Come creare un'automazione per i social media in Mydrop

Alla fine di questo tutorial avrai un'automazione salvata in Mydrop che pubblica sui profili o sui gruppi di profili che scegli, mostra stato e permessi, e puoi avviare, mettere in pausa, duplicare, modificare o eliminare. Apri Automations dalla navigazione principale e clicca New Automation per lanciare l'Automation builder. Segui la checklist qui sotto prima di iniziare a creare l'automazione.

Dati Mydrop, 30 giorni fino al 16 settembre 2026: cosa è successo ai post programmati all'ora prevista, tra i post pubblicati tramite Mydrop.

Esito	Quota di post
Pubblicato, senza problemi	89,9%
Pubblicato, con un avviso	8,5%
Non riuscito	1,5%
Bloccato in coda	0%

Si tratta del 98,5% di post pubblicati al primo tentativo. L'avviso più comune riguardava la miniatura personalizzata di YouTube, saltata perché il canale non aveva la verifica via telefono; il fallimento più comune dipendeva da una connessione alla piattaforma scaduta. Entrambi si possono risolvere prima dell'orario di pubblicazione, ed è proprio a questo che serve un controllo pre-pubblicazione.

Prima di iniziare

• Controlla i profili collegati e i gruppi di profili.

  • Apri Profiles e verifica che ogni account social che vuoi usare risulti collegato.
  • Se manca un profilo, collegalo prima di costruire l'automazione. Un'automazione non può pubblicare su un profilo che non è collegato.

• Prepara caption e file media.

  • Scrivi il testo della caption che riuserai o trasformerai in template.
  • Metti immagini, video o altri media in una cartella accessibile, così puoi allegarli durante la configurazione.
  • Assicurati che i media rispettino i requisiti di dimensione e formato della piattaforma.

• Decidi trigger e pianificazione.

  • Scegli se l'automazione userà un intervallo, una data/ora specifica o un altro tipo di trigger disponibile nel builder.
  • Conferma il fuso orario che vuoi per le esecuzioni pianificate, così i post escono all'ora locale giusta.

• Individua approvatori e permessi.

  • Scegli i membri del workspace che devono approvare i post, se userai un flusso di approvazione.
  • Conferma che gli approvatori abbiano l'accesso necessario nel workspace per ricevere le richieste di approvazione.

• Controlla le preferenze di notifica.

  • Rivedi come il tuo workspace riceve le notifiche (email, WhatsApp o in-app) e attiva il canale che vuoi.
  • Se prevedi che gli approvatori vengano avvisati, assicurati che il loro metodo di contatto sia configurato.

• Prepara le opzioni specifiche per piattaforma.

  • Se i post richiedono impostazioni specifiche per piattaforma (anteprime dei link, tag di posizione o tagging), annota queste opzioni prima di aggiungere i contenuti.
  • Raccogli i metadati necessari, come nomi delle posizioni o handle dei tag.

• Verifica i limiti dell'account e le policy di pubblicazione.

  • Assicurati che i profili di destinazione permettano la pubblicazione automatizzata.
  • Conferma che non ci siano problemi di policy o di rate limit che bloccherebbero pubblicazioni ripetute.

Checklist rapida (conferma veloce)

1. Profili collegati e raggruppati.
2. Caption e media pronti.
3. Tipo di trigger e fuso orario scelti.
4. Approvatori individuati e metodi di contatto impostati.
5. Canali di notifica attivi.

Perché questi controlli contano

• Profili collegati: il builder mostra solo i profili disponibili per il workspace; i profili mancanti bloccano la pubblicazione.
• Media e caption: caricare i file durante la configurazione è più veloce quando sono organizzati, e un media mancante può impedire il salvataggio dell'automazione.
• Approvatori e notifiche: se le approvazioni sono richieste ma gli approvatori non sono impostati o le notifiche sono spente, i post possono restare fermi in attesa di revisione.
• Fuso orario e trigger: pianificare nel fuso orario sbagliato manda i post all'ora sbagliata; conferma il fuso orario prima di salvare.

Cosa dovresti vedere prima di cliccare New Automation

• Un elenco dei profili che intendi usare in Profiles.
• Caption bozza e file media in una cartella accessibile.
• Una scelta chiara del tipo di trigger e un elenco di approvatori, se servono le approvazioni.

