As trocas entre várias marcas falham porque cada uma tem suas próprias regras, e essas regras ficam na cabeça das pessoas em vez de irem junto com o arquivo. A solução é um briefing de uma página por marca, que o designer, o social media e o aprovador usam como base antes de criar qualquer peça.
TLDR: As trocas entre design e social quebram em quatro pontos: o briefing, as especificações, o aprovador e a versão. Dê a cada marca um briefing curto que responda aos quatro, anexe ele a todo pedido e confira na hora da entrega, não depois que o post já foi agendado.
Quatro pontos de falha que se repetem entre marcas
Com uma marca só, um time bom lembra das regras. Com cinco, ninguém lembra. As mesmas quatro coisas dão errado de novo e de novo.
| Ponto de falha | O que acontece | O que evita |
|---|---|---|
| Briefing | O designer adivinha tom, oferta e plataforma | Um formulário de pedido com campos fixos, por marca |
| Especificações | Mandam corte quadrado para um espaço 9:16 | Tamanhos e áreas seguras por plataforma listados no briefing |
| Aprovador | A peça espera a pessoa errada, ou três pessoas | Um aprovador definido por marca, com um substituto |
| Versão | O "final_v3_REAL.png" não é o que vai ser agendado | Uma pasta por marca, uma versão aprovada, as antigas arquivadas |
Repare que nenhum desses é um problema criativo. É informação que não chegou.
Escreva o briefing de marca uma vez, em uma página
A maioria dos times já tem um manual de marca. São 40 páginas e ninguém abre às 17h de uma sexta. O que a troca precisa é mais curto.
Faça uma página por marca com estes campos:
- Tom de voz em três palavras, com um exemplo de legenda certo e um errado.
- Plataformas em uso e os tamanhos exatos de cada uma: feed, story, capa.
- Itens proibidos e obrigatórios: textos legais, hashtags, marcações, palavras a evitar.
- Aprovador e substituto, com o prazo esperado de cada um.
- Onde ficam os arquivos finais.
Mantenha em uma tela só. Se precisar rolar, jogue o extra num anexo que ninguém precisa ler.
Coloque as especificações no pedido, não numa resposta
Um designer que descobre a proporção do corte depois da entrega tem que refazer o trabalho. Um social media que descobre na hora de agendar tem que correr atrás do designer. Os dois perdem uma hora.
Então peça as especificações logo no começo. Seu formulário de pedido deve ter a plataforma como campo obrigatório, e escolher a plataforma deve mostrar os tamanhos. Se o seu formulário é uma mensagem no chat, use um modelo curto colado no topo de cada pedido: marca, plataforma, tamanho, prazo do texto, aprovador.
A conferência de troca mais barata é uma olhada de 60 segundos no arquivo comparando com o briefing antes de ele seguir. Tamanho errado, logo faltando, versão errada: tudo visível em um minuto, tudo caro de descobrir depois da aprovação.
Defina um aprovador por marca e um substituto
Quando três pessoas podem aprovar, cada uma acha que outra vai aprovar. Quando uma pessoa está de férias e ninguém foi indicado, o post espera até ela voltar.
Escreva o aprovador e um substituto no briefing de cada marca. Combine um prazo: "em até um dia útil" é uma regra de verdade, "logo" não é. Para marcas de clientes, um link de revisão sem login mantém a aprovação num lugar só, em vez de uma corrente de e-mails.
Nos dados do Mydrop sobre aprovações de clientes, o tempo mediano do envio até a aprovação foi de 6 horas, e 66% foram aprovadas em até 24 horas.
Acabe com a bagunça de versões com uma pasta aprovada por marca
O assassino silencioso no trabalho com várias marcas é a versão errada indo ao ar. Isso acontece quando o arquivo aprovado fica num lugar e o arquivo "mais recente" fica em outro.
Use esta regra: só a versão aprovada fica na pasta de publicação da marca. Todo o resto fica numa pasta de trabalho separada. O social media só puxa da pasta de publicação.
Se você usa Canva ou Google Drive, conecte ao seu agendador para o arquivo ficar anexado ao próprio post. No Mydrop, marcas e espaços de trabalho mantêm o calendário, os arquivos e as aprovações de cada cliente separados, e o fluxo de aprovação segura um post até o aprovador definido dar o ok. Isso elimina a etapa em que alguém baixa um arquivo e sobe de novo na conta errada.
Faça uma revisão de trocas de 10 minutos por semana
Você não conserta o que não mede. Uma vez por semana, olhe as trocas que deram errado e encaixe cada uma num dos quatro pontos de falha acima.
Depois de três semanas você vai ver um padrão. Talvez seja sempre a mesma marca sem especificações, ou um aprovador que está sempre atrasado. Conserte essa única coisa no briefing, não criando uma regra nova para todo mundo.
Mantenha a revisão curta: uma lista de problemas, uma contagem por ponto de falha, uma mudança. Para olhar os números com mais profundidade, veja como acompanhar as trocas de arquivos em campanhas de social, e para os atrasos que vêm depois de uma troca perdida, leia como evitar atrasos de campanha entre várias marcas.
Monte o primeiro briefing de marca hoje
Escolha a marca cujas trocas mais doem. Escreva o briefing de uma página dela em 30 minutos: tom de voz, tamanhos, itens proibidos, aprovador, pasta. Use nos próximos três pedidos e conte quantas revisões você evitou. Se você quer marcas, calendários e aprovações num só espaço de trabalho, comece de graça no Mydrop e configure sua primeira marca por lá.
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