Los traspasos entre varias marcas fallan porque cada una tiene sus propias reglas, y esas reglas viven en la cabeza de la gente en lugar de viajar con el archivo. La solución es un brief de una página por marca con el que el diseñador, el social media manager y quien aprueba trabajen desde antes de crear un solo recurso.
TLDR: Los traspasos entre diseño y redes sociales se rompen en cuatro puntos: el brief, las especificaciones, quién aprueba y la versión. Dale a cada marca un brief corto que responda a los cuatro, adjúntalo a cada petición y revísalo en el traspaso, no después de programar el post.
Cuatro puntos de fallo que se repiten entre marcas
Con una sola marca, un buen equipo se acuerda de las reglas. Con cinco, ya no. Las mismas cuatro cosas salen mal una y otra vez.
| Punto de fallo | Qué pasa | Qué lo evita |
|---|---|---|
| Brief | El diseñador adivina el tono, la oferta y la plataforma | Un formulario de petición con campos fijos, por marca |
| Especificaciones | Se manda un recorte cuadrado para un formato 9:16 | Tamaños y zonas seguras por plataforma en el brief |
| Aprobador | El recurso espera a la persona equivocada, o a tres | Un aprobador con nombre por marca, y un suplente |
| Versión | "Final_v3_REAL.png" no es el que se acaba programando | Una carpeta por marca, una versión aprobada, las viejas archivadas |
Fíjate en que ninguno de estos es un problema creativo. Es información que no llegó a tiempo.
Escribe el brief de marca una vez, en una página
Casi todos los equipos ya tienen un manual de marca. Tiene 40 páginas y nadie lo abre un viernes a las 5 de la tarde. Lo que el traspaso necesita es algo más corto.
Haz una página por marca con estos campos:
- El tono en tres palabras, con un pie de foto de ejemplo que esté bien y otro que esté mal.
- Las plataformas que usáis y los tamaños exactos de cada una: feed, story, portada.
- Lo prohibido y lo obligatorio: líneas legales, hashtags, etiquetas, palabras que evitar.
- Aprobador y suplente, con cuánto tiempo se espera que tarden.
- Dónde viven los archivos finales.
Que quepa en una pantalla. Si necesitas hacer scroll, pasa los extras a un anexo que nadie tenga que leer.
Pon las especificaciones en la petición, no en una respuesta
Un diseñador que se entera del recorte después de entregar tiene que rehacer el trabajo. Un social media manager que se entera al programar tiene que perseguir al diseñador. Los dos pierden una hora.
Así que pide las especificaciones desde el principio. Tu formulario de petición debería tener la plataforma como campo obligatorio, y al elegirla deberían aparecer los tamaños. Si tu formulario es un mensaje de chat, usa una plantilla corta pegada al principio de cada petición: marca, plataforma, tamaño, fecha límite del texto, aprobador.
La comprobación de traspaso más barata es echar un vistazo de 60 segundos al archivo contra el brief antes de que siga adelante. Tamaño equivocado, logo que falta, versión incorrecta: todo se ve en un minuto, y todo sale caro si lo descubres después de aprobar.
Nombra un aprobador por marca y un suplente
Cuando tres personas pueden aprobar, cada una da por hecho que lo hará otra. Cuando una persona está de vacaciones y no hay nadie designado, el post espera hasta que vuelva.
Escribe el aprobador y un suplente en el brief de cada marca. Acordad un plazo: "en un día laborable" es una regla de verdad, "pronto" no. Para marcas de clientes, un enlace de revisión sin login mantiene la aprobación en un solo sitio en vez de en una cadena de emails.
En los datos de Mydrop sobre aprobaciones de clientes, el tiempo medio desde el envío hasta la aprobación era de 6 horas, y el 66% se aprobaban en menos de 24 horas.
Frena la deriva de versiones con una carpeta aprobada por marca
El asesino silencioso del trabajo con varias marcas es que se publique la versión equivocada. Pasa cuando el archivo aprobado está en un sitio y el archivo "más reciente" está en otro.
Aplica esta regla: solo la versión aprobada está en la carpeta de publicación de la marca. Todo lo demás vive en una carpeta de trabajo aparte. El social media manager siempre tira de la carpeta de publicación.
Si usas Canva o Google Drive, conéctalos a tu planificador para que el recurso quede adjunto al propio post. En Mydrop, las marcas y los espacios de trabajo mantienen separados el calendario, los recursos y las aprobaciones de cada cliente, y el flujo de aprobación retiene un post hasta que el aprobador designado le da el visto bueno. Eso elimina el paso en el que alguien descarga un archivo y lo vuelve a subir a la cuenta equivocada.
Haz una revisión de traspasos de 10 minutos cada semana
No puedes arreglar lo que no mides. Una vez a la semana, mira los traspasos que salieron mal y clasifica cada uno en uno de los cuatro puntos de fallo de arriba.
En tres semanas verás un patrón. Quizá siempre es la misma marca a la que le faltan especificaciones, o un aprobador que siempre llega tarde. Arregla esa sola cosa en el brief, no añadiendo una regla nueva para todos.
Que la revisión sea corta: una lista de problemas, un recuento por punto de fallo, un cambio. Para ver más a fondo qué números seguir, echa un ojo a cómo hacer seguimiento de los traspasos de recursos en campañas de redes sociales, y para los retrasos que vienen después de un traspaso fallido, lee cómo evitar retrasos en campañas con varias marcas.
Crea hoy el primer brief de marca
Elige la marca cuyos traspasos más te duelan. Escribe su brief de una página en 30 minutos: tono, tamaños, lo prohibido, aprobador, carpeta. Úsalo en las próximas tres peticiones y cuenta cuántas revisiones te ahorras. Si quieres marcas, calendarios y aprobaciones en un solo espacio de trabajo, empieza gratis en Mydrop y monta ahí tu primera marca.
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