TLDR: Non devi leggere ogni messaggio per trovare i lead. Scrivi sei regole (parole d'acquisto, parole di prenotazione, parole di supporto, complimenti, spam, tutto il resto), manda ogni corrispondenza a un'etichetta o a un responsabile e leggi prima il gruppo degli acquisti. La maggior parte dei team riesce a impostarle in un pomeriggio e a rifinirle in due settimane.
Il motivo per cui i lead si perdono in una social inbox è l'ordine, non l'impegno. Ogni messaggio arriva in un unico flusso, così chi chiede "quanto costa per 20 pezzi?" finisce tra un'emoji a cuore e un link di spam.
L'automazione sistema l'ordine. Una regola legge ogni messaggio, lo mette in un gruppo e il tuo team apre i gruppi nella sequenza giusta. La parte umana la fai ancora tu. Smetterai solo di fare il lavoro di smistamento.
Sei regole che coprono quasi tutta la inbox di un piccolo team
Parti da queste. Ognuna è una lista di parole più un'azione, e puoi scriverle tutte e sei in meno di un'ora.
| Regola | Intercetta | Azione |
|---|---|---|
| Acquisto | prezzo, costo, quanto costa, preventivo, sconto, disponibile | Etichetta "Lead", assegna al responsabile vendite |
| Prenotazione | prenotare, disponibile, appuntamento, riservare, slot | Etichetta "Lead", assegna a chi gestisce il calendario |
| Supporto | rotto, rimborso, in ritardo, sbagliato, non funziona | Etichetta "Supporto", assegna al supporto |
| Complimenti | amo, grazie, fantastico, solo emoji di cuore | Etichetta "Complimenti", risposta in blocco una volta a settimana |
| Spam | frasi spam note, link ripetuti | Nascondi, nessuna risposta |
| Tutto il resto | nessuna corrispondenza | Etichetta "Da rivedere", controlla una volta al giorno |
Guarda cosa fa la tabella. Solo due righe sono urgenti, ed entrambe sono lead. Il resto può aspettare un controllo giornaliero o settimanale.
Scrivi le liste di parole partendo dai tuoi messaggi
Non copiare una lista generica. Apri gli ultimi 50 messaggi e commenti che hai ricevuto e sottolinea le parole che i clienti veri hanno usato quando volevano comprare.
Un negozio di fiori vedrà "consegna sabato?" Un'attività di coaching vedrà "avete posti liberi?" Quelle frasi vanno nella tua regola. Aggiungile nella prima settimana e il tuo tasso di intercettazione schizza in su.
Due piccole abitudini tengono oneste le liste:
- Aggiungi una parola la prima volta che un lead ti sfugge. Un errore è una lezione gratis.
- Togli una parola la prima volta che sbaglia tre volte. "Costo" intercetterà anche i reclami tipo "a che costo", quindi controllala.
Lascia che le parole trigger inviino la prima risposta
Per le domande semplici, la risposta più veloce è quella immediata. In Mydrop, le automazioni con parole trigger possono rispondere a un commento che contiene una parola scelta con una risposta che hai scritto in anticipo, come un link o una risposta breve, e la social inbox tiene tutta la conversazione in un unico posto per il tuo team.
Mantieni quella prima risposta breve e dal tono umano. "Grazie per aver scritto, ti mando subito i dettagli" basta. Il punto è confermare che qualcuno li ha visti mentre arrivi alla risposta vera.
Non lasciare mai che una regola risponda da sola al gruppo Supporto o a qualsiasi cosa parli di soldi da restituire. Lì serve una persona che possa decidere.
Imposta un ordine di lettura e un orario
Le regole aiutano solo se i gruppi vengono aperti in ordine. Scegli un programma semplice e scrivilo dove il team può vederlo.
- Lead: apri per primo, in ogni ora lavorativa che riesci. Punta a rispondere entro lo stesso giorno, al più tardi.
- Supporto: apri per secondo, lo stesso giorno.
- Da rivedere: una volta al giorno, dieci minuti, per recuperare ciò che le regole hanno perso.
- Complimenti: una volta a settimana, risposta in blocco o reazione.
Se lavori con più brand, dai a ogni brand le sue etichette e i suoi responsabili, così il gruppo "Lead" non mischia mai i clienti. I Workspace di Mydrop sono fatti apposta per questa separazione.
Rifinisci le regole per due settimane, poi lasciale stare
Dopo 14 giorni, conta tre cose dalle tue etichette: lead trovati, lead che sono finiti in "Da rivedere" invece (le occasioni perse) e messaggi in "Lead" che non erano lead (i falsi allarmi).
Qualche occasione persa e qualche falso allarme sono normali. Se più di un messaggio su cinque in "Lead" è un falso allarme, stringi la lista di parole. Se trovi ancora lead veri in "Da rivedere", aggiungi le loro parole.
Poi smetti di armeggiare. Un set di regole che rivedi una volta al mese batte uno che riscrivi ogni lunedì.
Imposta le tue sei regole oggi
Apri la tua inbox, copia gli ultimi 50 messaggi in una nota e sottolinea ogni frase d'acquisto. Trasformale nelle regole Acquisto e Prenotazione della tabella, aggiungi le altre quattro e domani mattina leggi per prima il gruppo Lead.
Se vuoi lo smistamento e le etichette in un unico posto, inizia gratis su Mydrop e collega l'account che riceve più messaggi.
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