Biar tidak terus-terusan mengejar notifikasi, bagi setiap notifikasi dengan satu pertanyaan: ada waktunya atau tidak? Notifikasi yang punya waktu (approval, tenggat, postingan terjadwal) masuk ke kalender. Notifikasi yang butuh balasan dicek di jadwal khusus. Sisanya jadi digest.
TLDR: Matikan notifikasi langsung dari aplikasi dan pakai tiga kelompok: pekerjaan bertanggal masuk kalender, balasan dicek dua atau tiga kali sehari, dan sisanya masuk digest. Dari data Mydrop soal postingan yang melewati approval klien, waktu median sampai approval adalah 6 jam, jadi approval pantas dapat pengingat bertanggal, bukan ping.
Langkah 1: bagi notifikasi jadi tiga kelompok
Catat semua notifikasi yang kamu terima minggu lalu. Masukkan masing-masing ke satu kelompok.
| Kelompok | Contoh | Ditaruh di mana |
|---|---|---|
| Butuh waktu | Approval klien jatuh tempo, hari peluncuran, postingan terjadwal, pengiriman report | Kalender kamu |
| Butuh balasan | Komentar, DM, mention | Jadwal inbox tetap |
| Sekadar info | Likes, jumlah follower, update platform | Digest harian atau mingguan |
Dari pengalaman kami, kelompok ketiga paling besar isinya. Itulah noise yang paling pertama dimatikan.
Langkah 2: taruh kelompok bertanggal di kalender yang sudah biasa dibuka tim
Notifikasi di dalam aplikasi penjadwal cuma berfungsi kalau ada yang membuka aplikasinya. Event kalender berfungsi karena semua orang sudah melihatnya.
Integrasi Google Calendar dari Mydrop membawa postingan terjadwal dan pengingat ke kalender bersama, jadi tenggat approval hari Jumat duduk bersebelahan dengan panggilan klien hari Jumat. Tapi jaga cakupan sinkronisasinya: sinkronkan hanya profil yang tanggalnya penting bagi orang-orang yang melihat kalender itu, kalau tidak, leadership bisa tenggelam dalam event postingan.
Panduan kami soal menyinkronkan workflow Google Calendar merangkum apa yang perlu dicek di tool apa pun.
Langkah 3: tangani balasan di jadwal khusus, bukan real time
Balasan terasa mendesak, padahal jarang begitu. Tetapkan dua atau tiga jadwal sehari, misalnya tengah pagi dan sore menjelang, lalu bereskan inbox saat itu.
Social inbox mengumpulkan komentar dan pesan dari semua akun yang terhubung dalam satu daftar, jadi tiap jadwal cukup mampir sekali, bukan sembilan aplikasi. Kerjakan daftarnya dari atas ke bawah, lalu tutup.
Untuk pertanyaan yang berulang, automation bisa membalas kata pemicu di komentar, yang menghapus balasan paling repetitif sekaligus.
Langkah 4: beri approval pengingat, bukan notifikasi langsung
Approval adalah bagian yang paling menyakitkan kalau harus dikejar. Satu postingan yang tertunda menghambat semua yang ada di belakangnya.
Dari data Mydrop soal postingan yang melewati approval klien, waktu median dari pengajuan sampai approval adalah 6 jam, dan 66% disetujui dalam 24 jam. Ekor yang lambat biasanya postingan yang tidak diingatkan ke siapa pun.
Jadi buat aturan:
- Pengingat saat pengajuan.
- Pengingat kedua di jam ke-24, hanya ke approver.
- Setelah 48 jam, orang (bukan bot) yang menindaklanjuti.
Jadwal pengingat approval kami sudah menyiapkan contoh kalimatnya.
Langkah 5: matikan yang sudah tidak kamu butuhkan
Sekarang matikan notifikasi di level aplikasi untuk kelompok ketiga di tiap platform. Sisakan hanya notifikasi platform yang menandakan bahaya: peringatan keamanan, pemberitahuan kebijakan, koneksi yang terputus.
Kalau ada anggota tim bilang mereka melewatkan sesuatu, jangan nyalakan notifikasi lagi. Tanya dulu itu masuk kelompok mana, lalu perbaiki aturan kelompoknya. Checklist kami untuk saat anggota tim melewatkan notifikasi membahasnya langkah demi langkah.
Dua pengecualian yang tetap boleh mengganggu kamu
Jadwal khusus cocok untuk balasan biasa. Dua hal ini tidak boleh menunggu jadwal berikutnya:
- Keluhan dari klien atau customer di ruang publik. Sepakati dari awal siapa yang dapat ping dan siapa yang menjawab.
- Peringatan koneksi atau keamanan. Login yang kedaluwarsa menghentikan semua postingan terjadwal di belakangnya, jadi perlakukan sebagai notifikasi langsung.
Tulis kedua pengecualian itu masing-masing satu baris, supaya inbox yang tenang tidak membuat masalah nyata luput dari pandangan.
Seperti apa ini di hari biasa
- 9.30: buka kalender. Pekerjaan bertanggal langsung terlihat.
- 10.30 dan 16.00: jadwal inbox.
- Kapan saja: tidak ada yang berbunyi kecuali peringatan keamanan.
Langkah selanjutnya: lakukan pembagian tiga kelompok untuk notifikasi minggu lalu hari ini. Lalu hubungkan Google Calendar di Mydrop supaya kelompok pertama tidak lagi tinggal di aplikasi terpisah.
Ulasan Google
Ulasan Trustpilot
Product Hunt comment
