ソーシャルメディアのインシデントとは、通常の承認フローが追いつかないスピードでブランドを傷つけうる、あらゆる出来事です。誤った投稿、アカウントの乗っ取り、炎上、安全性に関するクレームの拡散などが該当します。解決策は、4つの要素を備えたプランです。深刻度レベル、指名されたオンコールのペア、60分のタイムリミット、そして事前承認済みのホールディングステートメント。 必要になる前に、一度書いておきましょう。
TLDR: すべてのインシデントをS1〜S3で評価し、指名されたオンコールのペアに連絡します。S1なら60分以内にホールディングステートメントを投稿し、記録を残します。文言を事前に承認しておくことが、2時間のてんやわんやを10分の返信に変えるカギです。
3つの深刻度レベルで、2分でインシデントを評価する
多くのチームは、最初の1時間を「どれくらい深刻か」の議論に費やしてしまいます。評価基準を固定すれば、その議論は終わります。コメントの勢いではなく、リーチと被害の大きさで評価しましょう。
| レベル | どんな状況か | 誰に連絡するか | 公開返信の期限 |
|---|---|---|---|
| S1 | 法務・安全・セキュリティの問題、アカウント乗っ取り、誤った投稿や不適切な投稿、報道による取り上げ | オンコールリード、承認者、法務または広報責任者 | 60分以内 |
| S2 | 急速に伸びるクレームのスレッド、インフルエンサーからの批判、壊れたプロモーションやリンク | オンコールリードと承認者 | 4時間以内 |
| S3 | 少数の怒りのコメント、1件の低評価レビュー、ごく一部にしか見られていないミス | コミュニティマネージャー | 当日中 |
同じインシデントを2人が違うレベルで評価したら、高いほうを採用します。下げるのは後からで構いません。先に下げてはいけません。
オンコールのペアを指名し、ローテーションを共有する
名前のないインシデントプランは、壁に貼ったポスターと同じです。毎週2人を指名します。トリアージと下書きを担当するコミュニティリードと、会議なしで公開を承認できる承認者です。それぞれに指名されたバックアップも付けます。
- ローテーションは1つの共有場所に置き、電話番号とタイムゾーンも記載しましょう。
- 「オンコール」の意味を決めておきます。電話で連絡がつく、30分以内にノートPCを開ける、といった基準です。
- グローバルブランドなら、地域ごとに引き継いで、常に誰かが日中帯にいる状態にしましょう。
チームが多くのブランドや市場をまたぐ場合は、ブランドごとに承認者を置きましょう。一言のホールディングステートメントの承認を、地域マネージャーが本社の返事待ちにする必要はありません。
最初の1時間は、決まったタイムラインで動く
毎回同じ5つの動きを、同じ順番で行います。
- 0〜10分:確認して封じ込める。 投稿やスレッドのスクリーンショットを撮ります。影響を受けているブランドの予約投稿を止めて、呑気な投稿が炎上の中に飛び出さないようにしましょう。乗っ取りの疑いがあればアカウントを保護します。
- 10〜20分:評価して連絡する。 レベルを割り当て、表に記載された人に連絡します。
- 20〜40分:下書きする。 ホールディングステートメントをもとに、確認済みの事実だけを加えます。
- 40〜60分:承認して投稿する。 承認者は、下書きがある同じスレッドで承認します。
- 投稿後:監視して記録する。 30分ごとに返信をチェックし、タイムラインをその場で書き留めます。
見落とされがちなのが、キューを止めるという動きです。Mydropのコンテンツカレンダーなら、ブランドをまたいだすべての予約投稿がひと目でわかります。1人がキューを止め、もう1人が返信を書く、という分担ができるわけです。
空欄付きのホールディングステートメントを3つ用意しておく
ホールディングステートメントは、事実を約束せずに時間を稼ぐためのものです。状況ごとに1つずつ用意し、文言は事前に法務の承認を得ておきましょう。
- 確認中です:「[問題]について認識しており、現在確認を進めています。[時刻]までに最新情報をお伝えします。」
- 私たちが間違えました:「私たちの誤りです。[何を間違えたかを1文で]。現在[削除または修正]し、[次の対応]を進めています。」
- なりすまし・乗っ取りを受けています:「当アカウントへの不正アクセスが発生しました。[時刻]から[時刻]までの投稿は無視してください。現在セキュリティを確保しており、こちらで最新情報をお伝えします。」
言い争わない、読者のせいにしない、そして返信するつもりの批判を削除しない。ルール違反のコメントは非表示にして、スクリーンショットを残しておきましょう。
承認者が会議なしで対応できるようにする
多くのインシデントで最も遅いのは、文章を書くことではなく承認です。下書き、コメント、承認が1か所に集まるツールを使いましょう。Mydropの承認ワークフローなら、承認者はリンクから承認できます。ソーシャルインボックスなら、届いたコメントが返信の下書きの隣に並ぶので、チャットアプリ間でテキストをコピーする手間がありません。
48時間以内に30分の振り返りを行う
インシデントが収束したら、4つの問いに文書で答えます。何が起きたか、私たちは何をいつ行ったか、何が足を引っ張ったか、何を変えるか。ローテーション、表、ステートメントはその日のうちに更新しましょう。
次のステップ: 今週中に、皆さんのブランドの深刻度表を書き、次のオンコール担当者2人を指名し、ホールディングステートメントを1つ法務に承認してもらいましょう。作業は1時間ほどで、リスクのほとんどをカバーできます。





















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