TLDR : Pas besoin de lire chaque message pour attraper les leads. Écris six règles (mots d'achat, mots de réservation, mots de support, compliments, spam, tout le reste), envoie chaque correspondance vers un label ou un responsable, et lis d'abord le paquet des achats. La plupart des équipes installent ça en un après-midi et l'affinent en deux semaines.
Si les leads se perdent dans une inbox social, c'est une question d'ordre, pas d'effort. Tous les messages arrivent dans un seul flux. Résultat : la personne qui demande « c'est combien pour 20 unités ? » se retrouve coincée entre un emoji cœur et un lien de spam.
L'automatisation remet de l'ordre. Une règle lit chaque message, le range dans un paquet, et ton équipe ouvre les paquets dans le bon ordre. Toi, tu gardes la partie humaine. Tu arrêtes juste de trier.
Six règles qui couvrent presque toute l'inbox d'une petite équipe
Commence par celles-là. Chacune, c'est une liste de mots plus une action. Et tu peux écrire les six en moins d'une heure.
| Règle | Repère | Action |
|---|---|---|
| Achat | prix, tarif, combien, devis, remise, en stock | Label « Lead », assigné au commercial |
| Réservation | réserver, dispo, rendez-vous, réserver, créneau | Label « Lead », assigné à qui gère l'agenda |
| Support | cassé, remboursement, en retard, erreur, ne marche pas | Label « Support », assigné au support |
| Compliments | j'adore, merci, génial, emojis seuls | Label « Compliments », réponse groupée chaque semaine |
| Spam | phrases de spam connues, liens répétés | Masquer, aucune réponse |
| Tout le reste | aucune correspondance | Label « À vérifier », un coup d'œil par jour |
Regarde ce que fait ce tableau. Seules deux lignes sont urgentes, et les deux sont des leads. Le reste peut attendre un passage quotidien ou hebdo.
Écris tes listes de mots à partir de tes propres messages
Ne copie pas une liste générique. Ouvre tes 50 derniers messages et commentaires, et souligne les mots que tes vrais clients ont utilisés quand ils voulaient acheter.
Une fleuriste verra « livraison samedi ? ». Un coach verra « tu as des places ? ». Ces phrases vont dans ta règle. Ajoute-les dès la première semaine et ton taux de capture grimpe.
Deux petites habitudes gardent tes listes fiables :
- Ajoute un mot dès qu'un lead passe entre les mailles. Un oubli, c'est une leçon gratuite.
- Retire un mot dès qu'il se trompe trois fois. « Coût » va repérer les « à quel coût » des réclamations, alors vérifie.
Laisse les mots-clés envoyer la première réponse
Pour les questions simples, la réponse la plus rapide, c'est la réponse instantanée. Dans Mydrop, les automatisations par mots-clés peuvent répondre à un commentaire qui contient un mot choisi, avec une réponse que tu as écrite à l'avance (un lien, une réponse courte), et l'inbox social garde toute la conversation au même endroit pour ton équipe.
Garde cette première réponse courte et humaine dans le ton. « Merci pour ton message, je t'envoie les détails » suffit. Le but, c'est de confirmer à la personne qu'elle a été vue, le temps que tu prépares la vraie réponse.
Ne laisse jamais une règle répondre toute seule au paquet Support, ni à quoi que ce soit qui parle d'argent à rendre. Ça, il faut une personne qui peut décider.
Fixe un ordre de lecture et un timing
Les règles ne servent à rien si les paquets ne sont pas ouverts dans l'ordre. Choisis un planning simple et affiche-le là où l'équipe peut le voir.
- Leads : à ouvrir en premier, à chaque heure de boulot que tu peux. Vise une réponse le jour même au plus tard.
- Support : à ouvrir en deuxième, le jour même.
- À vérifier : une fois par jour, dix minutes, pour rattraper ce que les règles ont loupé.
- Compliments : une fois par semaine, réponse groupée ou petite réaction.
Si tu bosses avec plusieurs marques, donne à chacune ses propres labels et responsables, pour que le paquet « Lead » ne mélange jamais les clients. Les espaces de travail de Mydrop sont faits pour cette séparation.
Affine les règles deux semaines, puis laisse-les tranquilles
Au bout de 14 jours, compte trois choses à partir de tes labels : les leads trouvés, les leads arrivés dans « À vérifier » à la place (les oublis), et les messages dans « Lead » qui n'étaient pas des leads (les fausses alertes).
Quelques oublis et quelques fausses alertes, c'est normal. Si plus d'un message Lead sur cinq est une fausse alerte, resserre la liste de mots. S'il te reste de vrais leads dans « À vérifier », ajoute leurs mots.
Puis arrête de bidouiller. Un jeu de règles relu une fois par mois vaut mieux qu'un jeu réécrit chaque lundi.
Mets en place tes six règles aujourd'hui
Ouvre ton inbox, copie tes 50 derniers messages dans une note, et souligne chaque phrase d'achat. Transforme-les en règles Achat et Réservation du tableau, ajoute les quatre autres, et demain matin, lis d'abord le paquet Lead.
Si tu veux le tri et les labels au même endroit, démarre gratuitement sur Mydrop et connecte le compte qui reçoit le plus de messages.
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