La automatización debería encargarse de todo lo que es igual cada mes: sacar los números, colocarlos y enviar el archivo. Nunca debería escribir la parte que explica qué pasó. El reparto es sencillo: las máquinas se quedan con los números y tú con dos frases de significado.
TLDR: Automatiza la recogida, los gráficos y el envío. Mantén un bloque de comentario fijo de dos frases por informe: qué se movió y qué vas a hacer al respecto. Un informe con números y sin contexto se ojea, pero uno con las dos cosas se usa.
Decide qué se automatiza y qué sigue siendo humano
Marca la línea antes de montar nada.
| Parte del informe | ¿Automatizar? | Por qué |
|---|---|---|
| Sacar las métricas de cada plataforma | Sí | Es el mismo trabajo siempre y a mano es fácil equivocarse |
| Gráficos y diseño | Sí | Una plantilla fija hace que los informes se puedan comparar |
| Enviar según un calendario | Sí | Los informes que llegan tarde son los que más rápido rompen la confianza |
| Qué cambió y por qué | No | Hace falta conocer campañas, lanzamientos y caídas |
| Qué pasa después | No | Es una decisión, no un cálculo |
Si un paso necesita saber que "la rebaja empezó el martes" o que "la conexión de Instagram se cayó dos días", necesita a una persona.
Elige de cuatro a seis métricas y liga cada una a un objetivo
El contexto muere cuando un informe enseña 30 números. Elige unos pocos y di para qué sirve cada uno.
- Alcance o impresiones para objetivos de notoriedad.
- Tasa de engagement para la calidad del contenido. En los datos de Mydrop, la publicación mediana de Instagram se quedó en un 3,1%, así que una publicación con un 2% es normal.
- Clics o visitas al link in bio para objetivos de tráfico.
- Seguidores ganados, solo si el crecimiento es un objetivo declarado.
Cada métrica muestra la variación respecto al periodo anterior y un objetivo, si lo tienes. Si un número no tiene un objetivo detrás, quítalo.
Añade un bloque de comentario que no se pueda saltar
Esta es la parte que mantiene el contexto. Pon dos preguntas fijas al principio de cada informe:
- Qué se movió y el motivo probable. "El alcance sube un 18% porque el carrusel del jueves se compartió mucho."
- Qué hacemos ahora. "Repetimos el formato dos veces el mes que viene."
Dos frases se escriben en menos de cinco minutos. Haz que el bloque sea obligatorio en tu flujo de trabajo: un informe con la casilla vacía no sale.
Añade también una etiqueta de campaña a las publicaciones cuando las programes. Meses después, la etiqueta te dice qué fue un pico, sin que nadie tenga que acordarse.
Configura el envío programado en Mydrop
Los informes de Mydrop generan PDFs con tu marca, los compartes por link y los envías según un calendario, así que la parte de datos funciona sin ti. La vista de rendimiento usa métricas nativas de cada plataforma, como el tiempo de visualización de YouTube, los guardados de Pinterest y el desglose por antigüedad de LinkedIn, así que los informes no se limitan a likes y alcance.
Una configuración práctica para una agencia o un equipo interno:
- Crea una plantilla por cliente o marca, con las mismas cuatro a seis métricas.
- Programa el envío para el segundo día laborable del mes.
- Abre el borrador el día antes, añade la nota de dos frases y envía.
Si trabajas con varios clientes, los Workspaces mantienen separados los datos y los informes de cada marca.
Comprueba que el informe se lee, no solo que se envía
Una vez al trimestre, haz una pregunta a quien lo recibe: "¿Qué hiciste después de leerlo?". Si la respuesta es nada, el informe es un ritual. Quita una métrica, afina la nota o cambia para qué sirve.
Para elegir métricas, mira cuatro métricas que demuestran el ROI. Si quieres un sistema completo, sigue la guía del flujo de trabajo de informes.
Siguiente paso: coge el informe que más tiempo te lleva, apunta sus métricas, recórtalo a seis y escribe las preguntas del comentario en la plantilla antes del próximo envío.
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