Con questi elementi pronti, apri Automations e clicca New Automation per avviare il builder. I prossimi passaggi ti guideranno a dare un nome all'automazione, scegliere trigger e destinazioni, aggiungere contenuti, configurare approvazioni e notifiche, fare l'anteprima, salvare e testare con Run once o Pause.

Questa parte mostra come aprire l'Automation builder e configurare nome dell'automazione, trigger e profili di destinazione, così il workflow è pronto per contenuti e approvazioni.

Passaggio 1: apri la funzione

1. Dalla navigazione principale, clicca Automations per aprire l'elenco delle Automations.
2. Nella pagina Automations, clicca New Automation per lanciare l'Automation builder.
   • Aspettati che il builder si apra come un modulo o una procedura guidata a più passaggi intitolata New Automation o simile.
   • Dovresti vedere sezioni etichettate come nome, opzioni di trigger, selezione dei profili e contenuti/impostazioni.
3. Checklist rapida prima di continuare:
   • Conferma che i profili che vuoi raggiungere siano elencati in Profiles o in un gruppo di profili.
   • Se New Automation non è visibile, controlla i permessi del workspace o chiedi a un admin di attivare Automations per il tuo account.
4. Dopo che New Automation si è aperto, scorri la parte alta o sinistra del builder per cercare un indicatore di avanzamento o le etichette dei passaggi. Ti mostra la sequenza che seguirai (per esempio: Basics, Content, Review). Sapere a che punto sei ti aiuta a non saltare per sbaglio campi obbligatori.

Cosa dovresti vedere dopo il Passaggio 1

• L'interfaccia dell'Automation builder con un campo per il nome dell'automazione e le opzioni di trigger visibili (potresti vedere un'etichetta come Trigger type).
• Comandi per selezionare profili o gruppi di profili.
• Comandi di navigazione come Next, Continue o Save e un modo per uscire e tornare all'elenco delle Automations.

Passaggio 2: imposta le basi

1. Dai un nome all'automazione.
   • Inserisci un nome chiaro e breve che descrive l'attività ripetuta (per esempio: Post prodotto settimanali o Storie del mattino quotidiane).
   • Usa un nome che il tuo team riconoscerà subito scorrendo l'elenco delle Automations o scegliendo tra le pianificazioni.
2. Scegli il tipo di trigger o la pianificazione. Segui i prompt del builder per scegliere una delle opzioni disponibili:
   • Pianificazione (data e ora specifiche): scegli una data di calendario e un orario in cui l'automazione deve partire. Conferma il fuso orario mostrato nel builder, se presente.
   • Intervallo ricorrente: scegli ogni quanto parte l'automazione (per esempio ogni X ore, ogni giorno, ogni settimana). Se il builder chiede le unità dell'intervallo, inserisci il valore numerico e scegli ore, giorni o settimane.
   • Esecuzioni una tantum o manuali: se vuoi avviare manualmente, seleziona l'opzione Run once o Manual quando compare. È utile per fare test prima di attivare la ricorrenza.
3. Verifica i dettagli del trigger.
   • Cerca un riepilogo o una riga di conferma dopo aver scelto le impostazioni del trigger (per esempio: Parte ogni 3 giorni alle 09:00).
   • Correggi subito la pianificazione se giorni, orari o ricorrenza sono sbagliati. Sbagliare fuso orario o intervallo di solito porta a post mancati.
4. Seleziona i profili di destinazione o un gruppo di profili.
   • Clicca il comando Profiles o Groups e scegli i profili social collegati o il gruppo di profili che deve ricevere i contenuti pubblicati.
   • Aspettati che i profili selezionati siano elencati o mostrati con icone/avatar. Conferma che tutti i profili che vuoi siano inclusi.
   • Se manca un profilo collegato, apri Profiles per confermare che l'account sia collegato prima di continuare.
5. Imposta permessi e approvatori. (Importante per i workflow che richiedono revisione)
   • Se il builder offre opzioni di approvazione, scegli se i post devono essere approvati prima della pubblicazione.
   • Aggiungi approvatori dall'elenco dei membri del workspace. Inserisci o seleziona i nomi, così la richiesta di approvazione arriva alla persona giusta.
   • Scegli i canali di notifica se disponibili (per esempio email o un'altra opzione visibile), così gli approvatori ricevono la richiesta di approvazione.
6. Controlla notifiche e visibilità nel workspace.
   • Conferma le preferenze di notifica mostrate nel passaggio delle basi. Le notifiche assicurano che assegnatari e approvatori vengano avvisati quando l'automazione parte o richiede una revisione.
7. Salva o passa al passaggio successivo.
   • Clicca Next, Continue o Save and continue per procedere alla configurazione di contenuti e media. Se compare un pulsante Save, salva ora per conservare le basi che hai configurato.

