Googleカレンダー同期は、誰かが毎日開いているカレンダーで投稿日を確認したいときに使いましょう。クライアントごとにプロフィールを選んで同期し、全投稿の同期は社内チームで運用する単一ブランドのときだけにします。 承認のためにカレンダーを使うのはやめましょう。
TLDR: Googleカレンダーは日付を見えるようにするためのもので、レビュー用ではありません。必要なプロフィールだけを同期し、節目を載せ、下書きや社内リマインダー、他のクライアントの情報は載せないようにしましょう。
状況ごとに判断する
| 状況 | 同期モード | 理由 |
|---|---|---|
| 単一ブランド、社内チーム | 全投稿 | 全員が全体像を把握する必要があり、機密情報もない |
| 代理店、クライアントが投稿日を確認したい | プロフィールを選択、そのクライアントのみ | 自分のプランだけが見え、それ以外は見えない |
| クライアントが投稿をレビュー・承認したい | 承認のためのカレンダー同期はしない。クライアントポータルを使う | カレンダーの予定では、投稿が実際にどう見えるかはわからない |
| 社内リマインダー（法務レビュー、素材の締め切り） | ツール内か、チーム専用カレンダーに留める | クライアントに皆さんの催促は必要ない |
| 公開前のローンチや慎重に扱うキャンペーン | 公開されるまでそのプロフィールを除外 | 同期されたタイトルからプランが漏れる |
予定を見た人が取るべきアクションを言えないなら、その人のカレンダーには載せないようにしましょう。
クライアントのカレンダーに載せるもの
下書きではなく、節目を。 良い予定は、ローンチ投稿、キャンペーン開始、プレゼント企画の終了日などです。弱い予定は、「下書きアイデア3」「法務へ回す」、日付未定のプレースホルダーなどです。
ひと目でわかるように命名ルールを決めましょう。たとえば「ブランド名：ローンチ投稿、Instagram」のようにします。まだ承認されていない投稿は、カレンダーに載せないか、下書きとはっきりわかるようにしましょう。
代理店にとってプロフィール選択の同期が基本な理由
全投稿の同期は、接続しているすべてのプロフィールの投稿を1つのカレンダーに流し込みます。代理店の場合、クライアントが別ブランドのスケジュールや社内のテスト投稿、関係のないリマインダーの数々を見てしまうことになります。
プロフィール選択の同期なら、選んだプロフィールだけをカレンダーに紐づけるので解決できます。MydropのGoogleカレンダー連携では、どのプロフィールを同期するかを選べるので、クライアントやチームごとに自分のプランだけが見えます。新しいブランドを追加したときは、自分で含めるまで同期されない点に注意しましょう。
承認にカレンダーを使わない
カレンダーの予定に表示されるのはタイトルと時刻だけです。画像やキャプション、プラットフォームのプレビューは表示されません。カレンダーの招待から「火曜日の投稿」を承認したクライアントは、実は何も承認していないのです。
承認には承認機能を使いましょう。クライアント承認を通した投稿に関するMydropのデータでは、提出から承認までの中央値は6時間で、66%が24時間以内に承認されました。サンプル数は多くありませんが、クライアントが実際の投稿をレビューすれば承認は素早く進むことがわかります。
クライアントへの導入の伝え方
カレンダーを見せる前に、何のためのものかを伝えましょう。2文で十分です。「このカレンダーには、投稿が公開される日時が表示されます。承認はレビューリンクで行うので、ここでは行いません。」これだけで、カレンダーの招待に編集内容を返信してくる人はいなくなります。
タイトルの見せ方と、予定がおかしいときに誰に聞けばよいかを決めておきましょう。2週間後には、クライアントが実際にカレンダーを開いているか確認しましょう。開いていなければ同期は負担なだけなので、オフにしましょう。
同期を健全に保つ
同期はズレていきます。接続が切れたり、投稿が移動したり、リマインダーが片方だけ完了になったりします。毎週月曜日に5分で次のチェックを行いましょう。
- クライアントのカレンダーを開き、次の2週間分をMydropのスケジュールと照らし合わせる。
- もう存在しない予定や、カレンダーにない投稿を探す。
- 食い違っていたら、Mydropの連携設定で強制同期を実行し、もう一度確認する。
- 新しいブランドのプロフィールが、意図どおりに含まれているか除外されているかを確認する。
ツール選びの観点からは、代理店向けGoogleカレンダー同期ツールのガイドをご覧ください。同期が本当に役立つか確かめたいときは、カレンダー同期の成果を測る方法をお読みください。
次のステップ： クライアントをリストアップし、それぞれに印をつけましょう。カレンダーで見える化、承認のみ、その両方のどれかです。最初のグループにはプロフィール選択の同期を設定しましょう。無料のワークスペースで設定するなら、Mydropを始めましょう。
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