多品牌交接會出錯，是因為每個品牌都有自己的規則，而這些規則只留在大家腦子裡，沒跟著檔案一起走。解法很簡單：每個品牌寫一頁 brief，讓設計師、社群小編和審核人在動手做素材之前，全都照著同一份走。
TLDR： 設計和社群之間的交接，會在四個地方出包：brief、規格、審核人、版本。每個品牌給一份簡短 brief，把這四件事講清楚，每次開需求都附上，並在交接當下就對照檢查，而不是等貼文排好才發現。
多品牌之間反覆出現的四個出錯點
只有一個品牌時，好團隊靠記憶就記得規則。五個品牌？沒人記得住。同樣四件事，一錯再錯。
| 出錯點 | 會發生什麼事 | 怎麼防 |
|---|---|---|
| Brief | 設計師用猜的，猜語氣、猜優惠、猜平台 | 每個品牌一份固定欄位的需求表 |
| 規格 | 9:16 的版位送來方形裁切圖 | brief 裡按平台列好尺寸和安全區 |
| 審核人 | 素材卡在錯的人手上，或三個人都在等對方 | 每個品牌一位具名審核人，加一位備援 |
| 版本 | 「Final_v3_REAL.png」根本不是最後排上去的那個 | 每個品牌一個資料夾，只留一個核准版本，舊的全歸檔 |
你有沒有發現，這四個都不是創意問題。它們都是「資訊沒送到」。
品牌 brief 寫一次就好，一頁搞定
多數團隊其實已經有品牌規範了。只是那份有 40 頁，禮拜五下午五點沒人會打開。交接需要的東西，比這短得多。
每個品牌做一頁，填好這些欄位：
- 用三個詞講清楚語氣，附一句寫對的文案範例、一句寫錯的。
- 會用到的平台，以及每個平台的確切尺寸：貼文、story、封面。
- 禁止與必備項目：法務聲明、hashtag、標註、不能出現的字。
- 審核人與備援，以及預期他們多久內要回。
- 最終檔案放在哪。
控制在一螢幕內。如果需要往下滑，就把補充資料丟進附錄，反正沒人會去讀。
規格放在需求裡，不要放在回覆裡
設計師如果交件後才知道裁切比例，就得重做。社群小編如果排程時才知道，就得回頭追設計師。兩邊各噴一小時。
所以，規格要在一開始就問清楚。你的需求表應該把平台設成必填欄位，選了平台就自動顯示尺寸。如果你的需求表其實是一則聊天訊息，那就用一段簡短範本，貼在每次需求的最上面：品牌、平台、尺寸、文案截止日、審核人。
最便宜的交接檢查，就是檔案往下走之前，花 60 秒對照 brief 看一眼。 尺寸錯了、logo 漏了、版本不對，一分鐘內全都看得出來；等核准後才發現，全都很貴。
每個品牌指定一位審核人，再加一位備援
當三個人都有權核准，每個人都會以為別人會審。當唯一那位去放假、又沒指定代理人，貼文就只能等到他回來。
把審核人和備援寫進每個品牌的 brief。講好回覆時限：「一個工作天內」是真正的規則，「儘快」不是。如果是客戶品牌，用免登入的審核連結，讓核准集中在一個地方，而不是在 email 串裡來回。
在 Mydrop 的客戶核准數據中，從送審到核准的時間中位數是 6 小時，有 66% 在 24 小時內就核准通過。
每個品牌一個核准資料夾，杜絕版本亂跑
多品牌工作裡最安靜的殺手，就是錯的版本上線了。這通常發生在：核准的檔案放一個地方，「最新」的檔案放另一個地方。
記住這條規則：品牌的發布資料夾裡只放已核准的版本，其他全部放在獨立的工作資料夾。 社群小編永遠只從發布資料夾拿檔案。
如果你用 Canva 或 Google Drive，把它們接到排程工具上，讓素材直接附在貼文裡。在 Mydrop，品牌和工作區會把每個客戶的日曆、素材和核准分開管理，審核流程會把貼文卡住，直到具名審核人簽核通過。這樣就少掉「有人下載檔案、又上傳到錯帳號」那一步。
每週花 10 分鐘做交接檢討
沒量測的東西，你修不好。每週撥點時間，看看哪些交接出了錯，把每個問題歸到上面四個出錯點的其中一類。
三週之後，你會看到一個模式。也許永遠是同一個品牌漏規格，或永遠是同一位審核人拖進度。那就改 brief 裡的那一件事，而不是幫所有人再加一條新規則。
檢討要短：列出問題、按出錯點計數、做一個調整。想看更深入的追蹤指標，可以參考怎麼追蹤社群活動的素材交接；想知道交接漏掉之後會拖出哪些延遲，請讀怎麼避免多品牌活動延誤。
今天就動手寫第一份品牌 brief
挑一個交接最痛的品牌。花 30 分鐘寫好它的一頁 brief：語氣、尺寸、禁止項目、審核人、資料夾。接下來三個需求都用它，數數看省下幾次改稿。如果你想讓品牌、日曆和核准都集中在一個工作區，免費開始用 Mydrop，順手建好你的第一個品牌。
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