Cosa dovresti vedere dopo il Passaggio 2

• Un'automazione con un nome e il riepilogo del trigger visibile nel builder.
• I profili o il gruppo di profili selezionati elencati.
• Gli eventuali approvatori scelti o il requisito di approvazione visibile nel riepilogo delle basi.
• Un modo chiaro per continuare ad aggiungere caption, media e opzioni di piattaforma.

Consiglio di verifica

• Prima di lasciare il builder, conferma che il riepilogo delle basi corrisponda a ciò che vuoi: nome corretto, ricorrenza o data/ora del trigger, profili di destinazione ed elenco degli approvatori. Correggerli qui evita errori di pianificazione o approvazioni mancanti più avanti.

Passaggio 3: aggiungi contenuti o impostazioni

Risultato: l'automazione conterrà la caption, i media, le opzioni di piattaforma e le impostazioni di approvazione/notifica che determinano cosa viene pubblicato e come vengono inviate approvazioni e avvisi.

Checklist prima di aggiungere contenuti:

• Caption pronte (testo semplice o template).
• File media caricati o accessibili.
• Approvatori scelti tra i membri del workspace.
• Canali di notifica configurati (email, WhatsApp o notifiche del workspace).

1. Aggiungi il testo della caption.

   • Clicca l'area dei contenuti o della caption nel builder.
   • Scrivi o incolla la caption. Usa eventuali campi prompt o template per inserire variabili, se disponibili.
   • Controlla la lunghezza della caption e i campi obbligatori specifici per piattaforma (per esempio hashtag, menzioni o segnaposto per i link).

2. Allega i media.

   • Clicca Attach media o Upload e seleziona immagini, video o altri asset consentiti.
   • Conferma che ogni file si carichi del tutto. Una thumbnail completata o un'anteprima caricata di solito indicano che è andata a buon fine.
   • Se una piattaforma richiede formati o dimensioni specifiche, sistema i media prima di continuare. Così eviti errori di pianificazione.

3. Scegli le opzioni di piattaforma.

   • Per ogni profilo selezionato, apri il pannello delle opzioni di piattaforma.
   • Imposta le scelte specifiche della piattaforma, come layout dell'immagine, anteprima del link o tipo di card.
   • Verifica che i campi obbligatori per le piattaforme scelte siano compilati (per esempio testo alternativo o campo URL del link).

4. Configura le opzioni di pubblicazione.

   • Se il builder offre opzioni di cadenza o intervallo di pubblicazione, imposta i dettagli della pianificazione validi per questa automazione.
   • Conferma fuso orario e orario di pubblicazione in base alla finestra del tuo pubblico.
   • Se il trigger è basato su eventi invece che su pianificazione, conferma che i dettagli del trigger siano completi (per esempio nuovo elemento RSS, invio di un form o evento tag).

5. Imposta il flusso di approvazione.

   • Apri la sezione approvazioni o approvatori e scegli uno o più approvatori tra i membri del workspace.
   • Scegli come gli approvatori ricevono le richieste (email, WhatsApp o notifica in-app), se questi canali sono disponibili.
   • Scegli se l'approvazione è obbligatoria prima della pubblicazione o facoltativa dopo un'esecuzione. Così la revisione legale e di brand resta visibile.

6. Imposta le notifiche.

   • Seleziona destinatari e canali delle notifiche per messaggi di successo, errore o richiesta di approvazione.
   • Attiva le notifiche per gli stakeholder che devono sapere delle esecuzioni o degli errori.
   • Verifica che le preferenze di notifica corrispondano alle policy del tuo team, per non perdere messaggi.

