通知に追いかけられる毎日を終わらせたいなら、すべての通知をひとつの問いで仕分けましょう。「これには日時が決まっているか？」 です。日時がある通知（承認、締め切り、予約投稿）はカレンダーへ。返信が必要な通知は決まった時間帯にチェック。それ以外はまとめ通知にします。
TLDR: リアルタイムのアプリ通知をオフにして、3つのバケツを使い分けましょう。日時がある仕事はカレンダーへ、返信は1日2〜3回の時間帯で、それ以外はまとめ通知に。Mydropのデータによると、クライアント承認を通した投稿の承認までの中央値は6時間でした。だからこそ承認には、通知ではなく日時付きのリマインダーが向いています。
ステップ1：通知を3つのバケツに仕分ける
先週届いた通知をすべて書き出してみましょう。それぞれをバケツに入れていきます。
| バケツ | 例 | 置き場所 |
|---|---|---|
| 日時が必要 | クライアント承認の締め切り、ローンチ日、予約投稿、レポート送信 | カレンダー |
| 返信が必要 | コメント、DM、メンション | 決まった時間帯のインボックス |
| 知っておけばOK | いいね、フォロワー数、プラットフォームの更新情報 | 1日または1週間のまとめ通知 |
私たちの経験では、いちばん多いのは3つ目のバケツです。まずはこのノイズからオフにしていきましょう。
ステップ2：日時があるバケツは、チームがいつも開くカレンダーへ
スケジュールアプリの中の通知は、誰かがそのアプリを開かないと機能しません。カレンダーの予定なら、みんながすでに見ているから機能します。
MydropのGoogleカレンダー連携なら、予約投稿やリマインダーが共有カレンダーに表示されます。金曜の承認締め切りが、金曜のクライアント定例のすぐ隣に並ぶわけです。ただし同期の範囲は絞りましょう。カレンダーを見る人にとって日時が重要なプロフィールだけを同期しないと、投稿イベントで経営陣のカレンダーが埋まってしまいます。
どんなツールでも確認すべきポイントは、Googleカレンダーのワークフローを同期する方法のガイドにまとめています。
ステップ3：返信はリアルタイムではなく、時間帯でまとめて
返信は急ぎに感じますが、実際に急ぎなことはほとんどありません。1日2〜3回、たとえば午前中と夕方遅めに時間帯を決めて、そのときだけインボックスを片付けましょう。
ソーシャルインボックスなら、連携中のすべてのアカウントのコメントとメッセージが1つのリストにまとまります。だから各時間帯のチェックは、9つのアプリを回るのではなく1か所で済みます。上から順に処理して、終わったら閉じるだけです。
よくある質問には、自動化でコメントのトリガーワードに返信できます。これでいちばん繰り返しの多い返信をまるごとなくせます。
ステップ4：承認には通知ではなく、リマインダーを
承認は、追いかけが一番つらく出る場面です。承認待ちの投稿が1つあるだけで、その後ろのすべてが止まってしまいます。
Mydropのデータによると、クライアント承認を通した投稿の、提出から承認までの中央値は6時間で、66%が24時間以内に承認されました。遅いケースの多くは、誰もリマインダーを受け取っていない投稿です。
そこで、こんなルールを決めましょう。
- 提出時にリマインダー。
- 24時間後に2回目、承認者だけに送る。
- 48時間を過ぎたら、ボットではなく人がフォローアップする。
文面は承認リマインダーのスケジュールに用意しています。
ステップ5：もう必要ないものはオフにする
ここまで来たら、各プラットフォームで3つ目のバケツにあたるアプリ通知をオフにしましょう。残すのは危険を知らせる通知だけです。セキュリティ警告、ポリシーのお知らせ、連携切れなどです。
チームの誰かが「見逃した」と言っても、通知をオンに戻さないでください。その通知がどのバケツに入るものだったかを確認して、そのバケツのルールを直しましょう。チームメンバーが通知を見逃したときに確認すべきことのチェックリストで、手順を追えます。
それでも割り込んでいい2つの例外
時間帯でのチェックは、ふつうの返信にはぴったりです。ただし、次の2つは次の時間帯まで待たせてはいけません。
- クライアントやお客様からの、公開の場でのクレーム。 誰に通知が届き、誰が対応するかをあらかじめ決めておきましょう。
- 連携やセキュリティの警告。 ログイン切れは、その後ろの予約投稿をすべて止めてしまいます。リアルタイム通知として扱いましょう。
この2つの例外を、それぞれ1行で書き留めておきましょう。静かなインボックスが、本当の問題を見逃す原因にならないように。
ふつうの1日はこうなります
- 9:30： カレンダーを開く。日時がある仕事がひと目でわかります。
- 10:30と16:00： インボックスの時間帯。
- いつでも： セキュリティ警告以外、何も鳴りません。
次のステップ： 今日、先週の通知で3つのバケツの仕分けをやってみましょう。そしてMydropでGoogleカレンダーを連携すれば、1つ目のバケツが別のアプリの中だけで生きることはなくなります。
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