Nutze den Google-Calendar-Sync, wenn jemand die Veröffentlichungstermine in einem Kalender sehen soll, den er ohnehin jeden Tag öffnet. Synchronisiere ausgewählte Profile für jeden Kunden und alle Posts nur bei einer einzigen Marke mit internem Team. Für Freigaben nutzt du den Kalender nicht.
TLDR: Google Calendar ist für die Sichtbarkeit von Terminen da, nicht fürs Review. Synchronisiere nur die Profile, die jemand wirklich braucht, pack Meilensteine drauf und halte Entwürfe, interne Erinnerungen und andere Kunden draußen.
Entscheide nach Situation
| Situation | Sync-Modus | Warum |
|---|---|---|
| Eine Marke, internes Team | Alle Posts | Alle brauchen das Gesamtbild, und nichts ist vertraulich |
| Agentur, ein Kunde will die Veröffentlichungstermine sehen | Ausgewählte Profile, nur dieser Kunde | Er sieht seinen eigenen Plan und sonst nichts |
| Kunde muss Posts prüfen und freigeben | Kein Kalender-Sync für die Freigabe. Nutze ein Kundenportal | Ein Kalendereintrag kann den Post nicht so zeigen, wie er aussehen wird |
| Interne Erinnerungen (Legal-Review, Asset fällig) | Im Tool behalten oder nur im Team-Kalender | Kunden brauchen deine Nachhaker nicht |
| Gesperrter Launch oder sensible Kampagne | Dieses Profil ausschließen, bis es öffentlich ist | Ein synchronisierter Titel verrät den Plan |
Wenn du nicht sagen kannst, welche Aktion jemand bei einem Eintrag machen soll, lass ihn von seinem Kalender weg.
Was auf den Kalender eines Kunden gehört
Meilensteine, keine Entwürfe. Gute Einträge: der Launch-Post, der Kampagnenstart, das Enddatum des Giveaways. Schwache Einträge: „Entwurf Idee 3“, „zu Legal verschieben“, ein ungeplanter Platzhalter.
Nutze ein Namensmuster, damit der Kalender auf einen Blick lesbar ist, zum Beispiel „Marke: Launch-Post, Instagram“. Ist ein Post noch nicht freigegeben, lass ihn entweder vom Kalender weg oder markiere ihn klar als Entwurf.
Warum Selected-Profile-Sync für Agenturen der Standard ist
Der All-Posts-Sync schiebt jeden Post von jedem verbundenen Profil in einen Kalender. Für eine Agentur heißt das: Ein Kunde sieht den Plan einer anderen Marke, interne Test-Posts und einen Strom von Erinnerungen, die ihn nichts angehen.
Selected-Profile-Sync löst das, indem nur ausgewählte Profile einem Kalender zugeordnet werden. In der Google-Calendar-Integration von Mydrop wählst du aus, welche Profile synchronisiert werden, sodass jeder Kunde oder jedes Team seinen eigenen Plan sieht. Kommt eine neue Marke dazu, denk dran: Sie ist nicht im Sync, bis du sie aufnimmst.
Nutze den Kalender nicht für die Freigabe
Ein Kalendereintrag zeigt einen Titel und eine Uhrzeit. Er zeigt nicht das Bild, die Caption oder die Plattform-Vorschau. Ein Kunde, der „Dienstag-Post“ aus einer Kalendereinladung heraus freigibt, hat nichts freigegeben.
Für die Freigabe nutzt du die Approvals. In Mydrops Daten zu Posts, die durch die Kundenfreigabe liefen, lag die mediane Zeit von der Einreichung bis zur Freigabe bei 6 Stunden, und 66 % waren innerhalb von 24 Stunden freigegeben. Die Stichprobe ist klein, aber sie zeigt: Die Freigabe geht schnell, wenn der Kunde den echten Post prüft.
So führst du es beim Kunden ein
Sag dem Kunden, wofür der Kalender da ist, bevor er ihn sieht. Zwei Sätze reichen: „Dieser Kalender zeigt, wann deine Posts live gehen. Freigaben laufen über den Review-Link, nicht hier.“ Das verhindert, dass Leute auf Kalendereinladungen mit Änderungen antworten.
Legt gemeinsam fest, wie ein Titel aussieht und an wen man sich wendet, wenn ein Eintrag falsch aussieht. Frag den Kunden dann nach zwei Wochen, ob er den Kalender wirklich öffnet. Wenn nicht, ist der Sync nur Aufwand, also schalte ihn ab.
Halt den Sync gesund
Syncs driften. Eine Verbindung läuft ab, ein Post verschiebt sich, eine Erinnerung ist an einer Stelle als erledigt markiert und an der anderen nicht. Mach diesen Check jeden Montag, fünf Minuten:
- Öffne den Kundenkalender und vergleich die nächsten zwei Wochen mit der Planung in Mydrop.
- Such nach Einträgen, die es nicht mehr gibt, oder nach Posts, die im Kalender fehlen.
- Wenn die beiden nicht übereinstimmen, nutz die Force-Sync-Option in den Integrationseinstellungen von Mydrop und prüf nochmal.
- Bestätige, dass das Profil jeder neuen Marke bewusst drin oder draußen ist.
Für die Tool-Kauf-Perspektive lies unseren Guide zu Google-Calendar-Sync-Tools für Agenturen. Ob der Sync wirklich hilft, zeigt dir so misst du den Output von Calendar Sync.
Nächster Schritt: List deine Kunden auf und markiere jeden: Kalender-Sichtbarkeit, nur Freigabe oder beides. Richte für die erste Gruppe den Selected-Profile-Sync ein. In einem kostenlosen Workspace einrichten? Starte mit Mydrop.
Google-Bewertung
Trustpilot-Bewertung
Product Hunt comment