7. Controlli finali sui contenuti.

   • Usa l'anteprima dei contenuti o dei profili integrata per controllare caption e media per ogni tipo di profilo.
   • Verifica che tag, link e menzioni siano corretti e che ritagli o thumbnail dei media si vedano come previsto.
   • Conferma che eventuali segnaposto siano risolti o che lo saranno al momento dell'esecuzione.

Errori comuni da evitare in questo passaggio:

• Dimenticare di allegare i media dopo aver aggiunto la caption.
• Selezionare un profilo non collegato o senza i permessi necessari.
• Non scegliere un approvatore quando l'approvazione è obbligatoria.
• Lasciare le notifiche disattivate quando il team si aspetta gli avvisi.
• Usare un orario o un fuso orario che non corrisponde alla finestra di pubblicazione prevista.

Passaggio 4: rivedi il workflow

Risultato: l'automazione è validata a livello visivo e funzionale, salvata e pronta per essere avviata, messa in pausa, duplicata o modificata.

1. Fai l'anteprima del workflow.

   • Clicca il passaggio Preview o Review nel builder.
   • Controlla il post generato per ogni profilo selezionato. Conferma che caption, media e opzioni di piattaforma corrispondano a ciò che ti aspetti.
   • Se le approvazioni sono obbligatorie, conferma che il passaggio del revisore compaia nell'anteprima.

2. Esegui i controlli di validazione.

   • Cerca eventuali messaggi di validazione o avvisi nel builder. Risolvi i campi mancanti o gli avvisi di formato.
   • Verifica un'ultima volta le impostazioni di orario e ricorrenza per evitare orari di pubblicazione sbagliati.

3. Salva l'automazione.

   • Clicca Save o Save Automation.
   • Aspettati una conferma che l'automazione è stata salvata e un link o un pulsante per tornare all'elenco delle Automations.

4. Verifica nell'elenco delle Automations.

   • Apri Automations dalla navigazione principale.
   • Trova la nuova automazione nell'elenco. Conferma che i profili scelti siano mostrati e che lo stato sia attivo o in pausa come l'hai impostato.
   • Controlla che ci siano i pulsanti di azione: Run once, Pause, Duplicate, Edit, Delete.

5. Testa Run once e il flusso di notifiche/approvazione.

   • Usa Run once per avviare una singola esecuzione.
   • Conferma che approvatori o stakeholder ricevano le notifiche secondo le impostazioni.
   • Se l'approvazione è obbligatoria, assicurati che l'approvatore riceva la richiesta e possa approvare o rifiutare. Conferma che l'automazione rispetti la decisione di approvazione.

6. Metti in pausa o duplica per validare i comandi.

   • Clicca Pause per assicurarti che l'automazione smetta di pianificare nuove esecuzioni.
   • Clicca Duplicate per confermare che una copia si apra nel builder per modifiche rapide.

Controlli di verifica per confermare che la configurazione funzioni:

• L'automazione compare nell'elenco delle Automations con i profili e lo stato corretti.
• Run once produce la notifica di anteprima prevista e crea una richiesta di approvazione quando configurata.
• Gli approvatori ricevono le richieste di approvazione e possono agire tramite i canali scelti.
• Le notifiche di successo o errore arrivano ai destinatari scelti.

Errori comuni in fase di revisione da prevenire:

• Salvare senza fare un test con Run once.
• Ignorare gli avvisi di validazione nel passaggio di anteprima.
• Non confermare che gli approvatori abbiano ricevuto le notifiche sui canali scelti.
• Dare per scontato che lo stato sia attivo senza controllare l'elenco delle Automations.

Conclusione: dopo questi passaggi l'automazione dovrebbe essere salvata, visibile in Automations e gestibile tramite Run once, Pause, Duplicate, Edit e Delete. Se un controllo di verifica fallisce, torna nel builder per sistemare caption, media, approvatori o impostazioni di notifica e salva di nuovo.

Risoluzione dei problemi e prossimi passi

Risultato: conferma che l'automazione parta, avvisi gli approvatori e mostri lo stato previsto in Automations.

Checklist rapida

1. L'automazione compare nell'elenco delle Automations.
2. I profili o i gruppi di destinazione risultano selezionati.
3. Lo stato è Active o Paused come previsto.
4. L'anteprima di caption e media è corretta.
5. Gli approvatori e i canali di notifica sono impostati.

