Alles, was jeden Monat gleich läuft, sollte die Automatisierung übernehmen: Zahlen ziehen, übersichtlich aufbereiten, die Datei verschicken. Nur den Teil, der erklärt, was passiert ist, sollte sie niemals schreiben. Die Aufteilung ist simpel: Die Maschine macht die Zahlen, du machst zwei Sätze Bedeutung.
TLDR: Automatisiere das Sammeln, die Charts und den Versand. Behalte einen festen Kommentarblock mit zwei Sätzen pro Report: was sich bewegt hat und was du dagegen tust. Ein Report mit Zahlen und ohne Kontext wird überflogen, ein Report mit beidem wird genutzt.
Leg fest, was automatisiert wird und was menschlich bleibt
Zieh die Grenze, bevor du irgendetwas baust.
| Teil des Reports | Automatisieren? | Warum |
|---|---|---|
| Kennzahlen von jeder Plattform ziehen | Ja | Jedes Mal dieselbe Arbeit, von Hand leicht falsch gemacht |
| Charts und Layout | Ja | Ein festes Template hält Reports vergleichbar |
| Nach Plan verschicken | Ja | Verspätete Reports zerstören Vertrauen am schnellsten |
| Was sich verändert hat und warum | Nein | Braucht Wissen über Kampagnen, Launches, Ausfälle |
| Was als Nächstes passiert | Nein | Eine Entscheidung, keine Berechnung |
Braucht ein Schritt das Wissen, dass „der Sale am Dienstag gestartet ist" oder „die Instagram-Verbindung zwei Tage lang weg war", dann braucht er einen Menschen.
Wähle vier bis sechs Kennzahlen und knüpfe jede an ein Ziel
Kontext stirbt, wenn ein Report 30 Zahlen zeigt. Nimm eine Handvoll und sag, wofür jede einzelne da ist.
- Reichweite oder Impressions für Awareness-Ziele.
- Engagement-Rate für die Content-Qualität. In den Daten von Mydrop lag der Median eines Instagram-Posts bei 3,1%, ein Post mit 2% ist also völlig normal.
- Klicks oder Link-in-Bio-Besuche für Traffic-Ziele.
- Gewonnene Follower, aber nur, wenn Wachstum ein erklärtes Ziel ist.
Jede Kennzahl zeigt die Veränderung zur letzten Periode und, falls vorhanden, ein Ziel. Steht hinter einer Zahl kein Ziel, fliegt sie raus.
Bau einen Kommentarblock ein, der nicht übersprungen werden kann
Das ist der Teil, der den Kontext bewahrt. Setz zwei feste Fragen an den Anfang jedes Reports:
- Was hat sich bewegt, und was ist der wahrscheinliche Grund. „Reichweite plus 18%, weil das Donnerstags-Karussell breit geteilt wurde."
- Was machen wir als Nächstes. „Das Format nächsten Monat zweimal wiederholen."
Zwei Sätze dauern keine fünf Minuten. Mach den Block in deinem Workflow verpflichtend, und ein Report mit leerem Feld geht nicht raus.
Vergib außerdem einen Campaign-Tag an deine Posts, wenn du sie planst. Monate später sagt dir der Tag, was einen Ausschlag verursacht hat, ohne dass sich jemand daran erinnern muss.
Richte den geplanten Versand in Mydrop ein
Die Reports von Mydrop erstellen White-Label-PDFs, teilen sie per Link und verschicken sie nach Zeitplan. So läuft die Datenseite ohne dich. Die Performance-Ansicht nutzt die nativen Kennzahlen jeder Plattform, etwa YouTube-Watchtime, Pinterest-Saves und LinkedIn-Aufschlüsselung nach Seniorität. Deine Reports sind also nicht auf Likes und Reichweite beschränkt.
Ein praktisches Setup für eine Agentur oder ein Inhouse-Team:
- Bau ein Template pro Kunde oder Marke, mit denselben vier bis sechs Kennzahlen.
- Plane den Versand für den zweiten Werktag des Monats.
- Öffne den Entwurf am Tag davor, ergänze die Zwei-Sätze-Notiz und schick ihn raus.
Bei Arbeit für mehrere Kunden halten Workspaces die Daten und Reports jeder Marke getrennt.
Prüf, ob der Report gelesen wird und nicht nur verschickt
Frag die Empfängerin oder den Empfänger einmal im Quartal eine Frage: „Was hast du nach dem Lesen gemacht?" Wenn die Antwort „nichts" lautet, ist der Report ein Ritual. Streich eine Kennzahl, schärfe die Notiz oder ändere, wofür er da ist.
Zur Auswahl der Kennzahlen lies vier Kennzahlen, die den ROI belegen. Für ein komplettes System folge dem Leitfaden zum Reporting-Workflow.
Nächster Schritt: Nimm deinen zeitaufwendigsten Report, liste seine Kennzahlen auf, kürze ihn auf sechs und schreib die Kommentar-Fragen ins Template, bevor du ihn das nächste Mal verschickst.
Google-Bewertung
Trustpilot-Bewertung
Product Hunt comment
