購買」那一桶。多數團隊一個下午就能設好，兩週內調順。
潛在客戶會在社群收件匣裡消失，問題出在順序，不是你不夠努力。所有訊息都擠在同一條訊息流裡，一個問「20 件多少錢？」的人，就夾在愛心 emoji 和垃圾連結中間。
自動化能把順序理順。規則會讀每一則訊息、放進對應的桶子，你的團隊再照正確的順序打開這些桶子。該由人做的部分你還是照做，只是不用再自己分類。
六條規則，涵蓋小團隊大部分的收件匣
先從這幾條開始。每一條都是一份字詞清單加一個動作，六條全部寫完不用一小時。
| 規則 | 比對字詞 | 動作 |
|---|---|---|
| 購買 | 價格、多少錢、報價、折扣、有貨嗎 | 標籤「潛在客戶」，指派給業務負責人 |
| 預約 | 預約、有空嗎、訂位、保留、時段 | 標籤「潛在客戶」，指派給管行事曆的人 |
| 客服 | 壞掉、退款、延遲、寄錯、不能用 | 標籤「客服」，指派給客服 |
| 誇獎 | 喜歡、謝謝、太讚了、只有標註 emoji | 標籤「誇獎」，每週批次回覆 |
| 垃圾訊息 | 已知的垃圾話術、重複連結 | 隱藏，不回覆 |
| 其他 | 都沒比對到 | 標籤「待確認」，每天看一次 |
看看這張表做了什麼。只有兩列是急件，而且兩列都是潛在客戶。其他都可以等每天或每週處理一次。
用你自己的訊息寫字詞清單
別直接抄一份通用清單。打開你最近收到的 50 則訊息和留言，把真實客戶想買東西時用的字詞圈起來。
花店會看到「週六能送嗎？」教練服務會看到「還有名額嗎？」這些話就該放進你的規則裡。第一週就加進去，你的命中率會明顯跳升。
兩個小習慣，讓清單一直保持準確：
- 第一次有潛在客戶漏掉，就把那個字加進去。 漏一次就是一次免費的學習。
- 第一次有字詞誤觸三次，就把它拿掉。 「成本」會比對到「代價多大」這類抱怨，記得多檢查。
讓觸發字先送出第一則回覆
遇到簡單的問題，最快的回覆就是馬上回。在 Mydrop，觸發字自動化 可以用你事先寫好的回覆，去回答含有指定字詞的留言，例如一個連結或一句簡答；而 社群收件匣 會把整段對話留在同一個地方，方便團隊接手。
第一則回覆記得口氣要像人、要短。「謝謝你問，馬上把細節傳給你」這樣就夠了。重點是讓對方知道你看到了，同時你再去準備真正的答案。
千萬別讓規則自己回覆「客服」那一桶，或任何提到退錢的訊息。那些需要一個能拍板的人來處理。
訂好閱讀順序和時間表
規則要真的有用，前提是這些桶子照順序打開。挑一個簡單的時間表，寫在團隊看得到的地方。
- 潛在客戶： 最先打開，每個能顧到的上班時段都看。最慢當天要回。
- 客服： 第二個打開，當天處理。
- 待確認： 每天一次，十分鐘，撿規則漏掉的訊息。
- 誇獎： 每週一次，批次回覆或按個愛心。
如果你同時經營好幾個品牌，讓每個品牌有自己的標籤和負責人，這樣「潛在客戶」那一桶就永遠不會混到不同客戶。Mydrop 的 工作區 就是為這種區隔設計的。
花兩週調整規則，然後就別再動它
14 天後，從你的標籤統計三件事：找到多少潛在客戶、有多少潛在客戶反而跑進「待確認」（漏接）、以及「潛在客戶」桶裡有多少其實不是潛在客戶（誤判）。
一點漏接、一點誤判都很正常。如果「潛在客戶」的訊息裡超過五分之一是誤判，就把字詞清單收緊一點。如果你在「待確認」裡還找得到真正的潛在客戶，就把他們的字詞加進去。
然後就別再改了。一個月檢查一次的規則，勝過每個星期一都重寫一遍的規則。
今天就把你的六條規則設好
打開你的收件匣，把最近 50 則訊息複製到筆記裡，把每個購買相關的字詞圈起來。把它們變成表上的「購買」和「預約」規則，再加上其他四條，明天早上先讀「潛在客戶」那一桶。
如果你想讓分類和標籤都在同一個地方，免費開始用 Mydrop，把收到最多訊息的帳號接進來。
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