毎月の同じ作業は、全部自動化に任せましょう。数字を集めて、並べて、ファイルを送るところまで。でも、「何が起きたか」を説明する部分は自動化に書かせないでください。 役割分担はシンプルです。数字はマシンが持ち、意味を伝える2文は皆さんが書く。それだけです。
TLDR: データ収集、グラフ、配信は自動化しましょう。レポートごとに2文のコメント欄を固定で用意します。「何が動いたか」と「それにどう対応するか」の2文です。数字だけのレポートは流し読みされ、文脈のあるレポートはちゃんと使われます。
自動化する部分と人が担う部分を決める
何かを作り始める前に、線を引きましょう。
| レポートの部分 | 自動化する？ | 理由 |
|---|---|---|
| 各プラットフォームから指標を取得 | はい | 毎回同じ作業で、手作業だとミスしやすい |
| グラフとレイアウト | はい | テンプレートを固定すればレポートを比較できる |
| スケジュール配信 | はい | レポートの遅れは信頼を最も早く損なう |
| 何が変わったか、なぜか | いいえ | キャンペーンやローンチ、障害の知識が必要 |
| 次に何をするか | いいえ | 計算ではなく判断だから |
「火曜にセールが始まった」「Instagramの接続が2日間切れていた」といった事情を知る必要があるステップは、人が関わります。
指標は4〜6個に絞り、それぞれを目標に紐づける
30個の数字が並ぶレポートでは、文脈は死んでしまいます。ほんの一握りに絞って、それぞれが何のための指標なのかを明示しましょう。
- リーチまたはインプレッション:認知度アップが目標ならこれ。
- エンゲージメント率:コンテンツの質を見る指標。Mydropのデータでは、Instagram投稿の中央値は3.1%でした。つまり2%の投稿は普通の水準です。
- クリックまたはプロフィールリンクへのアクセス:トラフィックが目標ならこれ。
- フォロワーの増加:成長が明確な目標の場合だけ。
各指標には前期間との変化を表示し、目標があればそれも添えます。目標の裏付けがない数字は、思い切って削りましょう。
飛ばせないコメント欄を追加する
ここが文脈を守るカギです。すべてのレポートの冒頭に、固定の2つの問いを置きましょう。
- 何が動いたか、そしてその理由。 「木曜のカルーセルが広くシェアされ、リーチが18%増加。」
- 次に何をするか。 「来月はこのフォーマットを2回繰り返す。」
2文なら5分もかかりません。ワークフロー上でコメント欄を必須にして、空欄のままのレポートは送らない仕組みにしましょう。
さらに、投稿をスケジュールするときにキャンペーンタグを付けておきましょう。数か月後、そのタグがスパイクの正体を教えてくれます。誰も記憶を頼りにする必要はありません。
Mydropでスケジュール配信を設定する
Mydropのレポート機能なら、ホワイトレーベルのPDFを生成し、リンクで共有し、スケジュールに沿って送信できます。データ側は皆さんの手を離れて自動で回ります。パフォーマンス画面では、YouTubeの視聴時間、Pinterestの保存数、LinkedInの役職別内訳など、各プラットフォームネイティブの指標を使えます。いいねとリーチだけに縛られません。
代理店や社内チーム向けの実践的な設定手順はこちらです。
- クライアントまたはブランドごとにテンプレートを1つ作り、同じ4〜6個の指標を入れます。
- 配信は毎月2営業日にスケジュールします。
- 前日に下書きを開き、2文のコメントを追加して送信します。
複数クライアントを扱う場合は、ワークスペースで各ブランドのデータとレポートを分けておけます。
レポートが「送られたか」ではなく「読まれたか」をチェックする
四半期に一度、受け取った人にこう聞いてみましょう。「これを読んで、何をしましたか？」答えが「何も」なら、そのレポートはただの儀式です。指標を1つ削るか、コメントを鋭くするか、レポートの目的そのものを見直しましょう。
指標の選び方はROIを証明する4つの指標をご覧ください。仕組み全体を組みたい方はレポートワークフローガイドをどうぞ。
次のステップ: 一番時間がかかっているレポートを選び、指標を書き出し、6個まで絞り込みましょう。そして次の送信までに、コメントの問いをテンプレートに書き込んでおきましょう。
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