追蹤素材交接最簡單的方法，就是一則貼文一列，加上一個狀態欄位，而不是一個活動開一個資料夾。每一列放進素材連結、負責人、下一位接手的人和截止時間。誰手上握著那一列，延遲就算誰的。這樣一來，檔案不見或審核沒人回，都不會再默默消失。
TLDR： 每則貼文都用一列追蹤，六個欄位、五種狀態。每個狀態設 24 小時的時限。在 Mydrop 的資料裡，客戶核准的中位數是 6 小時，所以超過一天就是交接卡住，不是審核太慢。
讓交接能被追蹤的六個欄位
你不用先買新工具才能開始。只要每一列都有這些欄位，一份表格就夠用。
| 欄位 | 範例 | 為什麼重要 |
|---|---|---|
| 貼文 | 「春季特賣，輪播，Instagram」 | 一則貼文一列，不是一個檔案一列 |
| 素材連結 | 最終檔案的連結 | 一個連結，不要寫「去看對話串」 |
| 狀態 | 需求 / 設計中 / 審核中 / 已核准 / 已排程 | 看出它現在卡在哪 |
| 負責人 | 現在拿著它的人名 | 寫人，不是寫團隊 |
| 下一位負責人 | 接下來換誰接手 | 讓交接清清楚楚 |
| 截止 | 日期和時間，附上時區 | 唯一會產生急迫感的欄位 |
只有在檔案核准後還會被替換時，才多加第七個欄位版本。不然它只會是雜訊。
五種狀態，每種一條規則
清單越短越好。超過五種狀態，就沒人會更新了。
- 需求： 這個請求成立了。規則： 要有截止日，也要有一個負責人。
- 設計中： 素材正在做。規則： 一有初稿，就馬上把素材連結補上。
- 審核中： 有人得說好或不好。規則： 指名審核者，24 小時內要給回覆。
- 已核准： 文案和素材都定稿了。規則： 從這裡開始，誰都不能直接改檔案。要改，就退回審核。
- 已排程： 已經排進佇列，有明確日期。規則： 排上去的素材，就是核准過的那一份。
最省事的規則是第 4 條。大部分「版本放錯」的貼文，都是有人在核准後直接在檔案裡改錯字造成的。
算一下交接到底漏在哪
在動手改進之前，先花一週記錄每次貼文在等什麼。寫下它等在哪裡、等了多久。以我們的經驗，漏洞通常集中在兩個地方：設計到審核（素材送來時沒附文案，或尺寸不對），還有審核到排程（核准只留在對話裡，從來沒被記錄下來）。
核准拖得比該有的時間久，交接也會跟著散掉。在 Mydrop 裡有記錄兩個時間點的客戶核准貼文中，核准時間的中位數是 6 小時，66% 在 24 小時內完成。
如果你特別想處理設計到社群這一段，我們這篇解決設計與社群團隊交接延遲的指南講得更深。
每次換狀態，就做一次交接檢查
交接就是貼文換手的時候，所以就在那裡檢查。每次轉換都問四個問題：
- 素材是最終版嗎？尺寸符合平台嗎？
- 文案是附在同一列嗎，而不是放在另一份文件裡？
- 下一位負責人知道自己接手了嗎？知道什麼時候要交嗎？
- 舊版本有標成已替換嗎？
只要有一個答案是「沒有」，貼文就不能往下走。這只花你十秒，卻能擋掉大部分「到底哪個檔案才是真的？」的訊息。
把追蹤表搬進你的行事曆
表格會走鐘，因為總得有人去更新它。當狀態直接長在貼文上，追蹤就會穩得多。在 Mydrop 裡，內容行事曆中的每則貼文都帶著它的草稿、文案和核准狀態，核准則會記錄誰在什麼時候說好。留言留在貼文上，而不是另開對話，所以一則貼文的來龍去脈都集中在同一個地方。
如果你會把工作發給外部代理商，道理也一樣，這篇代理商交接工具評比幫你比較各種選擇。
先從下週的貼文開始就好
不要回頭去補整個積壓的內容。今天就把六個欄位建好，只填接下來七天要排的貼文，每次交接都更新狀態。一週後，看看哪個狀態把貼文卡最久。那就是你第一個要修的地方。
下一步： 今天下午就為下週的貼文建好這份六欄表格。想讓狀態直接住在貼文上，就免費開始用 Mydrop。
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