カレンダー連携が機能しているかどうかは、4週間の比較で次の4つの数字が改善したかで判断できます。投稿の未達や遅れ、承認までの時間、状況確認のメッセージ、承認後の修正です。専用のダッシュボードは必要ありません。基準値と比較用の列を用意したスプレッドシートがあれば十分ですし、連携を導入する価値があるかどうかもはっきりわかります。
TLDR: カレンダー連携をオンにする前の4週間、4つの数字を記録します。オンにした後の4週間も同じ4つを記録しましょう。少なくとも2つが約2割改善し、悪化したものがなければ続けます。そうでなければ、原因は連携ではなくプロセスにあります。
連携の精度ではなく、成果を測る
カレンダーに予定が正しく表示されているかを確認したくなりますよね。でもそれは設定の確認であって、成果ではありません。大事なのは、チームがすでに見ている場所に計画が置かれたことで、行動が変わったかどうかです。だからこそ、行動を測りましょう。
予定がまったく表示されない場合は、まずカレンダー連携がうまくいかないときに確認することをご覧ください。基本が動くようになったら、またここに戻ってきてください。
4つの数字と、それぞれの数え方
| 指標 | 数え方 | データの出どころ | 望ましい方向 |
|---|---|---|---|
| 投稿の未達・遅れ | 月あたり、遅れて投稿された件数、または公開時に止まった件数 | 投稿ログ | 減る |
| 承認までの時間 | 投稿ごとの「提出」から「承認」までの時間（中央値） | 承認のタイムスタンプ | 減る |
| 状況確認のメッセージ | 週あたりの「これ準備できてる？」「いつ出る？」というメッセージの件数 | チャットやメールでの集計 | 減る |
| 承認後の修正 | 承認後に変更された投稿の件数 | 投稿履歴 | 減る |
この4つを選んだのは、どれもカレンダーが取り除くべきコストだからです。共有カレンダーは、驚き（遅れる投稿）、待ち時間（承認までの時間）、問い合わせ（状況確認のメッセージ）、やり直し（直前の修正）を減らすはずです。
参考：承認にはどのくらいかかるべきか
Mydropがクライアント承認を経た投稿を分析したデータでは、提出から承認までの時間の中央値は6時間で、66%が24時間以内に承認されていました。サンプル数は少ないので、あくまで目安として捉えてください。目標値ではありません。中央値が数日かかっているなら、メンバー自身のカレンダーに届くリマインダーが一番効きそうです。
4ステップで比較を実行する
- 0週目： 各指標の担当者と、どこで数えるかを書き出します。何を状況確認のメッセージとみなすかのルールを決めて、それに従いましょう。
- 1〜4週目（基準値）： 今まで通りに進めながら、毎週金曜に4つの数字を記録します。
- 連携をオンにする： MydropのGoogleカレンダー連携をつないで、予約投稿と承認の締め切りが、チームやクライアントがすでに使っているカレンダーに表示されるようにします。
- 5〜8週目（連携後）： 同じ4つの数字を同じ方法で記録します。
ほかの条件は変えないでください。テスト中に投稿数、チームの人数、承認の流れを変えてしまうと、何が違いを生んだのかわからなくなります。
結果を読み解く：続ける、調整する、やめる
- 2つ以上の数字が約20%改善し、悪化したものがなかった： 続けて、結果をチームに共有しましょう。
- 状況確認のメッセージだけが減った： 連携は見やすさには効いていますが、スピードには効いていません。承認リマインダーを追加するか、承認ワークフローを使って投稿ごとの担当者を明確にしましょう。
- 何も変わらなかった： 連携はボトルネックではありませんでした。誰が承認しているか、レビューがどれだけ待たされているか、そもそもカレンダーを見ているかどうかを確認しましょう。
- 何かが悪化した： たいていは設定の問題です。予定の重複や、共有するカレンダーの間違いなどが考えられます。修正して、また数週間試しましょう。
結果はひとことで共有する
チームやクライアントにこんな一文を書いてみましょう。「カレンダー連携を4週間続けた結果、承認までの時間の中央値はX時間からY時間に、遅れた投稿はA件からB件に減りました」。具体的な一文はスライド資料より響きますし、仕事がうまく回っていることも伝わります。
次のステップ： 今週の金曜に、過去1か月分の4つの基準値を投稿ログと承認履歴から記録してください。データがなければ今日から記録を始めて、4週間後に連携をオンにしましょう。
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