Sincroniza con Google Calendar cuando alguien necesite ver las fechas de publicación en un calendario que ya abre cada día. Para cada cliente, sincroniza perfiles concretos; sincroniza todas las publicaciones solo si es una única marca con equipo interno. Y no uses el calendario para aprobar.
TLDR: Google Calendar sirve para ver fechas, no para revisar. Sincroniza solo los perfiles que necesita cada persona, añade los hitos y deja fuera los borradores, los recordatorios internos y los demás clientes.
Decide según la situación
| Situación | Modo de sincronización | Por qué |
|---|---|---|
| Una marca, equipo interno | Todas las publicaciones | Todo el mundo necesita la foto completa y nada es confidencial |
| Agencia, un cliente quiere ver las fechas de publicación | Perfiles concretos, solo de ese cliente | Ve su propio plan y nada más |
| El cliente necesita revisar y aprobar publicaciones | Sin sincronización de calendario para aprobar. Usa un portal de cliente | Una entrada de calendario no puede mostrar cómo quedará la publicación |
| Recordatorios internos (revisión legal, entrega de material) | Dentro de la herramienta, o solo en un calendario del equipo | Los clientes no necesitan tus avisos |
| Lanzamiento embargado o campaña sensible | Excluye ese perfil hasta que sea público | Un título sincronizado filtra el plan |
Si no sabes decir qué acción debería tomar alguien al ver una entrada, déjala fuera de su calendario.
Qué tiene sentido en el calendario de un cliente
Hitos, no borradores. Buenas entradas: la publicación de lanzamiento, el inicio de la campaña, la fecha de fin del sorteo. Entradas flojas: "idea de borrador 3", "pasar a legal", un marcador sin fecha.
Usa un patrón de nombres para que el calendario se lea de un vistazo, por ejemplo "Marca: publicación de lanzamiento, Instagram". Si una publicación aún no está aprobada, déjala fuera del calendario o márcala claramente como borrador.
Por qué la sincronización de perfiles concretos es lo habitual en agencias
La sincronización de todas las publicaciones mete cada publicación de cada perfil conectado en un mismo calendario. En una agencia, eso significa que un cliente puede ver el plan de otra marca, publicaciones internas de prueba y un montón de recordatorios que no le incumben.
La sincronización de perfiles concretos lo resuelve asignando solo los perfiles elegidos a un calendario. En la integración con Google Calendar de Mydrop eliges qué perfiles se sincronizan, así que cada cliente o equipo ve su propio plan. Si añades una marca nueva, recuerda que no entra en la sincronización hasta que la incluyas.
No uses el calendario para aprobar
Un evento de calendario muestra un título y una hora. No muestra la imagen, el pie de foto ni la vista previa de la plataforma. Un cliente que aprueba "la publicación del martes" desde una invitación de calendario no ha aprobado nada.
Usa las aprobaciones para el visto bueno. En los datos de Mydrop sobre publicaciones que pasaron por aprobación de cliente, el tiempo medio desde el envío hasta la aprobación fue de 6 horas, y el 66% se aprobaron en menos de 24 horas. La muestra es pequeña, pero demuestra que aprobar es rápido cuando el cliente revisa la publicación real.
Cómo presentárselo a un cliente
Cuéntale al cliente para qué sirve el calendario antes de que lo vea. Con dos frases basta: "Este calendario muestra cuándo se publican tus posts. Las aprobaciones van en el enlace de revisión, no aquí." Así nadie responde a las invitaciones del calendario con cambios.
Acordad cómo va a ser un título y a quién preguntar si una entrada no cuadra. Luego, a las dos semanas, pregunta al cliente si de verdad lo abre. Si no lo abre, la sincronización es trabajo extra, así que desactívala.
Mantén la sincronización sana
Las sincronizaciones se desajustan. Una conexión caduca, una publicación se mueve, un recordatorio se marca como hecho en un sitio y no en el otro. Haz esta comprobación cada lunes, cinco minutos:
- Abre el calendario del cliente y compara las próximas dos semanas con la planificación en Mydrop.
- Busca entradas que ya no existen o publicaciones que faltan en el calendario.
- Si no coinciden, usa la opción de forzar sincronización en los ajustes de la integración de Mydrop y vuelve a comprobar.
- Confirma que el perfil de cualquier marca nueva está incluido o excluido a propósito.
Si quieres una visión de compra de herramientas, lee nuestra guía de herramientas de sincronización con Google Calendar para agencias. Para ver si la sincronización ayuda de verdad, usa cómo medir el resultado de la sincronización de calendario.
Siguiente paso: haz una lista de tus clientes y marca cada uno: visibilidad en calendario, solo aprobación, o ambas. Configura la sincronización de perfiles concretos para el primer grupo. Para montarlo en un espacio de trabajo gratis, empieza con Mydrop.
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