想擺脫追著通知跑的日子，先用一個問題把每則通知分類：這件事有時間嗎？ 有時間的（審核、截止日、排好的貼文）就放進日曆。需要回覆的，固定在時段內處理。剩下的，收進摘要就好。
TLDR： 關掉 app 的即時通知，改用三類分流：有時間的工作進日曆，回覆固定在每天兩到三個時段處理，其餘全部收進摘要。從 Mydrop 的資料來看，走過客戶審核的貼文，審核時間中位數是 6 小時，所以審核值得一個有時間的提醒，而不是一則叮咚。
步驟 1：把通知分成三類
把上週收到的通知全部列出來，一則一則放進對應的類別。
| 類別 | 例子 | 放哪裡 |
|---|---|---|
| 有時間壓力 | 客戶審核截止、上線日、排好的貼文、報告寄送 | 你的日曆 |
| 需要回覆 | 留言、DMs、標註 | 固定的收件時段 |
| 知道就好 | 按讚、追蹤數、平台更新 | 每日或每週摘要 |
以我們的經驗，第三類永遠最大一包。那些雜訊，就是你要先關掉的。
步驟 2：把有時間的那一類，放進團隊本來就會開的日曆
排程工具裡的通知，只有在你打開那個 app 時才有用。日曆事件不一樣，因為大家本來就會看。
Mydrop 的 Google 日曆整合，會把排好的貼文和提醒放上共用日曆，星期五的審核截止日，就排在星期五的客戶電話旁邊。不過記得把同步範圍收好：只同步那些日期對看日曆的人有意義的帳號，不然主管的日曆會被貼文事件塞爆。
我們這篇同步 Google 日曆工作流程的指南，列出了不管用哪個工具都該檢查的重點。
步驟 3：回覆固定在時段處理，不要即時追
回覆感覺很急，但其實很少真的急。一天設兩到三個時段，例如上午中段和傍晚，時間到了再一次清空。
社群收件匣會把所有已連接帳號的留言和訊息集中在同一份清單，每個時段只要看一個地方，不用開九個 app。從上往下處理完，關掉。
遇到重複出現的問題，自動化可以在留言出現關鍵字時自動回覆，把最重複的那些回覆整個省掉。
步驟 4：審核用提醒，不要用即時通知
審核是最容易讓人追到心累的地方。一則卡住的貼文，會擋住後面所有事。
從 Mydrop 的資料來看，走過客戶審核的貼文，從送出到審核通過的時間中位數是 6 小時，66% 在 24 小時內通過。拖得特別久的那幾則，通常是根本沒人收到提醒。
所以訂個規則：
- 送出時發一次提醒。
- 滿 24 小時再發一次，只發給審核的人。
- 超過 48 小時，由真人（不是機器人）去追。
我們這篇審核提醒排程有現成的說法可以抄。
步驟 5：不再需要的通知，就關掉
現在到各個平台，把第三類的 app 層級通知關掉。只留下真的代表危險的平台通知：安全警告、政策通知、連線中斷。
如果同事說他漏看了什麼，別急著把通知全開回來。先問那件事屬於哪一類，然後去修那一類的規則。我們這份同事漏接通知時該檢查什麼的清單，可以帶你一步步排查。
這兩種例外，還是該打斷你
固定時段適合處理一般回覆。但有兩件事不該等到下一個時段：
- 客戶或消費者在公開場合的客訴。 事先講好誰會收到通知、誰負責回。
- 連線或安全警告。 登入過期會讓後面所有排程貼文全部停擺，所以要當成即時通知處理。
把這兩個例外各寫成一行，這樣收件匣再安靜，也不會讓真正的問題被漏掉。
平常的一天，大概長這樣
- 9:30： 打開日曆，有時間的工作一眼就看得到。
- 10:30 和 16:00： 收件匣時段。
- 其他時間： 除了安全警告，什麼都不會叮你。
下一步： 今天就拿上週的通知做一次三類分流。然後在 Mydrop 連接 Google 日曆，讓第一類工作不用再住在另一個 app 裡。
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