Se l'automazione non compare nell'elenco

1. Apri Automations dalla navigazione principale.
2. Usa i filtri dell'elenco o il campo di ricerca per trovare il nome dell'automazione.
3. Se non la trovi, riapri New Automation e conferma di aver cliccato Save nell'ultimo passaggio.

Se sono selezionati i profili sbagliati o manca un profilo

1. Apri Profiles dalla navigazione principale e conferma che il profilo sia collegato.
2. In Automations, clicca l'automazione per modificarla, poi riseleziona il profilo o il gruppo corretto e clicca Save.
3. Se un profilo è stato scollegato, ricollegalo in Profiles prima di rieseguire l'automazione.

Se mancano media o caption nei contenuti pubblicati

1. Modifica l'automazione e apri il passaggio dei contenuti.
2. Conferma che il testo della caption sia presente nel campo apposito e che i file media siano allegati.
3. Sostituisci i file mancanti, poi clicca Save.
4. Usa Run once per testare i contenuti aggiornati.

Se non sono arrivate notifiche o approvazioni

1. Apri l'automazione e conferma che i canali di notifica (email o WhatsApp) siano attivi nelle opzioni.
2. Conferma che gli approvatori siano scelti tra i membri del workspace.
3. Controlla la inbox dell'approvatore: apri Calendar > Post approval per vedere le richieste di approvazione in sospeso.
4. Se gli approvatori dicono di non aver ricevuto messaggi, chiedi loro di controllare lo spam e le preferenze di notifica configurate nel loro account Mydrop.

Se Run once non ha pubblicato o si è comportato in modo strano

1. Da Automations, clicca l'automazione e scegli Run once.
2. Conferma che l'anteprima mostri il profilo e i contenuti previsti.
3. Se l'anteprima è corretta ma non è stato pubblicato nulla, controlla lo stato dell'automazione. Se è Paused, clicca Resume o imposta lo stato su Active.
4. Modifica la pianificazione dell'automazione e assicurati che il fuso orario e l'intervallo scelti siano corretti per la tua zona.

Se le approvazioni sono bloccate o ferme

1. Apri l'automazione e rivedi l'elenco degli approvatori.
2. Modifica per aggiungere o sostituire approvatori se il membro scelto non è disponibile.
3. Usa Run once con un approvatore di test per confermare che il flusso di approvazione invii un promemoria e alleghi il contesto di approvazione al post.

Se servono automazioni duplicate per delle varianti

1. Dall'elenco delle Automations, seleziona Duplicate per l'automazione scelta.
2. Modifica la copia duplicata per cambiare caption, media o destinazioni.
3. Salva la copia e verifica che compaia separatamente nell'elenco.

Se lo stato o i permessi dell'automazione sembrano sbagliati

1. Apri l'automazione e rivedi le impostazioni di proprietario e permessi.
2. Sistema approvatori o ruoli del workspace come serve.
3. Salva e conferma che l'elenco delle Automations mostri lo stato e i valori della colonna permessi aggiornati.

Quando fare rollback o eliminare

1. Se un'automazione fallisce ripetutamente, aprila e clicca Delete per rimuoverla.
2. Prima di eliminare, usa Duplicate per tenere una copia per la risoluzione dei problemi.
3. Usa Pause per fermare temporaneamente un'automazione mentre fai debug.

Prossimi passi per la validazione

1. Usa Run once per validare contenuti, approvatori e notifiche.
2. Chiedi agli approvatori di approvare un post di test e conferma che l'approvazione sia allegata al post in Calendar > Post approval.
3. Monitora l'elenco delle Automations per cambi di stato e timestamp delle esecuzioni recenti.

Conclusione

Ora dovresti avere un'automazione funzionante salvata in Automations, con profili, trigger, contenuti e impostazioni di approvazione configurati. Usa Run once per testare il comportamento, Pause per fermare le esecuzioni mentre modifichi, Duplicate per creare varianti ed Edit per rifinire contenuti o approvatori. Se compare un problema, segui i passaggi di risoluzione qui sopra: verifica i profili, salva le modifiche, conferma notifiche e approvatori, poi testa di nuovo.