TLDR: Você não precisa ler cada mensagem para encontrar os leads. Escreva seis regras (palavras de compra, de agendamento, de suporte, elogios, spam e todo o resto), mande cada correspondência para uma etiqueta ou um responsável e leia primeiro o grupo de compra. A maioria dos times consegue configurar isso em uma tarde e ajustar em duas semanas.
O que faz os leads se perderem na caixa de entrada social é a ordem, não o esforço. Toda mensagem cai num único fluxo, então alguém perguntando "quanto custa 20 unidades?" fica entre um emoji de coração e um link de spam.
A automação resolve a ordem. Uma regra lê cada mensagem, coloca num grupo, e seu time abre os grupos na sequência certa. Você continua fazendo a parte humana. Só para de fazer a triagem.
Seis regras que dão conta da maior parte da caixa de entrada de um time pequeno
Comece por estas. Cada uma é uma lista de palavras mais uma ação, e você escreve as seis em menos de uma hora.
| Regra | Corresponde a | Ação |
|---|---|---|
| Compra | preço, valor, quanto custa, orçamento, desconto, tem em estoque | Etiqueta "Lead", atribuir ao responsável de vendas |
| Agendamento | agendar, disponível, horário, reservar, vaga | Etiqueta "Lead", atribuir a quem cuida da agenda |
| Suporte | quebrado, reembolso, atrasado, errado, não funciona | Etiqueta "Suporte", atribuir ao suporte |
| Elogio | amei, obrigado, incrível, só emojis de reação | Etiqueta "Elogio", responder em lote toda semana |
| Spam | frases de spam conhecidas, links repetidos | Ocultar, sem resposta |
| Todo o resto | sem correspondência | Etiqueta "Revisar", conferir uma vez por dia |
Repare no que a tabela faz. Só duas linhas são urgentes, e as duas são leads. O resto pode esperar uma passada diária ou semanal.
Monte as listas de palavras com as suas próprias mensagens
Não copie uma lista genérica. Abra as últimas 50 mensagens e comentários que você recebeu e sublinhe as palavras que clientes de verdade usaram quando queriam comprar.
Uma floricultura vai ver "entrega no sábado?" Um negócio de mentoria vai ver "tem vaga?". Essas frases pertencem à sua regra. Adicione na primeira semana e sua taxa de captura dispara.
Dois hábitos simples mantêm as listas afiadas:
- Adicione uma palavra na primeira vez que um lead escapar. Um erro é uma aula de graça.
- Remova uma palavra na primeira vez que ela errar três vezes. "Valor" vai pegar reclamações tipo "a que preço", então fique de olho.
Deixe as palavras-gatilho enviarem a primeira resposta
Para perguntas simples, a resposta mais rápida é a instantânea. No Mydrop, as automações de palavras-gatilho respondem um comentário que contém uma palavra escolhida com uma resposta que você já escreveu antes, como um link ou uma resposta curta, e a caixa de entrada social mantém a conversa inteira num só lugar para o seu time.
Mantenha essa primeira resposta com tom humano e curta. "Obrigado pela mensagem, já te envio os detalhes" já basta. A ideia é confirmar que alguém viu a pessoa enquanto você chega à resposta de verdade.
Nunca deixe uma regra responder sozinha ao grupo de Suporte nem a nada que mencione dinheiro de volta. Isso precisa de uma pessoa que possa decidir.
Defina uma ordem de leitura e um horário
As regras só ajudam se os grupos forem abertos na ordem. Escolha uma rotina simples e deixe escrita onde o time enxerga.
- Leads: abra primeiro, em todo horário de trabalho que der. Mire responder no mesmo dia, no máximo.
- Suporte: abra em segundo, no mesmo dia.
- Revisar: uma vez por dia, dez minutos, para pegar o que as regras deixaram passar.
- Elogio: uma vez por semana, responda em lote ou reaja.
Se você trabalha com várias marcas, dê a cada marca suas próprias etiquetas e responsáveis para que o grupo "Lead" nunca misture clientes. Os workspaces do Mydrop foram feitos para essa separação.
Ajuste as regras por duas semanas e depois deixe quietas
Depois de 14 dias, conte três coisas a partir das suas etiquetas: leads encontrados, leads que chegaram em Revisar em vez disso (os que escaparam) e mensagens em Lead que não eram leads (falsos alarmes).
Alguns erros e alguns falsos alarmes são normais. Se mais de uma em cada cinco mensagens de Lead for falso alarme, aperte a lista de palavras. Se você ainda achar leads de verdade em Revisar, adicione as palavras deles.
Aí pare de mexer. Um conjunto de regras que você revisa uma vez por mês vale mais do que um que você reescreve toda segunda-feira.
Configure suas seis regras hoje
Abra sua caixa de entrada, copie as últimas 50 mensagens num bloco de notas e sublinhe cada frase de compra. Transforme em regras de Compra e Agendamento da tabela, adicione as outras quatro e leia o grupo de Lead primeiro amanhã de manhã.
Se você quer a triagem e as etiquetas num só lugar, comece de graça no Mydrop e conecte a conta que recebe mais mensagens.
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