Pakai sinkronisasi Google Calendar saat ada orang yang perlu melihat tanggal tayang di kalender yang sudah mereka buka setiap hari. Sinkronkan profil pilihan untuk setiap klien, dan semua postingan hanya untuk satu brand dengan tim internal. Jangan pakai kalender untuk approval.
TLDR: Google Calendar untuk melihat tanggal, bukan untuk review. Sinkronkan hanya profil yang dibutuhkan seseorang, masukkan milestone ke sana, dan jangan masukkan draft, pengingat internal, atau klien lain.
Tentukan berdasarkan situasi
| Situasi | Mode sinkronisasi | Alasannya |
|---|---|---|
| Satu brand, tim internal | Semua postingan | Semua orang butuh gambaran lengkap, dan tidak ada yang rahasia |
| Agensi, klien ingin melihat tanggal tayang | Profil pilihan, hanya klien itu | Mereka melihat rencananya sendiri dan tidak yang lain |
| Klien perlu review dan menyetujui postingan | Tanpa sinkronisasi kalender untuk approval. Pakai client portal | Entri kalender tidak bisa menampilkan postingan seperti nanti tayang |
| Pengingat internal (review legal, aset jatuh tempo) | Simpan di dalam tools, atau hanya di kalender tim | Klien tidak perlu tahu pengingatmu |
| Peluncuran embargo atau kampanye sensitif | Kecualikan profil itu sampai resmi publik | Judul yang tersinkron bisa membocorkan rencana |
Kalau kamu tidak bisa menyebutkan tindakan yang harus dilakukan seseorang saat melihat sebuah entri, jangan masukkan ke kalender mereka.
Apa yang pantas masuk ke kalender klien
Milestone, bukan draft. Entri yang bagus: postingan peluncuran, awal kampanye, tanggal akhir giveaway. Entri yang lemah: "draft ide 3", "pindah ke legal", placeholder tanpa jadwal.
Pakai pola penamaan supaya kalender langsung terbaca sekilas, misalnya "Brand: Postingan peluncuran, Instagram". Kalau postingan belum di-approve, jangan masukkan ke kalender atau tandai jelas sebagai draft.
Kenapa sinkronisasi profil pilihan jadi default untuk agensi
Sinkronisasi semua postingan mendorong setiap postingan dari semua profil yang terhubung ke satu kalender. Untuk agensi, artinya klien bisa melihat jadwal brand lain, postingan tes internal, dan deretan pengingat yang bukan urusan mereka.
Sinkronisasi profil pilihan menyelesaikannya dengan memetakan hanya profil yang dipilih ke sebuah kalender. Di integrasi Google Calendar Mydrop, kamu pilih profil mana yang disinkronkan, jadi setiap klien atau tim melihat rencananya sendiri. Kalau ada brand baru ditambahkan, ingat brand itu belum masuk sinkronisasi sampai kamu sertakan.
Jangan pakai kalender untuk approval
Event kalender hanya menampilkan judul dan waktu. Tidak ada gambar, caption, atau preview platform. Klien yang menyetujui "postingan Selasa" dari undangan kalender sebenarnya belum menyetujui apa pun.
Pakai approvals untuk persetujuan. Dari data Mydrop soal postingan yang melewati approval klien, waktu median dari pengajuan sampai disetujui adalah 6 jam, dan 66% disetujui dalam 24 jam. Sampelnya kecil, tapi ini menunjukkan approval jadi cepat saat klien mereview postingan yang sebenarnya.
Cara memperkenalkannya ke klien
Beri tahu klien fungsi kalender ini sebelum mereka melihatnya. Dua kalimat cukup: "Kalender ini menunjukkan kapan postinganmu tayang. Approval dilakukan lewat link review, bukan di sini." Itu mencegah orang membalas undangan kalender dengan revisi.
Sepakati seperti apa bentuk judulnya dan harus tanya siapa kalau ada entri yang terasa salah. Lalu cek dengan klien setelah dua minggu, apakah mereka benar-benar membukanya. Kalau tidak, sinkronisasi cuma jadi beban, jadi matikan saja.
Jaga sinkronisasi tetap sehat
Sinkronisasi bisa melenceng. Koneksi kedaluwarsa, postingan berpindah, pengingat ditandai selesai di satu tempat tapi tidak di tempat lain. Lakukan pengecekan ini setiap Senin, cukup lima menit:
- Buka kalender klien dan bandingkan dua minggu ke depan dengan jadwal di Mydrop.
- Cari entri yang sudah tidak ada, atau postingan yang hilang dari kalender.
- Kalau keduanya tidak cocok, pakai opsi force sync di pengaturan integrasi Mydrop, lalu cek lagi.
- Pastikan profil brand baru sudah disertakan atau dikecualikan dengan sengaja.
Untuk pertimbangan memilih tools, baca panduan kami soal tools sinkronisasi Google Calendar untuk agensi. Untuk melihat apakah sinkronisasi benar-benar membantu, pakai cara mengukur hasil sinkronisasi kalender.
Langkah selanjutnya: daftar semua klienmu dan tandai masing-masing: visibilitas kalender, approval saja, atau keduanya. Siapkan sinkronisasi profil pilihan untuk kelompok pertama. Untuk menyiapkannya di workspace gratis, mulai dengan Mydrop.
Ulasan Google
Ulasan Trustpilot
Product Hunt comment
